Cette mise à jour comprend aussi bien une nouvelle fonctionnalité de planification basée sur l’IA que de petites corrections permettant à certains utilisateurs de gagner vingt minutes par semaine. Voici les modifications apportées.
Simulez le déménagement avant de vous engager
Un étage ferme ses portes. Les effectifs augmentent plus rapidement que prévu. La direction souhaite savoir ce qu’il adviendrait si le retour au bureau passait à trois jours par semaine. Jusqu’à présent, pour répondre à l’une de ces questions, il fallait se contenter d’un tableur et d’une estimation, le véritable test n’ayant lieu qu’une fois la décision prise.
La planification prédictive, une nouvelle fonctionnalité développée avec VergeSense, cela change la donne. Spacewell reste le système de référence pour la gestion des espaces de travail : bâtiments, étages, plans d’étage, espaces, types d’espaces, capacités, attributions, équipes et données d’occupation, toutes ces informations étant mises à jour quotidiennement dans Spacewell. Ces données sont transférées vers le « Large Spatial Model » de VergeSense, qui simule l’aménagement du lieu de travail en fonction des comportements réels : que se passerait-il si les effectifs augmentaient, si le retour au bureau passait à trois jours par semaine, si vous réduisiez la surface utile de 20 %, ou si un étage fermait ? Les scénarios et recommandations sont ensuite transmis à votre équipe afin que celle-ci prenne une décision : en ignorer un, en explorer un autre ou passer à l’action. Le responsable de la planification garde le contrôle. Une fois votre décision prise, le scénario choisi est réintégré dans Spacewell : les attributions, les plans d’étage, les zones fonctionnelles et les capacités sont toutes mises à jour dans le système qui gère concrètement le lieu de travail au quotidien.
À l’heure actuelle, cette boucle fonctionne en exportation et en importation ; il n’y a pas de réécriture automatique. Vous n’avez pas non plus besoin de capteurs VergeSense pour commencer : les plans d’étage et votre contexte Workplace existant suffisent pour une première simulation ; les données des capteurs et d’occupation ne font que la rendre plus précise.
Vous pouvez ainsi constater les conséquences d’une décision avant de devoir les assumer, et non après.
Un espace, plusieurs occupants
Un laboratoire partagé. Un coin de bureau utilisé par deux services. Un bureau qui appartient à un service tandis que l’espace qui l’entoure appartient à un autre. Auparavant, Workplace imposait un seul propriétaire à chaque espace, même lorsque la réalité ne fonctionnait pas ainsi.
Un espace peut désormais être réparti en pourcentage entre plusieurs services ou centres de coûts, grâce à une somme de contrôle qui garantit une répartition exacte à 100 %. Les bandes apparaissent automatiquement sur le plan, colorées en fonction de leur part, et la superficie au m² calculée au prorata est indiquée dans la légende. Les répartitions peuvent également combiner les niveaux « Espace » et « Sous-espace » : ainsi, un bureau peut appartenir à un service tandis que l’espace qui l’entoure appartient à un autre, et les deux apparaissent avec des légendes distinctes sur le plan.
Les espaces extérieurs, les espaces verts, les parkings, les routes et les infrastructures sportives peuvent désormais être gérés sous forme de « Terrains », avec des « Sous-terrains » pour des points spécifiques tels que les places de stationnement individuelles, les points d’évacuation, les points de sécurité incendie et les points d’alimentation en énergie. Vos données spatiales correspondent enfin à la manière dont l’espace est réellement utilisé.
Vous comprenez désormais pourquoi une pièce donne une impression de désordre
Un tableau de bord indique qu’une salle est réservée 70 % du temps. Ce chiffre, à lui seul, ne vous permet pas de savoir si les utilisateurs souhaitent réellement cette salle ou s’il s’agit simplement de la dernière disponible à 10 h.
Le tableau de bord « Reservation Insights », entièrement repensé, distingue deux chiffres qui, auparavant, se confondaient. La durée quotidienne de réservation vous indique combien d’heures un espace est réservé chaque jour, tandis que le taux de réservation vous indique combien d’espaces sont réservés simultanément. Comparez la moyenne quotidienne au pic quotidien pour l’ensemble des bâtiments et des étages, et les véritables goulots d’étranglement ne se cacheront plus derrière un chiffre qui semble simplement élevé.
Les tableaux de bord « Efficacité de l’espace » et « Occupation des espaces » ne se limitent plus aux seules heures d’ouverture, mais s’étendent désormais par défaut de 7 h à 19 h, avec la possibilité d’inclure des horaires prolongés. Quant aux tableaux de bord « Workplace » eux-mêmes, ils ont bénéficié d’une refonte visuelle : ils arborent désormais les couleurs propres à Spacewell, le logo Qlik a disparu, la navigation entre les feuilles est plus aisée et les bordures ont été supprimées.
Space Monitor est progressivement supprimé et remplacé par Space Efficiency. Space Monitor restera disponible au moins jusqu’à la fin de l’année 2026. Pour le reste, les indicateurs « Occupation de l’espace par heure », « Occupation de l’espace par jour » et « Efficacité de l’espace » conservent respectivement 6, 24 et 6 mois d’historique.
Les réservations récurrentes bénéficient de la même solution que les réservations ponctuelles
Les réservations de salles individuelles permettent déjà de résoudre les conflits en temps réel et de les synchroniser pendant la nuit, ce qui garantit la cohérence entre Outlook et Workplace sans que personne ne s’en aperçoive. Ce n’est pas encore le cas pour les séries récurrentes, et une série qui se désynchronise entre les deux calendriers est exactement le genre de problème que personne ne remarque jusqu’à ce que deux équipes se présentent pour la même salle.
À partir du mois d’octobre, les conflits de réservation récurrents au sein d’une série de rendez-vous seront résolus en temps réel, en conservant la première réservation créée. Le rapprochement nocturne rétablit la cohérence après un événement manqué ou une interruption de synchronisation, et corrige les réservations obsolètes restées dans Outlook ou Workplace.
Les administrateurs chargés de gérer des organisations réparties sur plusieurs domaines peuvent désormais également connecter plusieurs environnements Microsoft Exchange au sein d’un même locataire, chacun disposant de ses propres paramètres de synchronisation, ce qui s’avère utile lorsque différentes entités opérationnelles utilisent des configurations de calendrier différentes.
En ce qui concerne les services, les administrateurs peuvent masquer le champ « Remarques » de la réservation pour les utilisateurs finaux, limiter la restauration ou les services à des salles, des étages ou des bâtiments spécifiques (les zones subordonnées étant automatiquement incluses), exiger la sélection d’une salle ou d’un poste de travail avant de pouvoir réserver un service (au cas par cas selon les éléments du catalogue), et contrôler quels bâtiments autorisent la création de demandes de service, cette restriction étant par défaut répercutée dans toute la hiérarchie des sites.
Trois outils ne font plus qu’un : OneUI
Auparavant, la gestion d’un bâtiment impliquait de passer de « Space Management » pour l’aménagement, à « Device Control » pour les bornes interactives, les écrans des salles et la personnalisation des applications, puis à « Studio » pour les capteurs et la gestion des utilisateurs. Il fallait donc utiliser trois outils distincts pour accomplir une seule tâche.
Studio 1.0 ayant désormais été entièrement remplacé par Studio 2.0, cette version présente la nouvelle application Workplace en version bêta. Elle commence par une navigation repensée et une gestion des appareils IoT, et intégrera progressivement les fonctionnalités de gestion des espaces, de contrôle des appareils et de Studio au sein d’une expérience connectée unique : une application Workplace pour les utilisateurs finaux, Workplace pour les administrateurs, et Asset en arrière-plan pour les administrateurs système et les équipes de service.
Les applications actuelles et la nouvelle fonctionneront en parallèle pendant la phase de transition ; rien ne disparaîtra du jour au lendemain. Vous pouvez déjà la découvrir dans les démos et, prochainement, sur workplaceapp.spacewell.com (qui remplacera GO) et workplace.spacewell.com (qui remplacera Space, Studio et Device Control) ; sa mise à disposition générale devrait débuter avec la version de décembre.
Moins de surprises dans vos données
Une importation en masse s’exécute, ou semble s’exécuter, jusqu’à ce que quelqu’un remarque, plusieurs semaines plus tard, que des valeurs ont été tronquées. À ce stade, il s’agit d’un ticket d’assistance, et non plus d’une correction qui ne prendrait que cinq minutes.
Les importations sont désormais validées quant à la longueur maximale des chaînes de caractères avant toute écriture ; un fichier journal signale les lignes nécessitant une correction, et l’importation elle-même ne s’exécute qu’une fois que toutes les lignes ont été validées. Les données en masse peuvent être exportées vers Excel pour des mises à jour en masse, puis réimportées, selon le même processus que celui que les clients MCS connaissent sous le nom de « Data Enhancer ». Les objets archivés restent visibles à titre de référence ; toutefois, l’archivage est un processus irréversible : une fois archivé, un objet ne peut plus être restauré et n’apparaîtra plus dans Space Explorer.
De plus, les paramètres d’importation des fichiers IDS (Information Delivery Specification) ou CAO peuvent désormais être enregistrés en tant que modèle standard et réutilisés, ce qui s’avère utile lorsque le même architecte ou les mêmes directives de construction s’appliquent à plusieurs étages.
Les petits détails qui font la différence
Les actualités et les alertes relatives aux produits s’affichent désormais directement dans GO, grâce à la technologie Intercom, ce qui permet aux utilisateurs de prendre connaissance des nouvelles fonctionnalités sans quitter l’application. Les pages de détails des « Spaces » et des « Subspaces » sont désormais harmonisées pour toutes les catégories de lieux, et vous pouvez joindre des photos, des documents, des vidéos ou des fichiers audio directement à un « Space » ou à un « Subspace ».
Les gestionnaires d’espaces bénéficient également de la visualisation conforme à la norme EN-15221-6, qui présente les mètres carrés agrégés selon la norme européenne de mesure, le tout en un seul coup d’œil, ce qui facilite la détection des anomalies ou des valeurs manquantes et permet d’évaluer un portefeuille par rapport à une norme commune.
Une seule mise à jour, mais de nombreuses améliorations. Vous pouvez enfin simuler une décision immobilière au lieu de vous contenter de deviner, un espace partagé peut désormais appartenir à plusieurs équipes, un tableau de bord qui semble très chargé vous explique désormais pourquoi, les réservations récurrentes rattrapent leur retard sur les réservations ponctuelles, trois outils d’administration commencent à n’en former qu’un seul, et les petits détails – importations, alertes, pièces jointes – fonctionnent tout simplement mieux.
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