Esta actualización incluye desde una nueva función de planificación con IA hasta pequeñas correcciones que te ahorran veinte minutos a la semana. Esto es lo que ha cambiado.
Simula la mudanza antes de dar el paso
Se cierra una planta. La plantilla crece más rápido de lo esperado. La dirección quiere saber qué pasaría si la vuelta a la oficina pasara a ser de tres días a la semana. Hasta ahora, responder a cualquiera de estas preguntas suponía hacer una hoja de cálculo y dar una estimación, y la prueba de fuego no llegaba hasta después de que ya se hubiera tomado la decisión.
Planificación predictiva, una nueva función desarrollada con VergeSense, eso cambia. Spacewell sigue siendo el sistema de referencia para el lugar de trabajo: edificios, plantas, planos, espacios, tipos de espacios, aforo, asignaciones, equipos y datos de ocupación, que se actualizan a diario en Spacewell. Esos datos se transfieren al Modelo Espacial a Gran Escala de VergeSense, que simula el espacio de trabajo en función del comportamiento real: ¿qué pasaría si aumentara la plantilla?, ¿y si el regreso a la oficina (RTO) pasara a ser de tres días a la semana?, ¿y si redujeras la superficie útil en un veinte por ciento?, ¿y si se cerrara una planta? Los escenarios y las recomendaciones vuelven a tu equipo para que tomes una decisión: ignorar uno, explorar otro o actuar. El planificador mantiene el control. Una vez que te decides, el escenario elegido se aplica de nuevo en Spacewell, y las asignaciones, los planos de planta, las zonas y la capacidad se actualizan en el sistema que realmente gestiona el lugar de trabajo día a día.
Hoy en día, ese bucle funciona con las operaciones de exportación e importación; no hay una actualización automática. Tampoco necesitas sensores de VergeSense para empezar: los planos de planta y tu contexto actual de Workplace son suficientes para una primera simulación; los datos de los sensores y de ocupación solo sirven para que sea más precisa.
Así puedes ver las consecuencias de una decisión antes de tener que vivir con ellas, no después.
Un espacio, más de un dueño
Un laboratorio compartido. Un rincón de la oficina que usan dos departamentos. Un escritorio que pertenece a un departamento, pero el espacio que lo rodea es de otro. Antes, en el trabajo se imponía un único responsable para cada espacio, aunque en la vida real no fuera así.
Ahora se puede dividir un espacio por porcentajes entre varios departamentos o centros de coste, con una suma de comprobación que garantiza que el reparto sea exacto al 100 %. Las franjas aparecen automáticamente en el plano, coloreadas según su porcentaje, y los metros cuadrados prorrateados se reflejan en la leyenda. Las asignaciones también se pueden combinar a nivel de Espacio y Subespacio, de modo que un escritorio puede pertenecer a un departamento mientras que el espacio que lo rodea pertenece a otro, y ambos aparecen con leyendas separadas en el plano.
Las zonas exteriores, los espacios verdes, los aparcamientos, las carreteras y las instalaciones deportivas ahora se pueden gestionar como «Terrenos», con «Subterrenos» para puntos específicos como plazas de aparcamiento individuales, puntos de evacuación, puntos de seguridad contra incendios y puntos de suministro de energía. Por fin, los datos de tu espacio se ajustan al uso real que se le da.
Ahora ya sabes por qué una habitación parece tan recargada
Un panel de control indica que una sala está reservada el 70 % del tiempo. Esa cifra por sí sola no te dice si la gente quiere esa sala o si simplemente es la última que queda libre a las 10 de la mañana.
El panel de control «Reservation Insights», rediseñado, separa dos cifras que antes se confundían. El «tiempo de reserva diario» te dice cuántas horas al día está reservada una sala, mientras que la «tasa de ocupación» te indica cuántas salas están reservadas al mismo tiempo. Si comparas la media diaria con el pico diario en todos los edificios y plantas, los verdaderos cuellos de botella dejan de ocultarse tras una cifra que parece muy alta.
Los paneles de control de «Eficiencia del espacio» y «Ocupación del espacio» también han pasado de mostrar solo el horario comercial a un intervalo predeterminado de 7:00 a 19:00, con la opción de incluir un horario ampliado. Y los propios paneles de «Workplace» han recibido un lavado de cara: ahora tienen los colores característicos de Spacewell, se ha eliminado el logotipo de Qlik, la navegación por las hojas es más sencilla y ya no hay marcos.
Space Monitor se va a ir retirando progresivamente y se trasladará a Space Efficiency. Space Monitor seguirá estando disponible al menos hasta finales de 2026. En cuanto al resto, «Ocupación del espacio por hora», «Ocupación del espacio por día» y «Eficiencia del espacio» guardan un historial de 6, 24 y 6 meses, respectivamente.
Las reservas recurrentes se tratan igual que las reservas puntuales
Las reservas de salas individuales ya resuelven los conflictos en tiempo real y se sincronizan durante la noche, manteniendo Outlook y Workplace en sintonía sin que nadie se dé cuenta. Las series recurrentes aún no cuentan con esa función, y una serie que se desincroniza entre los dos calendarios es precisamente el tipo de problema que nadie detecta hasta que dos equipos se presentan en la misma sala.
A partir de octubre, los conflictos de reservas recurrentes en una serie periódica se resolverán en tiempo real, conservando la primera reserva que se haya creado. La conciliación nocturna restablece la sincronización tras un evento omitido o una interrupción en la sincronización, y corrige las reservas obsoletas que hayan quedado pendientes en Outlook o en Workplace.
Los administradores que gestionan organizaciones en varios dominios ahora también pueden conectar varios entornos de Microsoft Exchange dentro de un mismo inquilino, cada uno con su propia configuración de sincronización, lo cual resulta útil si las distintas unidades de negocio utilizan configuraciones de calendario diferentes.
En cuanto a los servicios, los administradores pueden ocultar el campo de comentarios de la reserva a los usuarios finales, restringir el catering o los servicios a salas, plantas o edificios específicos —incluyendo automáticamente las áreas subordinadas—, exigir que se seleccione una sala o un puesto de trabajo antes de poder reservar un servicio (por cada artículo del catálogo) y controlar qué edificios permiten crear solicitudes de servicio, algo que, por defecto, se hereda a lo largo de la jerarquía de ubicaciones.
Tres herramientas se fusionan en una: OneUI
Antes, gestionar un edificio suponía tener que cambiar entre «Space Management» para la distribución, «Device Control» para los quioscos, las pantallas de las salas y la personalización de la app, y «Studio» para los sensores y la gestión de usuarios. Tres sitios distintos para hacer un mismo trabajo.
Ahora que Studio 1.0 ha sido sustituido por completo por Studio 2.0, esta versión presenta la nueva aplicación Workplace en fase beta. Empieza con una navegación rediseñada y una gestión de dispositivos IoT, y con el tiempo integrará Space Management, Device Control y Studio en una única experiencia conectada: la app Workplace para los usuarios finales, Workplace para los administradores y Asset en segundo plano para los administradores de sistemas y los equipos de servicio.
Las apps actuales y la nueva funcionarán en paralelo durante la transición; nada desaparecerá de la noche a la mañana. Ya puedes verlo en las demostraciones y, muy pronto, en workplaceapp.spacewell.com (que sustituirá a GO) y en workplace.spacewell.com (que sustituirá a Space, Studio y Device Control); se espera que la disponibilidad general comience con el lanzamiento de diciembre.
Menos sorpresas en tus datos
Se ejecuta una importación masiva, o eso parece, hasta que alguien se da cuenta semanas más tarde de que se han truncado algunos valores. Para entonces, ya es un ticket de soporte, no una solución de cinco minutos.
Ahora se comprueba la longitud máxima de las cadenas en las importaciones antes de que se guarde nada, y hay un archivo de registro que señala las filas que hay que corregir; la importación en sí solo se ejecuta una vez que todas las filas han pasado la comprobación. Los datos masivos se pueden exportar a Excel para realizar actualizaciones en masa y volver a importarlos, el mismo flujo de trabajo que los clientes de MCS conocen como «Data Enhancer». Los objetos archivados siguen siendo visibles para consultarlos, aunque el archivado es un proceso irreversible: una vez archivado, un objeto no se puede recuperar y no volverá a aparecer en Space Explorer.
Además, ahora se pueden guardar como plantilla los ajustes de importación de dibujos para IDS (Information Delivery Specification) o archivos CAD y reutilizarlos, lo cual resulta muy útil cuando se aplica el mismo arquitecto o las mismas directrices de construcción en varias plantas.
Pequeñas cosas que, al final, suman
Las noticias y alertas sobre productos ahora aparecen directamente en GO, gracias a Intercom, así que los usuarios se enteran de las nuevas funciones sin tener que salir de la app. Las páginas de detalles de los Espacios y Subespacios ahora tienen un diseño uniforme en todas las clases de ubicaciones, y puedes adjuntar fotos, documentos, vídeos o archivos de audio directamente a un Espacio o Subespacio.
Los gestores de espacios también disponen de la visualización según la norma EN-15221-6, con los metros cuadrados agregados mostrados según el estándar de medición europeo, todo de un solo vistazo, lo que facilita detectar anomalías o valores que faltan y comparar una cartera con un estándar común.
Una sola actualización, y hemos avanzado un montón. Por fin puedes simular una decisión inmobiliaria en lugar de tener que adivinarla; un espacio compartido puede pertenecer a más de un equipo; un panel de control que parece muy ajetreado ahora te explica por qué; las reservas recurrentes están a la altura de las reservas puntuales; tres herramientas de administración empiezan a fusionarse en una sola; y los pequeños detalles —importaciones, alertas, archivos adjuntos— simplemente funcionan mejor.
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