Den här uppdateringen innehåller allt från en ny AI-planeringsfunktion till små korrigeringar som sparar någon tjugo minuter i veckan. Här är vad som har ändrats.
Simulera flytten innan du bestämmer dig för den
En våning stängs. Antalet anställda ökar snabbare än väntat. Ledningen vill veta vad som händer om återgången till kontoret utökas till tre dagar i veckan. Hittills har svaren på dessa frågor baserats på kalkylblad och gissningar, och det verkliga testet har skett först efter att beslutet redan fattats.
Predictive Planning, en ny funktion som utvecklats med VergeSense, förändrar det. Spacewell förblir det officiella arbetsplatssystemet där byggnader, våningar, planritningar, utrymmen, utrymmestyper, kapacitet, tilldelningar, team och beläggningsdata uppdateras dagligen i Spacewell. Dessa data överförs till VergeSenses stora rumsliga modell, som simulerar arbetsplatsen utifrån verkligt beteende: vad händer om personalstyrkan växer, vad händer om återgången till kontoret (RTO) ändras till tre dagar, vad händer om ni minskar golvytan med tjugo procent, vad händer om en våning stängs. Scenarierna och rekommendationerna skickas tillbaka till ditt team för ett mänskligt beslut – att ignorera ett, utforska ett annat eller agera. Planeraren behåller kontrollen. När du väl har beslutat dig tillämpas det valda scenariot tillbaka i Spacewell Workplace, och tilldelningar, planritningar, områden och kapacitet uppdateras i det system som faktiskt sköter arbetsplatsen dag för dag.
Idag körs den här slingan vid export och import, och det sker ingen automatisk återskrivning. Du behöver inte heller VergeSense-sensorer för att komma igång – planritningar och din befintliga Workplace-kontext räcker för en första simulering; sensor- och närvarodata gör bara resultatet mer exakt.
Du får se konsekvenserna av ett beslut innan du måste leva med dem, inte efteråt.
Ett utrymme, fler än en ägare
Ett delat laboratorium. En kontorshörna som faktiskt används av två avdelningar. Ett skrivbord som tillhör en avdelning medan utrymmet runt omkring tillhör en annan. Tidigare tvingade arbetsplatsen fram en enda ägare för varje utrymme, även när verkligheten inte fungerade så.
Ett utrymme kan nu fördelas procentuellt mellan flera avdelningar eller kostnadsställen, med en kontrollsumma som säkerställer att fördelningen stämmer exakt på 100 %. Ränderna visas automatiskt på layouten, färgade efter andel, och den proportionella ytan i kvadratmeter återspeglas i legenden. Fördelningarna kan även kombineras mellan utrymmes- och delutrymmesnivå, så att ett skrivbord kan tillhöra en avdelning medan det omgivande utrymmet tillhör en annan, och båda visas med separata förklaringar på layouten.
Utomhusområden, grönområden, parkeringsplatser, vägar och idrottsanläggningar kan nu hanteras som ”Terrains”, med ”Subterrains” för specifika punkter såsom enskilda parkeringsplatser, utrymningspunkter, brandsäkerhetspunkter och energiförsörjningspunkter. Dina utrymmesdata stämmer äntligen överens med hur utrymmet faktiskt används.
Nu förstår du varför ett rum ser rörigt ut
En översiktssida visar att ett rum är bokat 70 % av tiden. Den siffran i sig säger inte om folk verkligen vill ha rummet eller om det bara är det sista lediga rummet klockan 10.
Den omarbetade instrumentpanelen Reservation Insights skiljer mellan två siffror som tidigare smälte samman. Den dagliga bokningstiden visar hur många timmar ett utrymme är bokat per dag, medan bokningsgraden visar hur många utrymmen som är bokade samtidigt. Jämför det dagliga genomsnittet med den dagliga toppnoteringen för olika byggnader och våningar, så slutar de verkliga flaskhalsarna att gömma sig bakom en siffra som bara ser upptagen ut.
Dashboarden för ”Space Efficiency” och ”Space Occupancy” har också utvidgats från att endast omfatta kontorstid till ett standardintervall mellan kl. 07.00 och 19.00, med möjlighet att lägga till förlängda tider. Dessutom har själva Workplace-dashboarden fått ett nytt utseende: Spacewells egna färger, Qlik-logotypen har tagits bort, navigeringen mellan ark har blivit enklare och ramarna har tagits bort.
Space Monitor fasas ut och flyttas över till Space Efficiency. Space Monitor kommer att vara tillgängligt åtminstone fram till slutet av 2026. För övriga uppgifter lagras historiska data för utrymmesutnyttjande per timme, utrymmesutnyttjande per dag och utrymmesutnyttjandegrad i 6, 24 respektive 6 månader.
Återkommande bokningar hanteras på samma sätt som engångsbokningar
Bokningar av enkelrum löser redan konflikter i realtid och synkroniseras över natten, vilket gör att Outlook och Workplace hålls synkroniserade utan att någon märker det. Återkommande serier har ännu inte den funktionen, och en serie som hamnar ur synk mellan de två kalendrarna är precis den typen av problem som ingen upptäcker förrän två team dyker upp för att boka samma rum.
Från och med oktober kommer återkommande bokningskonflikter i en återkommande serie att lösas i realtid, varvid den första bokningen som skapades behålls. Den nattliga avstämningen återställer samstämmigheten efter en förpassad händelse eller ett avbrott i synkroniseringen och korrigerar inaktuella bokningar som blivit kvar i antingen Outlook eller Workplace.
Administratörer som hanterar organisationer som spänner över flera domäner kan nu även koppla samman flera Microsoft Exchange-miljöer inom en och samma tenant, var och en med sina egna synkroniseringsinställningar – vilket är praktiskt om olika affärsenheter använder olika kalenderkonfigurationer.
När det gäller tjänster kan administratörer dölja fältet för bokningskommentarer för slutanvändare, begränsa catering eller tjänster till specifika rum, våningar eller byggnader där underordnade områden automatiskt inkluderas, kräva att ett rum eller en arbetsplats anges innan en tjänst kan bokas för varje enskild katalogpost, samt styra vilka byggnader som överhuvudtaget tillåter att tjänsteförfrågningar skapas – något som som standard ärvs nedåt i platshierarkin.
Tre verktyg börjar smälta samman till ett: OneUI
Att sköta en byggnad innebar tidigare att man var tvungen att växla mellan Space Management för planlösningen, Device Control för kioskerna, rumsdisplayerna och anpassningen av appen, samt Studio för sensorer och användarhantering. Tre olika platser för att utföra en enda uppgift.
Nu när Studio 1.0 helt har ersatts av Studio 2.0 introducerar den här versionen den nya Workplace-applikationen i betaversion. Den börjar med en omdesignad navigering och hantering av IoT-enheter, och kommer med tiden att integrera Space Management, Device Control och Studio till en sammanhängande upplevelse: en Workplace-app för slutanvändare, Workplace för administratörer och Asset i bakgrunden för systemadministratörer och serviceteam.
De befintliga apparna och den nya appen körs parallellt under övergångsperioden – ingenting försvinner över en natt. Du kan se den redan nu i demoversioner och snart på workplaceapp.spacewell.com (ersätter GO) och workplace.spacewell.com (ersätter Space, Studio och Device Control), med allmän tillgänglighet förväntad att börja med decemberreleasen.
Färre överraskningar i dina data
En massimport körs, eller verkar i alla fall göra det, tills någon flera veckor senare upptäcker att värdena har blivit avkortade. Vid det laget handlar det om ett supportärende, inte om en fem minuters fix.
Importen valideras nu med avseende på maximal stränglängd innan något skrivs ut, och en loggfil markerar de rader som behöver korrigeras; själva importen körs först när alla rader har godkänts. Massdata kan exporteras till Excel för massuppdateringar och sedan importeras på nytt – samma arbetsflöde som MCS-kunderna känner till som Data Enhancer. Arkiverade objekt förblir synliga som referens, men arkiveringen är en enkelriktad process: när ett objekt väl har arkiverats kan det inte återställas och det kommer inte att visas i Space Explorer igen.
Importinställningar för ritningar i IDS-format (Information Delivery Specification) eller CAD-filer kan nu sparas som standard och återanvändas, vilket är praktiskt när samma arkitekt eller samma byggnadsriktlinjer gäller för flera våningar.
Små saker som tillsammans gör skillnad
Produktnyheter och aviseringar visas nu direkt i GO, med stöd av Intercom, så att användarna får reda på nya funktioner utan att behöva lämna appen. Detaljsidorna för Space och Subspace har nu en enhetlig utformning för alla platsklasser, och du kan bifoga foton, dokument, video eller ljud direkt till ett Space eller Subspace.
Lokalförvaltare får dessutom tillgång till visualisering enligt EN-15221-6, där sammanställda kvadratmeteruppgifter visas i enlighet med den europeiska mätstandarden – allt på en och samma gång. Detta gör det enklare att upptäcka avvikelser eller saknade värden samt att jämföra en fastighetsportfölj mot en gemensam standard.
En uppdatering, massor av förbättringar. Nu kan du äntligen simulera ett fastighetsbeslut istället för att gissa dig fram, ett delat utrymme kan tillhöra fler än ett team, en överskådlig instrumentpanel visar nu varför det ser så livligt ut, återkommande bokningar hänger nu med enstaka bokningar, tre administrationsverktyg börjar smälta samman till ett, och de små detaljerna – import, aviseringar, bilagor – fungerar helt enkelt bättre.
Är du inte Spacewell-kund än? Fyll i formuläret nedan så guidar vårt team dig genom de första stegen mot en smartare och mer uppkopplad arbetsplats.
