Fastighetsunderhållsteamen befinner sig i två världar: det dagliga arbetet med att hålla byggnaderna i drift och den långsiktiga planeringen som säkerställer att anläggningarna hålls i gott skick under många år. Denna version tillför ett verkligt användbart sätt att rapportera problem utan app eller inloggning, skärper uppföljningen av servicenivåavtal och kopplar för första gången samman anläggnings- och underhållsplanering till ett sammanhängande arbetsflöde.
Rapportera ett problem med en skanning – ingen app krävs
Det är alltid någon som märker det först. Besökaren som ser att det samlas vatten under kaffemaskinen. Medarbetaren som har påpekat att det är kvavt i mötesrummet tre gånger och sedan gett upp. Hittills har ingen av dem haft något sätt att meddela dig detta utan att behöva leta upp en app, komma ihåg inloggningsuppgifter eller spåra upp någon.
Spacewell Scan förändrar detta. En QR-kod på ett rum eller en tillgång utgör hela gränssnittet. När någon riktar sin mobilkamera mot koden öppnas ett kort, vägledande formulär direkt på plats, där systemet redan vet exakt vilket utrymme eller vilken tillgång personen står framför. Ingen app, inget konto, ingenting att installera.
AI:n sköter den del som människor oftast hoppar över. Förslag på ärenden visas redan innan man ens har börjat skriva, så ofta räcker det med ett enkelt tryck. Om någon ändå skriver några ord, omformulerar AI:n det till något som er helpdesk kan agera på omedelbart och fyller diskret i problemtyp och ämnesrad bakom kulisserna. Om samma ärende redan hanteras får den som rapporterar ett kort meddelande om detta, istället för att skapa ett fjärde ärende för något som ert team redan känner till.
Resultatet blir en serviceförfrågan som kommer in tydligt, korrekt kategoriserad och utan onödiga detaljer – från någon som aldrig behövt fundera över något av detta. Varje utrymme och tillgång blir en plats där ett problem kan rapporteras så fort det upptäcks, inte först när någon äntligen kommer ihåg hur man gör.
Tydligare deadlines med SLA-uppföljning
Ett servicenivåavtal är bara till nytta om någon kan se det innan det bryts. Denna version integrerar SLA:er på rätt sätt i korrigerande arbetsorder, så att den återstående tiden för att slutföra ett uppdrag syns direkt i posten, istället för att vara gömd i en rapport som någon kollar en gång i veckan. Servicedesken och utförarens startpaneler visar nu detta direkt, och en översiktspanel på portföljnivå ger en realtidsöversikt över allt på en gång.
Alla leverantörer arbetar inte på samma sätt, så det borde inte målen heller göra. Tidsfrister kan nu ställas in per leverantör och per prioritet, så att en VVS-entreprenör och en VVS-specialist båda får ett mål som speglar hur de faktiskt arbetar, istället för ett standardvärde som passar alla men som inte stämmer för någon av dem. Lämna ett planerat slutdatum tomt så beräknar systemet det automatiskt utifrån det tillämpliga SLA:t – en sak mindre att konfigurera manuellt. Förfrågningsbaserade SLA:er har också fått en överskådligare utformning, med tydligare märkning, en egen flik för detaljer och möjligheten att basera scheman på andra fält än bara prioritet, till exempel leverantör eller byggnad.
Effekten är enkel: deadlines är inte längre bara ett datum som man skriver in en gång och sedan glömmer bort, utan blir något som hela teamet kan se, lita på och agera utifrån innan det är för sent.
Spacewell Asset och underhåll – nu äntligen integrerat
Anläggningsteam och anläggningsplanerare har alltid arbetat med att lösa olika problem i samma byggnader. De ena reagerar på vad som är trasigt just idag, medan de andra planerar för vad som behöver åtgärdas under de kommande tio åren. Hittills har de oftast gjort detta med hjälp av separata data, vilket innebär separat Entry, separata fel och separata blinda fläckar.
Denna version kopplar samman Spacewell Asset och Maintenance Planning direkt genom en dubbelriktad integration. Byggnader, tillgångar och uppgifter kan nu kopplas samman via API:et, vilket innebär att en byggnad som registreras i Asset och en uppgift som planeras i Maintenance Planning avser samma objekt – inte två poster som råkar se likadana ut. Byggnaderna hanteras fortfarande av Asset, tillgångarna kan hanteras av vilken plattform som helst beroende på var ett team faktiskt arbetar först, och uppgifterna hanteras fortfarande av Maintenance Planning, men skickas vidare till Asset för utförande och tillbaka igen när arbetet är klart.
Resten av uppdateringen gör det enklare att ta steget in i den uppkopplade världen. Tillståndsbedömningarna stöder nu den nya standarden NEN 2767-2:2025, med en automatisk migreringsguide för alla som fortfarande använder det äldre formatet. En ny inspektionsapp registrerar iakttagelser och foton på plats, både online och offline, så att inget behöver vänta tills någon är tillbaka vid skrivbordet. Och det är betydligt enklare att överföra data till underhållsplaneringen från början, tack vare en standardiserad Excel-import och specialanpassade exportfunktioner för bostadsrättsföreningshantering, finansiell rapportering och migrering till O-Prognose.
Vad detta innebär för användaren
Sammanfattningsvis innebär den här lanseringen att problem rapporteras tidigare, av fler personer och med mindre arbetsinsats. Deadlines är synliga och utformas utifrån hur dina leverantörer faktiskt presterar, inte utifrån ett generiskt mål som ingen litar på. Och för första gången bygger det arbete du utför idag och den planering du gör för det kommande decenniet på samma data, istället för att glida isär i två system som aldrig riktigt stämmer överens.
Är du inte Spacewell-kund än? Fyll i formuläret nedan så hjälper vårt team dig att ta de första stegen mot en smartare och mer uppkopplad arbetsplats.
