Facilitaire teams bewegen zich tussen twee werelden: het dagelijkse werk om gebouwen draaiende te houden en de langetermijnplanning die ervoor zorgt dat bedrijfsmiddelen jarenlang in goede staat blijven. Deze release voegt een echt handige manier toe om problemen te melden zonder app of inloggegevens, zorgt voor een strakkere opvolging van serviceovereenkomsten en verbindt voor het eerst de planning van bedrijfsmiddelen en onderhoud tot één samenhangende workflow.
Meld een probleem met een scan, geen app nodig
Er is altijd wel iemand die het als eerste opmerkt. De bezoeker die ziet dat er water onder het koffiezetapparaat staat. De medewerker die al drie keer iets heeft gezegd over de benauwde vergaderruimte en het inmiddels heeft opgegeven. Tot nu toe had geen van hen een manier om je dit te melden zonder een app te moeten zoeken, een inlognaam te onthouden of iemand op te sporen.
Spacewell Scan brengt daar verandering in. Een QR-code op een ruimte of een object vormt de volledige interface. Zodra iemand de camera van zijn telefoon erop richt, verschijnt er ter plekke een kort, gestructureerd formulier dat al precies weet voor welke ruimte of welk object hij staat. Geen app, geen account, niets om te installeren.
De AI doet het deel dat mensen meestal overslaan. Er worden suggesties voor problemen getoond nog voordat iemand begint te typen, dus vaak is één tik al voldoende. Als iemand toch een paar woorden typt, zet de AI dit om in iets waar je servicedesk direct mee aan de slag kan, en vult achter de schermen stilletjes het probleemtype en een onderwerpregel in. Als hetzelfde probleem al in behandeling is, krijgt de melder een kort berichtje te zien waarin dit wordt aangegeven, in plaats van dat er een vierde ticket wordt aangemaakt voor iets waar je team al van op de hoogte is.
Het resultaat is een serviceverzoek dat duidelijk, correct gecategoriseerd en zonder overbodige informatie binnenkomt, afkomstig van iemand die daar zelf nooit over hoefde na te denken. Elke ruimte en elk bedrijfsmiddel wordt een plek waar een probleem kan worden gemeld op het moment dat het wordt opgemerkt, en niet pas wanneer iemand zich eindelijk herinnert hoe dat moet.
Strakkere deadlines met SLA-tracking
Een serviceovereenkomst heeft alleen zin als iemand deze kan inzien voordat er sprake is van een inbreuk. Met deze release worden SLA’s correct geïntegreerd in correctieve werkorders, zodat de resterende tijd om een opdracht af te ronden direct in het dossier zichtbaar is, in plaats van verborgen in een rapport dat iemand maar één keer per week bekijkt. De startpagina’s van de servicedesk en de uitvoerder tonen dit nu direct, en een dashboard op portfolioniveau biedt in één oogopslag een realtime overzicht van alles.
Niet elke leverancier werkt op dezelfde manier, dus dat geldt ook voor de streefdoelen. Deadlines kunnen nu per leverancier en per prioriteit worden ingesteld, zodat een loodgieter en een HVAC-specialist elk een streefdoel krijgen dat aansluit bij hun daadwerkelijke werkwijze, in plaats van één standaardcijfer dat voor geen van beiden klopt. Laat een geplande einddatum leeg en het systeem berekent deze automatisch op basis van de toepasselijke SLA; weer een handeling minder die u handmatig hoeft in te stellen. SLA’s op basis van aanvragen hebben ook een overzichtelijkere indeling gekregen, met duidelijkere labels, een apart tabblad met details en de mogelijkheid om planningen te baseren op andere velden dan alleen prioriteit, zoals leverancier of gebouw.
Het effect is simpel: deadlines zijn niet langer een getal dat je één keer invoert en vervolgens vergeet, maar worden iets wat het hele team kan zien, waarop het kan vertrouwen en waarop het kan reageren voordat het te laat is.
Spacewell Asset and Maintenance Planning: eindelijk geïntegreerd
Facilitaire teams en vastgoedplanners hebben altijd al verschillende problemen met dezelfde gebouwen opgelost. De ene groep reageert op wat er vandaag kapot is, de andere plant wat er de komende tien jaar aandacht nodig heeft. Tot nu toe deden ze dat meestal met afzonderlijke gegevens, wat neerkomt op afzonderlijke Entry, afzonderlijke fouten en afzonderlijke blinde vlekken.
Deze release koppelt Spacewell Asset en Maintenance Planning rechtstreeks aan elkaar via een bidirectionele integratie. Gebouwen, activa en taken kunnen nu via de API aan elkaar worden gekoppeld, zodat een gebouw dat in Asset wordt bijgehouden en een taak die in Maintenance Planning is gepland, naar hetzelfde verwijzen – en niet naar twee records die toevallig op elkaar lijken. Gebouwen blijven onder beheer van Asset, activa kunnen door beide platforms worden beheerd, afhankelijk van waar een team daadwerkelijk als eerste aan de slag gaat, en taken blijven onder beheer van Maintenance Planning; ze worden doorgestuurd naar Asset voor uitvoering en weer teruggestuurd zodra het werk is voltooid.
De rest van deze release maakt het gemakkelijker om die verbonden wereld te betreden. Conditiebeoordelingen ondersteunen nu de nieuwe norm NEN 2767-2:2025, met een automatische migratiewizard voor iedereen die nog het oudere formaat gebruikt. Een nieuwe inspectie-app legt bevindingen en foto’s ter plaatse vast, zowel online als offline, zodat er niets hoeft te wachten tot iemand weer achter zijn bureau zit. En het invoeren van gegevens in Maintenance Planning verloopt nu aanzienlijk soepeler, dankzij een gestandaardiseerde Excel-uitwisseling en speciaal ontwikkelde exportfuncties voor VvE-beheer, financiële rapportage en migratie naar O-Prognose.
Wat dit voor de gebruiker betekent
Wat deze release in de praktijk betekent: problemen worden eerder gemeld, door meer mensen en met minder moeite. Deadlines zijn zichtbaar en worden afgestemd op de daadwerkelijke prestaties van uw leveranciers, niet op een algemeen streefdoel waar niemand vertrouwen in heeft. En voor het eerst zijn het werk dat u vandaag doet en de planning voor het komende decennium gebaseerd op dezelfde gegevens, in plaats van uit elkaar te groeien in twee systemen die nooit helemaal op elkaar aansloten.
Bent u nog geen klant van Spacewell? Vul dan het onderstaande formulier in en laat ons team u begeleiden bij de eerste stappen naar een slimmere, beter verbonden werkplek.
