Facility-Teams bewegen sich zwischen zwei Welten: der täglichen Arbeit, Gebäude betriebsbereit zu halten, und der langfristigen Planung, die dafür sorgt, dass Anlagen über Jahre hinweg in gutem Zustand bleiben. Diese Version bietet eine wirklich nützliche Möglichkeit, Probleme ohne App oder Anmeldung zu melden, verbessert die Nachverfolgung von Service Level Agreements und verbindet erstmals die Anlagen- und Instandhaltungsplanung zu einem einheitlichen Arbeitsablauf.
Melden Sie ein Problem per Scan – ganz ohne App
Es gibt immer jemanden, der es als Erster bemerkt. Den Besucher, der sieht, wie sich unter der Kaffeemaschine Wasser ansammelt. Den Mitarbeiter, der bereits dreimal auf den stickigen Besprechungsraum hingewiesen und dann aufgegeben hat. Bislang hatte keiner von ihnen eine Möglichkeit, Ihnen dies mitzuteilen, ohne eine App suchen, sich ein Login merken oder jemanden ausfindig machen zu müssen.
Spacewell Scan ändert dies. Ein QR-Code an einem Raum oder einem Objekt bildet die gesamte Benutzeroberfläche. Sobald jemand die Kamera seines Smartphones darauf richtet, öffnet sich direkt vor Ort ein kurzes, geführtes Formular, das bereits genau weiß, vor welchem Raum oder Objekt sich der Nutzer befindet. Keine App, kein Konto, nichts, was installiert werden muss.
Die KI übernimmt den Teil, den Menschen normalerweise überspringen. Vorschläge für Probleme werden angezeigt, noch bevor jemand mit der Eingabe beginnt, sodass oft schon ein einziger Fingertipp ausreicht. Wenn jemand doch ein paar Wörter eingibt, bereitet die KI diese so auf, dass Ihr Service-Desk sofort darauf reagieren kann, und füllt im Hintergrund unauffällig die Problemkategorie sowie die Betreffzeile aus. Wird dasselbe Problem bereits bearbeitet, erhält der Meldende einen kurzen Hinweis darauf, anstatt ein viertes Ticket für etwas einzureichen, das Ihrem Team bereits bekannt ist.
Das Ergebnis ist eine Serviceanfrage, die klar, korrekt kategorisiert und frei von Störfaktoren eingeht – und zwar von jemandem, der sich darüber noch nie Gedanken machen musste. Jeder Raum und jede Anlage wird zu einem Ort, an dem ein Problem sofort gemeldet werden kann, sobald es entdeckt wird – und nicht erst, wenn jemand endlich daran denkt, wie das geht.
Präzisere Fristen durch SLA-Nachverfolgung
Eine Service-Level-Vereinbarung ist nur dann von Nutzen, wenn sie eingesehen werden kann, bevor sie nicht eingehalten wird. Mit dieser Version werden SLAs ordnungsgemäß in Korrekturaufträge integriert, sodass die verbleibende Zeit bis zum Abschluss eines Auftrags direkt im Datensatz sichtbar ist und nicht in einem Bericht verborgen bleibt, den jemand nur einmal pro Woche überprüft. Die Startseiten des Service Desks und der Ausführenden zeigen dies nun direkt an, und ein Dashboard auf Portfolioebene bietet einen Live-Überblick über alle Vorgänge auf einen Blick.
Nicht jeder Lieferant arbeitet auf dieselbe Weise, daher sollten auch die Zielvorgaben nicht einheitlich sein. Fristen können nun je nach Lieferant und Priorität festgelegt werden, sodass beispielsweise ein Sanitärfachbetrieb und ein Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechniker jeweils eine Zielvorgabe erhalten, die ihrer tatsächlichen Arbeitsweise entspricht – und nicht eine Einheitszahl, die für beide falsch ist. Lassen Sie das Feld für das geplante Enddatum leer, und das System berechnet es automatisch anhand des geltenden SLA – eine Einstellung weniger, die manuell vorgenommen werden muss. Anforderungsbasierte SLAs wurden ebenfalls übersichtlicher gestaltet, mit klarerer Beschriftung, einer eigenen Registerkarte für Details und der Option, Zeitpläne nicht nur anhand der Priorität, sondern auch anhand anderer Felder wie Lieferant oder Gebäude zu erstellen.
Der Effekt ist einfach: Fristen sind nicht mehr nur eine Zahl, die einmal eingegeben und dann vergessen wird, sondern werden zu etwas, das das gesamte Team sehen, dem es vertrauen und auf das es reagieren kann, bevor es zu spät ist.
Spacewell Asset- und Instandhaltungsplanung – endlich vernetzt
Gebäudemanagementteams und Anlagenplaner haben schon immer unterschiedliche Probleme mit denselben Gebäuden gelöst. Die einen reagieren auf das, was heute defekt ist, die anderen planen, was in den nächsten zehn Jahren Aufmerksamkeit erfordert. Bislang haben sie dies meist auf der Grundlage getrennter Daten getan, was getrennte Entry-Prozesse, getrennte Fehlerquellen und getrennte blinde Flecken bedeutet.
Diese Version verbindet „Spacewell Asset“ und „Maintenance Planning“ direkt über eine bidirektionale Integration. Gebäude, Anlagen und Aufgaben können nun über die API miteinander verknüpft werden, sodass ein in „Asset“ erfasstes Gebäude und eine in „Maintenance Planning“ geplante Aufgabe sich auf dasselbe beziehen und nicht auf zwei Datensätze, die zufällig ähnlich aussehen. Gebäude werden weiterhin von „Asset“ verwaltet, Anlagen können je nachdem, auf welcher Plattform ein Team tatsächlich zuerst arbeitet, von beiden Plattformen verwaltet werden, und Aufgaben werden weiterhin von „Maintenance Planning“ verwaltet; sie werden zur Ausführung an „Asset“ weitergeleitet und nach Abschluss der Arbeiten wieder zurückgesendet.
Der Rest des Releases erleichtert den Einstieg in diese vernetzte Welt. Zustandsbewertungen unterstützen nun die neue Norm NEN 2767-2:2025, wobei ein automatischer Migrationsassistent für alle Nutzer zur Verfügung steht, die noch das ältere Format verwenden. Eine neue Inspektions-App erfasst Befunde und Fotos vor Ort – sowohl online als auch offline –, sodass nichts warten muss, bis jemand wieder an seinem Schreibtisch sitzt. Und die Eingabe von Daten in die Instandhaltungsplanung ist nun wesentlich unkomplizierter, dank eines standardisierten Excel-Roundtrips und speziell entwickelter Exportfunktionen für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften, die Finanzberichterstattung sowie die Migration zu O-Prognose.
Was dies für den Nutzer bedeutet
Das Ergebnis dieser Version: Probleme werden früher, von mehr Personen und mit weniger Aufwand gemeldet. Termine sind transparent und richten sich nach der tatsächlichen Leistung Ihrer Lieferanten – nicht nach einem pauschalen Ziel, dem niemand vertraut. Und zum ersten Mal basieren Ihre heutige Arbeit und Ihre Planung für das nächste Jahrzehnt auf denselben Daten, anstatt sich in zwei Systemen auseinanderzudriften, die nie ganz miteinander übereinstimmten.
Sie sind noch kein Spacewell-Kunde? Füllen Sie das untenstehende Formular aus und lassen Sie sich von unserem Team bei den ersten Schritten hin zu einem intelligenteren, besser vernetzten Arbeitsplatz begleiten.
