I team addetti alla gestione delle strutture si muovono tra due mondi: il lavoro quotidiano per garantire il funzionamento degli edifici e la pianificazione a lungo termine che mantiene le risorse in buono stato per anni. Questa versione introduce un modo davvero utile per segnalare i problemi senza bisogno di un’app o di effettuare l’accesso, rende più rigoroso il monitoraggio degli accordi sul livello di servizio e, per la prima volta, unisce la pianificazione delle risorse e quella della manutenzione in un unico flusso di lavoro coerente.
Segnala un problema con una scansione, senza bisogno di app
C’è sempre qualcuno che se ne accorge per primo. Il visitatore che nota la pozza d’acqua sotto la macchina del caffè. Il dipendente che ha segnalato per tre volte che nella sala riunioni c’è aria viziata e poi ha smesso di provarci. Fino ad ora, nessuno di loro aveva un modo per fartelo sapere senza dover cercare un’app, ricordarsi le credenziali di accesso o rintracciare qualcuno.
Spacewell Scan cambia tutto questo. Un codice QR su una stanza o su un bene è l’unica interfaccia. Basta che qualcuno punti la fotocamera del telefono sul codice e si aprirà subito un breve modulo guidato, che sa già esattamente davanti a quale spazio o bene ti trovi. Niente app, niente account, niente da installare.
L’IA si occupa di quella parte che di solito si salta. I suggerimenti compaiono prima ancora che inizi a digitare, quindi spesso basta un semplice tocco. Se qualcuno scrive comunque qualche parola, l’IA la organizza in modo che il tuo service desk possa intervenire immediatamente, e inserisce in modo discreto il tipo di problema e l’oggetto dietro le quinte. Se lo stesso problema è già in fase di gestione, chi segnala il problema vede una breve nota che lo indica, invece di aprire un quarto ticket per qualcosa di cui il tuo team è già a conoscenza.
Il risultato è una richiesta di assistenza chiara, correttamente classificata e priva di informazioni superflue, proveniente da qualcuno che non ha mai dovuto preoccuparsi di nulla di tutto ciò. Ogni spazio e ogni risorsa diventa un luogo in cui è possibile segnalare un problema nel momento stesso in cui viene individuato, non quando qualcuno finalmente si ricorda come farlo.
Scadenze più precise con il monitoraggio degli SLA
Un accordo sul livello di servizio (SLA) è utile solo se qualcuno può vederlo prima che venga violato. Questa versione integra correttamente gli SLA negli ordini di lavoro correttivi, così il tempo rimanente per completare un lavoro è visibile direttamente nella scheda, invece di essere nascosto in un report che qualcuno controlla una volta alla settimana. Le bacheche del service desk e degli esecutori ora lo mostrano direttamente, mentre una dashboard a livello di portafoglio offre una panoramica in tempo reale di tutto contemporaneamente.
Non tutti i fornitori lavorano allo stesso modo, quindi nemmeno gli obiettivi dovrebbero esserlo. Ora è possibile impostare le scadenze per singolo fornitore e per priorità, così un idraulico e uno specialista in impianti di climatizzazione avranno ciascuno un obiettivo che riflette il loro modo di lavorare, invece di un numero “universale” che non va bene per nessuno dei due. Se lasci in bianco la data di fine prevista, il sistema la calcola automaticamente in base allo SLA applicabile: una cosa in meno da configurare a mano. Anche gli SLA basati sulle richieste hanno una struttura più chiara, con etichette più intuitive, una scheda dedicata ai dettagli e la possibilità di basare le pianificazioni su campi oltre alla priorità, come il fornitore o l’edificio.
L’effetto è semplice: le scadenze smettono di essere una data che si digita una volta e poi si dimentica, e diventano qualcosa che tutto il team può vedere, su cui può fare affidamento e in base a cui può agire prima che sia troppo tardi.
Spacewell Asset and Maintenance Planning: finalmente collegato
I team addetti alla gestione delle strutture e i responsabili della pianificazione patrimoniale hanno sempre affrontato problemi diversi riguardo agli stessi edifici. Da una parte si interviene su ciò che non funziona oggi, dall’altra si pianifica ciò che richiederà attenzione nei prossimi dieci anni. Finora lo hanno fatto per lo più utilizzando dati separati, il che significa inserimenti separati, errori separati e punti ciechi separati.
Questa versione collega direttamente Spacewell Asset e Maintenance Planning tramite un’integrazione bidirezionale. Edifici, beni e attività possono ora essere collegati tramite l’API, così un edificio monitorato in Asset e un’attività pianificata in Maintenance Planning si riferiscono alla stessa cosa, non a due record che per caso sembrano simili. Gli edifici continuano a essere gestiti da Asset, i beni possono essere gestiti da entrambe le piattaforme a seconda di dove il team inizia effettivamente a lavorare, mentre le attività rimangono gestite da Maintenance Planning, passando ad Asset per l’esecuzione e tornando indietro una volta completato il lavoro.
Il resto di questa versione rende più facile entrare in quel mondo connesso. Le valutazioni delle condizioni ora supportano il nuovo standard NEN 2767-2:2025, con una procedura guidata di migrazione automatica per chiunque utilizzi ancora il formato precedente. Una nuova app per le ispezioni registra i risultati e le foto direttamente sul posto, sia online che offline, così non devi aspettare di tornare in ufficio. E inserire i dati nella Pianificazione della Manutenzione è diventato molto più semplice, grazie a un flusso di lavoro standardizzato con Excel e a esportazioni pensate appositamente per la gestione dei condomini, la rendicontazione finanziaria e la migrazione a O-Prognose.
Cosa significa questo per l’utente
Ecco cosa significa questa versione: i problemi vengono segnalati prima, da più persone e con meno sforzo. Le scadenze sono visibili e definite in base alle prestazioni effettive dei tuoi fornitori, non a un obiettivo generico di cui nessuno si fida. E per la prima volta, il lavoro che fai oggi e la pianificazione per il prossimo decennio si basano sugli stessi dati, invece di andare alla deriva in due sistemi che non sono mai stati del tutto sincronizzati.
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