Los equipos de mantenimiento se mueven entre dos mundos: el trabajo diario de mantener los edificios en funcionamiento y la planificación a largo plazo que garantiza el buen estado de los activos durante años. Esta actualización añade una forma realmente útil de informar de incidencias sin necesidad de una app ni de iniciar sesión, mejora el seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio y, por primera vez, une la planificación de activos y la de mantenimiento en un único flujo de trabajo coherente.
Notifica un problema con un escaneo, sin necesidad de app
Siempre hay alguien que se da cuenta primero. El visitante que ve que se acumula agua debajo de la cafetera. El empleado que ya ha comentado tres veces lo mal que se está en la sala de reuniones y ha acabado por rendirse. Hasta ahora, ninguno de ellos tenía forma de decírtelo sin tener que buscar una app, acordarse de un nombre de usuario o ir a buscar a alguien.
Spacewell Scan cambia todo eso. Un código QR en una habitación o en un elemento es toda la interfaz. Cualquiera que le apunte con la cámara del móvil, se abre ahí mismo un formulario breve y guiado que ya sabe exactamente ante qué espacio o elemento se encuentra. Sin app, sin cuenta, sin nada que instalar.
La IA se encarga de la parte que la gente suele saltarse. Las sugerencias de incidencias aparecen antes incluso de que empieces a escribir, así que a menudo basta con un simple toque. Si alguien escribe unas cuantas palabras, la IA las organiza para que tu servicio de asistencia pueda actuar de inmediato, y rellena discretamente el tipo de problema y el asunto en segundo plano. Si ya se está gestionando el mismo problema, el usuario ve una nota breve indicándolo, en lugar de crear un cuarto ticket por algo que tu equipo ya conoce.
El resultado es una solicitud de servicio que llega clara, correctamente clasificada y sin información innecesaria, por parte de alguien que ni siquiera ha tenido que pensar en nada de eso. Cada espacio y cada activo se convierte en un lugar donde se puede notificar un problema en cuanto se detecta, y no cuando a alguien por fin se le ocurre cómo hacerlo.
Plazos más precisos con el seguimiento de los SLA
Un acuerdo de nivel de servicio solo sirve de algo si alguien puede verlo antes de que se incumpla. Esta versión integra correctamente los SLA en las órdenes de trabajo correctivas, de modo que el tiempo que queda para terminar un trabajo se ve directamente en el registro, en lugar de estar escondido en un informe que alguien revisa una vez a la semana. Los paneles de control del servicio de asistencia y de los ejecutores ahora lo muestran directamente, y un panel de control a nivel de cartera ofrece una visión en tiempo real de todo de un solo vistazo.
No todos los proveedores trabajan igual, así que los objetivos tampoco deberían ser iguales. Ahora se pueden establecer plazos específicos para cada proveedor y según su prioridad, de modo que tanto un fontanero como un especialista en climatización tengan un objetivo que refleje cómo trabajan realmente, en lugar de una cifra genérica que no sirva para ninguno de los dos. Si dejas en blanco la fecha de finalización prevista, el sistema la calcula automáticamente a partir del SLA correspondiente; así te ahorras tener que configurarla a mano. Los SLA basados en solicitudes también tienen ahora una presentación más clara, con etiquetas más precisas, una pestaña dedicada a los detalles y la opción de basar los calendarios en campos más allá de la prioridad, como el proveedor o el edificio.
El efecto es sencillo: los plazos dejan de ser una cifra que se introduce una vez y luego se olvida, y pasan a ser algo que todo el equipo puede ver, en lo que puede confiar y en función de lo cual puede actuar antes de que sea demasiado tarde.
Spacewell Asset and Maintenance Planning: por fin todo conectado
Los equipos de mantenimiento y los planificadores de activos siempre han estado resolviendo problemas distintos con los mismos edificios. Unos se dedican a arreglar lo que se ha estropeado hoy, mientras que otros planifican lo que habrá que atender en los próximos diez años. Hasta ahora, lo han hecho casi siempre con datos separados, lo que significa entradas de datos por separado, errores por separado y puntos ciegos por separado.
Esta versión conecta directamente Spacewell Asset y Maintenance Planning a través de una integración bidireccional. Ahora se pueden vincular edificios, activos y tareas a través de la API, de modo que un edificio registrado en Asset y una tarea planificada en Maintenance Planning se refieren a lo mismo, y no son dos registros que casualmente se parecen. Los edificios siguen gestionándose desde «Asset», los activos pueden gestionarse desde cualquiera de las dos plataformas, dependiendo de dónde trabaje primero el equipo, y las tareas siguen gestionándose desde «Maintenance Planning», pasando a «Asset» para su ejecución y volviendo a «Maintenance Planning» una vez finalizado el trabajo.
El resto de novedades de esta versión te facilitan el acceso a ese mundo conectado. Las evaluaciones de estado ahora son compatibles con la nueva norma NEN 2767-2:2025, con un asistente de migración automática para quienes aún utilicen el formato anterior. Una nueva app de inspección recoge los resultados y las fotos in situ, tanto con conexión como sin ella, para que no haya que esperar a que alguien vuelva a la oficina. Además, introducir los datos en Maintenance Planning es ahora mucho más sencillo, gracias a un proceso estandarizado de importación y exportación a Excel y a exportaciones específicas para la gestión de comunidades de propietarios, la elaboración de informes financieros y la migración a O-Prognose.
Qué significa esto para el usuario
En resumen, esta actualización permite que los problemas se notifiquen antes, por más gente y con menos esfuerzo. Los plazos son visibles y se adaptan al rendimiento real de tus proveedores, no a un objetivo genérico en el que nadie confía. Y, por primera vez, el trabajo que haces hoy y la planificación para la próxima década se basan en los mismos datos, en lugar de ir por caminos separados en dos sistemas que nunca acababan de coincidir.
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