Les équipes chargées de la gestion des installations évoluent entre deux mondes : le travail quotidien consistant à assurer le bon fonctionnement des bâtiments et la planification à long terme qui permet de préserver l’état des actifs pendant des années. Cette mise à jour propose un moyen véritablement utile de signaler des problèmes sans application ni connexion, renforce le suivi des accords de niveau de service et, pour la première fois, relie la planification des actifs et celle de la maintenance au sein d’un flux de travail cohérent.
Signalez un problème d’un simple scan, sans application
Il y a toujours quelqu’un pour s’en apercevoir en premier. Le visiteur qui remarque une flaque d’eau sous la machine à café. L’employé qui a signalé à trois reprises que la salle de réunion était étouffante, avant de baisser les bras. Jusqu’à présent, aucun d’entre eux n’avait les moyens de vous le signaler sans devoir trouver une application, se souvenir d’un identifiant ou rechercher quelqu’un.
Spacewell Scan change la donne. Un code QR apposé sur une pièce ou un bien constitue l’interface à part entière. Il suffit de pointer l’appareil photo d’un téléphone vers ce code pour qu’un court formulaire guidé s’ouvre immédiatement, sachant déjà exactement devant quel espace ou quel bien vous vous trouvez. Pas d’application, pas de compte, rien à installer.
L’IA se charge de la partie que les utilisateurs ont tendance à ignorer. Des suggestions de problèmes s’affichent avant même que l’on commence à taper, si bien qu’un simple clic suffit souvent. Si un utilisateur tape tout de même quelques mots, l’IA les organise en une demande que votre service d’assistance peut traiter immédiatement, tout en renseignant discrètement, en arrière-plan, le type de problème et l’objet du ticket. Si le même problème est déjà en cours de traitement, l’utilisateur voit s’afficher une brève note l’en informant, ce qui lui évite de créer un quatrième ticket pour un problème dont votre équipe a déjà connaissance.
Il en résulte une demande d’intervention claire, correctement classée et exempte de toute information superflue, émanant d’une personne qui n’a jamais eu à se soucier de tout cela. Chaque espace et chaque équipement devient un lieu où un problème peut être signalé dès qu’il est repéré, et non pas seulement lorsque quelqu’un se souvient enfin de la marche à suivre.
Des délais plus précis grâce au suivi des SLA
Un accord de niveau de service n’a d’utilité que si quelqu’un peut le consulter avant qu’il ne soit enfreint. Cette version intègre correctement les SLA dans les ordres de travail correctifs, de sorte que le temps restant pour mener à bien une tâche soit visible directement dans la fiche, et non plus enfoui dans un rapport que l’on ne consulte qu’une fois par semaine. Les tableaux de bord du centre de services et des exécutants l’affichent désormais directement, et un tableau de bord au niveau du portefeuille offre une vue en temps réel de l’ensemble des informations.
Tous les fournisseurs ne travaillent pas de la même manière, et les objectifs ne devraient donc pas non plus être identiques. Les délais peuvent désormais être définis par fournisseur et par niveau de priorité ; ainsi, un plombier et un spécialiste en chauffage, ventilation et climatisation se voient chacun attribuer un objectif qui reflète leur mode de fonctionnement réel, et non un chiffre « universel » qui ne convient à aucun des deux. Si vous laissez le champ de la date de fin prévue vide, le système la calcule automatiquement à partir du SLA applicable, ce qui vous évite une configuration manuelle supplémentaire. Les SLA basés sur les demandes bénéficient également d’une interface plus claire, avec un libellé plus précis, un onglet dédié aux détails et la possibilité de baser les plannings sur des critères autres que la priorité, tels que le prestataire ou le bâtiment.
Le résultat est simple : les échéances ne sont plus simplement un chiffre saisi une fois pour toutes puis oublié, mais deviennent un élément que toute l’équipe peut voir, auquel elle peut se fier et sur lequel elle peut agir avant qu’il ne soit trop tard.
Spacewell Asset et maintenance, enfin connectées
Les équipes chargées de la gestion des installations et les responsables de la planification des actifs ont toujours dû résoudre des problèmes différents concernant les mêmes bâtiments. Les uns réagissent aux pannes du moment, tandis que les autres planifient les interventions nécessaires pour les dix prochaines années. Jusqu’à présent, ils s’appuyaient principalement sur des données distinctes, ce qui impliquait des saisies séparées, des erreurs distinctes et des angles morts distincts.
Cette version établit un lien direct entre Spacewell Asset et Maintenance Planning, grâce à une intégration bidirectionnelle. Les bâtiments, les actifs et les tâches peuvent désormais être associés via l’API ; ainsi, un bâtiment suivi dans Asset et une tâche planifiée dans Maintenance Planning correspondent bien à la même entité, et non à deux enregistrements qui se trouvent simplement ressembler l’un à l’autre. Les bâtiments restent gérés par Asset, les actifs peuvent être gérés par l’une ou l’autre des plateformes selon l’endroit où l’équipe commence effectivement à travailler, et les tâches restent gérées par Maintenance Planning, avant d’être transmises à Asset pour exécution, puis renvoyées une fois le travail terminé.
Le reste de cette mise à jour facilite l’accès à cet univers connecté. Les évaluations d’état sont désormais conformes à la nouvelle norme NEN 2767-2:2025, avec un assistant de migration automatique pour tous ceux qui utilisent encore l’ancien format. Une nouvelle application d’inspection permet de consigner les constatations et de prendre des photos sur site, en ligne ou hors ligne, afin que rien ne soit reporté jusqu’au retour au bureau. De plus, l’intégration des données dans Maintenance Planning est désormais nettement plus simple, grâce à un aller-retour standardisé vers Excel et à des exportations spécialement conçues pour la gestion des copropriétés, le reporting financier et la migration vers O-Prognose.
Ce que cela signifie pour l’utilisateur
En résumé, cette mise à jour permet de signaler les problèmes plus tôt, par un plus grand nombre de personnes et avec moins d’efforts. Les échéances sont visibles et adaptées aux performances réelles de vos fournisseurs, et non plus à un objectif générique auquel personne ne se fie. Et pour la première fois, le travail que vous effectuez aujourd’hui et la planification que vous établissez pour la prochaine décennie s’appuient sur les mêmes données, au lieu de diverger dans deux systèmes qui ne se recoupaient jamais tout à fait.
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