Facilitez les demandes et les réservations grâce à notre assistant IA

Spacewell Workplace AI est un assistant par chat intégré à la plateforme Spacewell Workplace qui aide les employés à interagir avec leur bureau en utilisant le langage naturel. Au lieu de cliquer sur des menus ou des formulaires, les employés peuvent lui demander de réserver des salles, de trouver des bureaux ou de signaler des problèmes, et l’assistant effectue ces actions en arrière-plan.

Parce que les outils ne sont utiles que si les gens les utilisent. Les systèmes traditionnels sur le lieu de travail reposent souvent sur des formulaires, des menus et des formations. Un assistant conversationnel vient s’ajouter à ces outils et permet aux gens d’y accéder plus rapidement. Au lieu de remplacer votre installation existante, il devient une porte d’entrée : les employés posent leurs questions en langage naturel et l’assistant achemine la demande vers les flux appropriés qui sont déjà présents.

Dans le meilleur des cas, il élimine les problèmes de routine. Vous lui dites ce dont vous avez besoin : une chambre pour six personnes cet après-midi, un bureau tranquille demain ou la machine à café est en panne. L’assistant comprend ce que vous voulez dire, vérifie les disponibilités, respecte les règles de votre lieu de travail et exécute l’action ou vous guide vers la bonne option. Pas de recherche de la bonne page. Pas de voyage en dix clics.

Le travail hybride signifie que les gens viennent moins souvent et sont plus susceptibles de se sentir « perdus » lorsqu’ils viennent. Un assistant IA sur le lieu de travail leur donne un moyen simple de dire « Trouvez-moi un bureau près de mon équipe le jeudi » ou « Réservez une salle avec un écran à 14 heures » sans avoir besoin de se rappeler comment le système fonctionne. Cela abaisse la barrière à l’utilisation du bureau, ce qui améliore l’adoption, l’utilisation de l’espace et les données sur lesquelles vous vous appuyez.

Les outils d’IA généraux comme ChatGPT sont parfaits pour écrire et faire du brainstorming, mais ils ne connaissent pas vos bâtiments, vos salles, vos bureaux ou les règles de votre lieu de travail. Un assistant d’IA sur le lieu de travail est connecté directement à votre plateforme de lieu de travail, donc lorsque vous lui demandez de réserver une chambre ou de signaler un problème, il agit sur les plans d’étage, les réservations et les flux de travail de service réels au lieu de simplement vous donner des conseils.

C’est l’une des plus grandes questions que les gens se posent sur l’IA au travail, et à juste titre. Un assistant d’IA au travail bien conçu fonctionne dans votre cadre de sécurité et de gouvernance existant : les identités, les autorisations et les règles d’accès s’appliquent comme dans l’application principale. Le contenu est traité conformément aux politiques de votre organisation, et l’assistant ne devrait pas exposer plus que ce qu’un utilisateur est autorisé à voir ou à faire.

Une fois que davantage d’employés utilisent l’assistant pour réserver des espaces et signaler des problèmes, vous obtenez une image beaucoup plus claire de la façon dont vos bureaux sont réellement utilisés. Cela se traduit par des analyses, des prévisions et des simulations : vous pouvez voir les tendances plus tôt, tester des scénarios de simulation et prendre des décisions sur l’empreinte au sol, les aménagements et les services avec plus de confiance au lieu de vous fier à votre intuition ou à des rapports obsolètes.

Pour les réservations et les réservations de bureau, les assistants IA les plus forts sont ceux qui sont intégrés dans une plateforme de gestion du lieu de travail plutôt que boulonnés de l’extérieur. Ils peuvent voir les disponibilités en temps réel, respecter les règles de réservation et mettre à jour les réservations en temps réel, ce qui rend beaucoup plus sûr le fait de laisser les employés dire « Réservez-moi une chambre pour 4 personnes à 15 heures » et de faire confiance au résultat. L’IA de Spacewell Workplace suit exactement cette approche : elle s’intègre à la plateforme Spacewell Workplace, utilise vos données et politiques en matière d’espace réel et transforme ces demandes quotidiennes de réservation et de bureau en simples conversations.

Les organisations constatent généralement des réservations plus rapides et moins d’échecs ou de non-présentations, un meilleur signalement des problèmes et une plus grande adoption de l’appli de lieu de travail dans l’ensemble. Au fil du temps, cela permet de prendre des décisions plus sûres en matière d’immobilier, de modèles de travail hybrides et de conception des services, car vous ne devinez plus rien en vous basant sur des données partielles.

Le déploiement d’un assistant d’IA sur le lieu de travail peut être étonnamment rapide s’il est intégré à la plateforme de lieu de travail que vous utilisez déjà. Spacewell Workplace AI s’exécute au-dessus de l’environnement Spacewell Workplace existant, de sorte qu’il réutilise vos espaces, vos utilisateurs et vos règles au lieu de partir de zéro. En fait, nous avons intégré des clients à l’assistant en seulement deux jours dans le cadre de projets réels, une fois que leur configuration Workplace était déjà en place. À partir de là, la majeure partie du travail consiste à communiquer et à piloter avec un premier groupe d’utilisateurs, et non pas à mettre en place une longue implémentation informatique.