Los datos sobre el lugar de trabajo suelen reducirse a una simple pregunta: ¿hay mucha gente en la oficina o está vacía? Sin duda, es útil. Pero no basta para tomar decisiones con seguridad sobre los puestos de trabajo, las salas de reuniones, las plantas o toda la cartera de oficinas.
Para optimizar el espacio de trabajo de forma eficaz, las empresas deben entender la diferencia entre ocupación, aprovechamiento del espacio y eficiencia del espacio. En conjunto, estos indicadores ofrecen una visión más completa de cómo se utilizan los espacios, dónde se pueden introducir mejoras y cómo los inmuebles pueden aportar un mayor valor.
¿Qué es la ocupación?
La ocupación indica si un espacio está en uso en un momento concreto. Es una visión en tiempo real: ¿está ocupado un escritorio?, ¿se está utilizando una sala de reuniones? o ¿hay actividad en una planta en este momento?
Los datos sobre la ocupación del espacio de trabajo son muy útiles para el día a día. Pueden ayudar a los empleados a encontrar espacios libres, facilitar el proceso de reserva y ofrecer a los equipos responsables del espacio una visión inmediata de la actividad en la oficina. Sin embargo, una sola instantánea no lo dice todo. Una sala que esté ocupada a las 10:00 puede seguir sin usarse la mayor parte de la semana.
¿Qué es la utilización del espacio?
La utilización del espacio mide con qué frecuencia y durante cuánto tiempo se usa un espacio a lo largo del tiempo. En lugar de centrarse en un momento concreto, identifica patrones a lo largo de días, semanas o meses.
Esto hace que el análisis de la utilización resulte especialmente útil para planificar el espacio de trabajo. Por ejemplo, una sala de reuniones puede parecer muy ocupada durante unas pocas horas punta, pero tener una utilización general baja a lo largo de la semana laboral. Del mismo modo, una zona que a primera vista parece tranquila puede ser utilizada de forma constante por equipos concretos en momentos específicos.
Al analizar datos reales de uso, los equipos de gestión del espacio de trabajo y de inmuebles corporativos pueden ir más allá de las suposiciones e identificar puestos de trabajo infrautilizados, salas de reuniones demasiado grandes o lugares donde la demanda suele superar la capacidad. Spacewell Workplace integra los datos de ocupación y uso en paneles de control a nivel de cartera y de edificio para facilitar estas decisiones.
¿Qué es la eficiencia del espacio?
La eficiencia del espacio plantea una pregunta empresarial más amplia: ¿estamos sacando suficiente partido a este espacio, teniendo en cuenta su capacidad, su coste y la finalidad para la que está destinado?
Una sala de reuniones con capacidad para 12 personas que solo utilizan dos personas durante una hora cada mañana puede que, técnicamente, esté ocupada, pero puede que no sea un uso eficiente de un espacio de oficina tan valioso. Lo mismo ocurre con una gran zona de mesas que permanece prácticamente sin usar, aunque la ocupen unos cuantos empleados cada día.
La eficiencia espacial relaciona los datos sobre el uso del lugar de trabajo con la realidad práctica de los inmuebles. Ayuda a las organizaciones a evaluar si cuentan con el tipo, la cantidad y la combinación adecuados de espacio para apoyar a los empleados, las políticas de trabajo híbrido y los objetivos empresariales.
¿Por qué es importante esta distinción?
La ocupación, la utilización del espacio y la eficiencia del espacio están relacionadas, pero responden a preguntas diferentes:
| Medida | Pregunta clave | Ejemplo de información |
| Ocupación | ¿Está el espacio ocupado ahora mismo? | Una sala de reuniones está ocupada en este momento |
| Uso del espacio | ¿Con qué frecuencia y durante cuánto tiempo se usa? | La sala solo se usa el 15 % de las horas disponibles |
| Aprovechamiento del espacio | ¿Te está aportando el espacio el valor suficiente? | Una habitación más pequeña podría satisfacer la misma demanda de forma más eficiente |
Analizar estas tres medidas ofrece a las organizaciones una base más precisa para optimizar el lugar de trabajo. Además, evita que se tomen decisiones basadas en observaciones aisladas, como dar por hecho que un martes con mucha gente significa que la oficina necesita más espacio. En cambio, los datos pueden revelar que la verdadera oportunidad está en mejorar la combinación de espacios, fomentar un mejor uso de las reservas o adaptar las políticas en función de los días de mayor afluencia.
¿Listo para dejar de hacer conjeturas?
Los datos de tu lugar de trabajo deberían hacer algo más que decirte si una sala está ocupada. Deberían mostrarte dónde se está desperdiciando espacio, dónde está creciendo la demanda y cómo se compara tu rendimiento con el de otras organizaciones similares a la tuya.
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Convierte los datos del lugar de trabajo en medidas concretas
Spacewell Workplace ayuda a las organizaciones a entender cómo se utiliza realmente el espacio de oficina mediante análisis de ocupación y uso, datos de sensores y de presencia, y paneles de control a nivel de cartera. Esa información puede ayudar a tomar mejores decisiones sobre la consolidación del espacio, las políticas del lugar de trabajo y la experiencia de los empleados.
El objetivo no es simplemente que todos los escritorios estén ocupados todo el tiempo. Se trata de crear un lugar de trabajo que ofrezca los espacios adecuados en el momento adecuado, al tiempo que ayuda a las empresas a reducir los gastos inmobiliarios y operativos innecesarios. Al fin y al cabo, una oficina debe darlo todo, pero no tiene por qué hacer turnos dobles.
