Deze release omvat zowel een nieuwe AI-planningsfunctie als kleine verbeteringen die iemand twintig minuten per week besparen. Dit is wat er is veranderd.
Simuleer de verhuizing voordat je er definitief voor kiest
Een verdieping wordt gesloten. Het personeelsbestand groeit sneller dan verwacht. Het management wil weten wat er gebeurt als de terugkeer naar kantoor wordt uitgebreid naar drie dagen per week. Tot nu toe moest je voor al die vragen een spreadsheet en een gok gebruiken, waarbij de echte test pas plaatsvond nadat de beslissing al was genomen.
Predictive Planning, een nieuwe functie die is ontwikkeld met VergeSense, brengt daar verandering in. Spacewell blijft het officiële werkpleksysteem waarin gebouwen, verdiepingen, plattegronden, ruimtes, ruimtetypen, capaciteiten, toewijzingen, teams en bezettingsgegevens dagelijks worden bijgehouden. Die gegevens worden doorgestuurd naar het Large Spatial Model van VergeSense, dat de werkplek simuleert op basis van reëel gedrag: wat als het personeelsbestand groeit, wat als de terugkeer naar kantoor (RTO) verschuift naar drie dagen, wat als je de vloeroppervlakte met twintig procent inkrimpt, wat als een verdieping wordt gesloten. De scenario’s en aanbevelingen worden teruggestuurd naar je team voor een menselijke beslissing: negeer er een, verken een ander of onderneem actie. De planner behoudt de controle. Zodra je een beslissing hebt genomen, wordt het gekozen scenario weer toegepast in Spacewell Workplace; toewijzingen, plattegronden, zones en capaciteit worden allemaal bijgewerkt in het systeem dat de werkplek dagelijks daadwerkelijk aanstuurt.
Op dit moment draait die lus op export- en importgegevens; er vindt geen automatische terugschrijving plaats. Je hebt ook geen VergeSense-sensoren nodig om te beginnen; plattegronden en je bestaande Workplace-context zijn voldoende voor een eerste simulatie; sensor- en bezettingsgegevens zorgen er alleen maar voor dat de simulatie nauwkeuriger wordt.
Je ziet de gevolgen van een beslissing voordat je ermee te maken krijgt, niet pas achteraf.
Eén ruimte, meer dan één eigenaar
Een gedeeld lab. Een hoekje in het kantoor dat door twee afdelingen daadwerkelijk wordt gebruikt. Een bureau dat bij de ene afdeling hoort, terwijl de ruimte eromheen bij een andere afdeling hoort. Vroeger werd bij de inrichting van de werkplek elke ruimte aan één eigenaar toegewezen, ook al werkte dat in de praktijk niet zo.
Een ruimte kan nu procentueel worden verdeeld over meerdere afdelingen of kostenplaatsen, met een controlesom die ervoor zorgt dat de verdeling altijd precies 100% is. De stroken verschijnen automatisch op de plattegrond, gekleurd naar aandeel, en het proportionele aantal vierkante meters wordt weergegeven in de legenda. Toewijzingen kunnen ook worden gecombineerd op ruimte- en subruimteniveau, zodat een bureau tot de ene afdeling kan behoren terwijl de omliggende ruimte tot een andere afdeling behoort, en beide worden met afzonderlijke legenda’s op de plattegrond weergegeven.
Buitenruimtes, groenvoorzieningen, parkeerplaatsen, wegen en sportvoorzieningen kunnen nu worden beheerd als ‘Terrains’, met ‘Subterrains’ voor specifieke punten zoals individuele parkeerplaatsen, evacuatiepunten, brandveiligheidspunten en energievoorzieningspunten. Je ruimtelijke gegevens komen eindelijk overeen met de manier waarop de ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt.
Nu snap je wel waarom een kamer rommelig oogt
Volgens een dashboard is een ruimte 70% van de tijd gereserveerd. Dat cijfer alleen zegt nog niets over de vraag of mensen de ruimte echt willen, of dat het gewoon de laatste vrije ruimte is om 10.00 uur.
Het vernieuwde dashboard ‘Reservation Insights’ maakt een onderscheid tussen twee cijfers die voorheen door elkaar liepen. De dagelijkse reserveringstijd geeft aan hoeveel uur een ruimte per dag is gereserveerd, terwijl de bezettingsgraad aangeeft hoeveel ruimtes op hetzelfde moment zijn gereserveerd. Vergelijk het dagelijkse gemiddelde met de dagelijkse piek per gebouw en verdieping, en de echte knelpunten komen tevoorschijn uit de schaduw van één druk ogend cijfer.
De dashboards voor ruimte-efficiëntie en ruimtebezetting zijn ook aangepast: ze zijn niet langer beperkt tot kantooruren, maar hebben nu standaard een tijdsvenster van 07.00 tot 19.00 uur, met de mogelijkheid om verlengde openingstijden op te nemen. En de Workplace-dashboards zelf hebben een visuele opfrisbeurt gekregen: ze zijn nu in de eigen kleuren van Spacewell uitgevoerd, het Qlik-logo is verdwenen, de navigatie tussen de tabbladen is eenvoudiger geworden en de randen zijn verdwenen.
Space Monitor wordt geleidelijk afgebouwd en overgeheveld naar Space Efficiency. Space Monitor blijft in ieder geval tot eind 2026 beschikbaar. Voor al het overige worden in Space Occupancy per uur, Space Occupancy per dag en Space Efficiency respectievelijk 6, 24 en 6 maanden aan historische gegevens bewaard.
Terugkerende reserveringen worden op dezelfde manier aangepast als eenmalige boekingen
Reserveringen voor individuele ruimtes worden al in realtime afgestemd en ’s nachts gesynchroniseerd, waardoor Outlook en Workplace op elkaar blijven aansluiten zonder dat iemand het merkt. Voor terugkerende reeksen geldt dat nog niet, en een reeks die uit synchronisatie raakt tussen de twee agenda’s is precies het soort situatie dat niemand opmerkt, totdat twee teams zich voor dezelfde ruimte melden.
Vanaf oktober worden terugkerende reserveringsconflicten bij een terugkerende reeks in realtime opgelost, waarbij de eerste gemaakte reservering behouden blijft. De nachtelijke afstemming zorgt ervoor dat alles weer op één lijn komt na een gemiste gebeurtenis of een onderbreking in de synchronisatie, en corrigeert verouderde reserveringen die achtergebleven zijn in Outlook of Workplace.
Beheerders die organisaties in meerdere domeinen beheren, kunnen nu ook meerdere Microsoft Exchange-omgevingen binnen één tenant met elkaar verbinden, elk met hun eigen synchronisatie-instellingen. Dit is handig als verschillende bedrijfsonderdelen verschillende agenda-instellingen hanteren.
Wat de diensten betreft, kunnen beheerders het veld voor opmerkingen bij reserveringen voor eindgebruikers verbergen, catering of diensten beperken tot specifieke ruimtes, verdiepingen of gebouwen (waarbij onderliggende ruimtes automatisch worden meegenomen), per catalogusitem een ruimte of werkplek verplicht stellen voordat een dienst kan worden gereserveerd, en bepalen in welke gebouwen het aanmaken van dienstaanvragen überhaupt is toegestaan – wat standaard wordt doorgegeven in de locatiestructuur.
Drie tools smelten samen tot één: OneUI
Vroeger moest je voor het beheer van een gebouw schakelen tussen Space Management voor de indeling, Device Control voor de kiosken, de zaaldisplays en het aanpassen van de app, en Studio voor sensoren en gebruikersbeheer. Drie verschillende plekken om één taak te volbrengen.
Nu Studio 1.0 volledig is opgevolgd door Studio 2.0, introduceert deze release de nieuwe Workplace-applicatie in bètaversie. De app begint met een vernieuwde navigatie en beheer van IoT-apparaten, en zal in de loop van de tijd Space Management, Device Control en Studio samenvoegen tot één geïntegreerde ervaring: een Workplace-app voor eindgebruikers, Workplace voor beheerders en Asset op de achtergrond voor systeembeheerders en serviceteams.
De huidige apps en de nieuwe app draaien tijdens de overgang naast elkaar; er verdwijnt niets van de ene op de andere dag. Je kunt het nu al in demo’s bekijken en binnenkort ook op workplaceapp.spacewell.com (ter vervanging van GO) en workplace.spacewell.com (ter vervanging van Space, Studio en Device Control). De algemene beschikbaarheid wordt naar verwachting gestart met de release in december.
Minder verrassingen in je gegevens
Een bulkimport wordt uitgevoerd, of lijkt te worden uitgevoerd, totdat iemand weken later merkt dat waarden zijn afgekapt. Tegen die tijd is het een supportticket geworden, geen kwestie van vijf minuten werk.
Imports worden nu gecontroleerd op de maximale tekenreekslengte voordat er iets wordt geschreven; in een logbestand worden de rijen gemarkeerd die moeten worden gecorrigeerd. De import zelf wordt pas uitgevoerd als alle rijen zijn goedgekeurd. Bulkgegevens kunnen naar Excel worden geëxporteerd voor massale updates en vervolgens opnieuw worden geïmporteerd – dezelfde workflow die MCS-klanten kennen als Data Enhancer. Gearchiveerde objecten blijven zichtbaar ter referentie, hoewel archivering een eenrichtingsproces is: zodra een object is gearchiveerd, kan het niet meer worden hersteld en verschijnt het niet meer in Space Explorer.
Bovendien kunnen importinstellingen voor IDS (Information Delivery Specification) of CAD-bestanden nu als standaard worden opgeslagen en opnieuw worden gebruikt. Dit is handig wanneer voor meerdere verdiepingen dezelfde architect of dezelfde bouwrichtlijn geldt.
Kleine dingen die samen een groot verschil maken
Productnieuws en meldingen worden nu rechtstreeks in GO weergegeven, dankzij Intercom, zodat gebruikers op de hoogte blijven van nieuwe functies zonder de app te hoeven verlaten. De detailpagina’s van Spaces en Subspaces zijn nu voor alle locatietypen uniform, en je kunt foto’s, documenten, video’s of audiobestanden rechtstreeks aan een Space of Subspace toevoegen.
Vastgoedbeheerders krijgen bovendien inzage in de EN-15221-6-visualisatie, waarbij de totale oppervlakte in vierkante meters wordt weergegeven volgens de Europese meetnorm, en dat alles in één oogopslag. Dit maakt het eenvoudiger om afwijkingen of ontbrekende waarden op te sporen en een vastgoedportefeuille te vergelijken aan de hand van een gemeenschappelijke norm.
Eén release, heel wat verbeteringen. Je kunt eindelijk een vastgoedbeslissing simuleren in plaats van er maar op goed geluk op te gokken, een gedeelde ruimte kan aan meer dan één team toebehoren, een druk ogend dashboard laat je nu zien waarom dat zo is, terugkerende reserveringen zijn nu net zo soepel als eenmalige boekingen, drie beheertools worden langzaamaan één, en de kleine dingen – zoals imports, meldingen en bijlagen – werken gewoon beter.
Nog geen klant van Spacewell? Vul het onderstaande formulier in en laat ons team je begeleiden bij de eerste stappen naar een slimmere, meer verbonden werkplek.
