Dieses Release umfasst alles von einer neuen KI-Planungsfunktion bis hin zu kleinen Korrekturen, die jemandem zwanzig Minuten pro Woche einsparen. Hier erfahren Sie, was sich geändert hat.
Simulieren Sie den Umzug, bevor Sie sich endgültig dafür entscheiden
Eine Etage wird geschlossen. Die Mitarbeiterzahl wächst schneller als erwartet. Die Unternehmensleitung möchte wissen, was passiert, wenn die Rückkehr ins Büro auf drei Tage pro Woche ausgeweitet wird. Bislang bedeutete die Beantwortung dieser Fragen lediglich eine Tabelle und eine Schätzung, wobei der eigentliche Test erst stattfand, nachdem die Entscheidung bereits getroffen worden war.
„Predictive Planning“ – eine neue Funktion, die mit VergeSense entwickelt wurde, ändert dies. Spacewell bleibt das zentrale System für den Arbeitsplatz – Gebäude, Etagen, Grundrisse, Räume, Raumtypen, Kapazitäten, Zuweisungen, Teams und Belegungsdaten werden täglich in Spacewell gepflegt. Diese Daten werden in das „Large Spatial Model“ von VergeSense übertragen, das den Arbeitsplatz anhand des tatsächlichen Verhaltens simuliert: Was passiert, wenn die Mitarbeiterzahl steigt, wenn die Rückkehr ins Büro auf drei Tage umgestellt wird, wenn Sie die Nutzfläche um zwanzig Prozent reduzieren oder wenn eine Etage geschlossen wird? Die Szenarien und Empfehlungen werden an Ihr Team zurückgemeldet, damit Sie eine Entscheidung treffen können: ein Szenario ignorieren, ein anderes prüfen oder Maßnahmen ergreifen. Der Planer behält die Kontrolle. Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, wird das gewählte Szenario wieder in Spacewell übernommen; Zuweisungen, Grundrisse, Bereiche und Kapazitäten werden im System aktualisiert, das den Arbeitsort tagtäglich tatsächlich steuert.
Derzeit läuft dieser Zyklus beim Export und Import; es findet kein automatisches Zurückschreiben statt. Sie benötigen für den Start auch keine VergeSense-Sensoren; Grundrisse und Ihr bestehender Workplace-Kontext reichen für eine erste Simulation aus – Sensor- und Belegungsdaten sorgen lediglich für eine höhere Genauigkeit.
Sie können die Folgen einer Entscheidung sehen, bevor Sie damit leben müssen – nicht erst danach.
Ein Raum, mehr als ein Nutzer
Ein gemeinschaftlich genutztes Labor. Eine Büroecke, die tatsächlich von zwei Abteilungen genutzt wird. Ein Schreibtisch, der zu einer Abteilung gehört, während der umliegende Bereich einer anderen Abteilung zuzuordnen ist. Früher wurde jedem Raum zwangsläufig ein einziger Eigentümer zugewiesen, auch wenn dies in der Realität nicht der Fall war.
Eine Fläche kann nun prozentual auf mehrere Abteilungen oder Kostenstellen aufgeteilt werden, wobei eine Prüfsumme sicherstellt, dass die Aufteilung genau 100 % ergibt. Die Streifen werden automatisch im Grundriss angezeigt, farblich nach Anteil gekennzeichnet, und die anteiligen Quadratmeter werden in der Legende ausgewiesen. Zuweisungen können auch über die Ebenen „Raum“ und „Teilraum“ hinweg kombiniert werden, sodass ein Schreibtisch zu einer Abteilung gehören kann, während der umgebende Raum einer anderen Abteilung zugeordnet ist, und beide im Grundriss mit separaten Legenden dargestellt werden.
Außenbereiche, Grünflächen, Parkplätze, Straßen und Sportanlagen können nun als „Terrains“ verwaltet werden, mit „Subterrains“ für bestimmte Punkte wie einzelne Parkplätze, Evakuierungsstellen, Brandschutzstellen und Energieversorgungspunkte. Ihre Raumdaten entsprechen nun endlich der tatsächlichen Nutzung des Raums.
Nun können Sie erkennen, warum ein Raum überladen wirkt
Ein Dashboard gibt an, dass ein Raum zu 70 % der Zeit gebucht ist. Diese Zahl allein sagt Ihnen jedoch nicht, ob die Nutzer den Raum tatsächlich nutzen möchten oder ob es sich lediglich um den letzten freien Raum um 10 Uhr handelt.
Das überarbeitete „Reservation Insights“- Dashboard trennt zwei Zahlen, die zuvor miteinander verschmolzen waren. Die tägliche Belegungszeit gibt an, wie viele Stunden ein Raum pro Tag gebucht ist, während die Auslastungsrate angibt, wie viele Räume gleichzeitig belegt sind. Wenn Sie den Tagesdurchschnitt mit der täglichen Spitzenauslastung über Gebäude und Etagen hinweg vergleichen, kommen die tatsächlichen Engpässe nicht mehr hinter einer einzigen, auf den ersten Blick vielversprechenden Zahl zum Vorschein.
Die Dashboards zu „Raumeffizienz“ und „Raumauslastung“ werden ebenfalls von der bisherigen Beschränkung auf Geschäftszeiten auf ein Standardzeitfenster von 7:00 bis 19:00 Uhr umgestellt, wobei die Option besteht, verlängerte Öffnungszeiten einzubeziehen. Und die „Spacewell Workplace“-Dashboards selbst wurden optisch überarbeitet: Sie erscheinen nun in den Spacewell-eigenen Farben, das Qlik-Logo wurde entfernt, die Navigation zwischen den Blättern wurde vereinfacht und die Rahmen wurden abgeschafft.
„Space Monitor“ wird schrittweise auslaufen und in „Space Efficiency“ integriert. „Space Monitor“ bleibt mindestens bis Ende 2026 verfügbar. Für alle anderen Kennzahlen – „Space Occupancy“ pro Stunde, „Space Occupancy“ pro Tag und „Space Efficiency“ – werden die historischen Daten jeweils 6, 24 bzw. 6 Monate lang gespeichert.
Wiederkehrende Reservierungen werden genauso behandelt wie Einzelbuchungen
Bei Einzelraumreservierungen werden Konflikte bereits in Echtzeit gelöst und über Nacht abgeglichen, sodass Outlook und Workplace synchron bleiben, ohne dass es jemand bemerkt. Bei wiederkehrenden Terminreihen war dies bislang noch nicht der Fall, und eine Terminreihe, die zwischen den beiden Kalendern aus dem Gleichgewicht gerät, ist genau die Art von Problem, die niemand bemerkt, bis zwei Teams gleichzeitig im selben Raum erscheinen.
Ab Oktober werden wiederkehrende Reservierungskonflikte bei wiederkehrenden Terminreihen in Echtzeit gelöst, wobei die zuerst erstellte Buchung beibehalten wird. Die nächtliche Abgleichung stellt die Übereinstimmung nach einem versäumten Ereignis oder einer Synchronisierungsunterbrechung wieder her und korrigiert veraltete Reservierungen, die entweder in Outlook oder in Workplace zurückblieben.
Administratoren, die Organisationen über mehrere Domänen hinweg verwalten, können nun auch mehrere Microsoft Exchange-Umgebungen innerhalb eines Mandanten miteinander verbinden, wobei jede über eigene Synchronisierungseinstellungen verfügt. Dies ist nützlich, wenn verschiedene Geschäftsbereiche unterschiedliche Kalendereinstellungen verwenden.
Im Bereich der Dienstleistungen können Administratoren das Feld für Reservierungsbemerkungen für Endnutzer ausblenden, das Catering oder bestimmte Dienstleistungen auf bestimmte Räume, Etagen oder Gebäude beschränken – wobei untergeordnete Bereiche automatisch einbezogen werden –, für jeden einzelnen Katalogartikel die Angabe eines Raums oder Arbeitsplatzes als Voraussetzung für die Reservierung einer Dienstleistung vorschreiben sowie steuern, in welchen Gebäuden die Erstellung von Dienstleistungsanfragen überhaupt zulässig ist, was standardmäßig über die Standorthierarchie vererbt wird.
Drei Tools verschmelzen zu einem: OneUI
Früher bedeutete die Verwaltung eines Gebäudes, dass man zwischen „Space Management“ für die Raumaufteilung, „Device Control“ für die Kiosksysteme, Raumdisplays und die Personalisierung von Apps sowie „Studio“ für Sensoren und die Benutzerverwaltung hin- und herwechseln musste. Drei verschiedene Bereiche, um eine einzige Aufgabe zu erledigen.
Nachdem Studio 1.0 nun vollständig durch Studio 2.0 abgelöst wurde, führt diese Version die neue Workplace-Anwendung als Beta-Version ein. Sie beginnt mit einer neu gestalteten Navigation und einer überarbeiteten Verwaltung von IoT-Geräten und wird im Laufe der Zeit die Bereiche „Space Management“, „Device Control“ und „Studio“ zu einer einheitlichen, vernetzten Lösung zusammenführen: eine „Workplace“-App für Endnutzer, „Workplace“ für Administratoren sowie „Asset“ im Hintergrund für Systemadministratoren und Serviceteams.
Die bisherigen Apps und die neue App laufen während der Umstellung parallel; nichts verschwindet von heute auf morgen. Sie können dies bereits in den Demos sehen und in Kürze auch unter workplaceapp.spacewell.com (als Ersatz für GO) sowie unter workplace.spacewell.com (als Ersatz für Space, Studio und Device Control); die allgemeine Verfügbarkeit wird voraussichtlich mit dem Dezember-Release beginnen.
Weniger Überraschungen in Ihren Daten
Ein Massenimport läuft – oder scheint zumindest zu laufen –, bis jemand Wochen später feststellt, dass Werte abgeschnitten wurden. Zu diesem Zeitpunkt ist bereits ein Support-Ticket erforderlich, und es handelt sich nicht mehr um eine in fünf Minuten zu behebende Störung.
Importe werden nun vor dem Schreiben auf die maximale Zeichenfolgenlänge überprüft, wobei eine Protokolldatei die zu korrigierenden Zeilen kennzeichnet; der Import selbst wird erst ausgeführt, wenn alle Zeilen die Prüfung bestanden haben. Massendaten können für Massenaktualisierungen in Excel exportiert und anschließend wieder importiert werden – derselbe Arbeitsablauf, den MCS-Kunden als „Data Enhancer“ kennen. Archivierte Objekte bleiben zu Referenzzwecken sichtbar; die Archivierung ist jedoch ein einseitiger Vorgang: Einmal archiviert, kann ein Objekt nicht wiederhergestellt werden und erscheint nicht mehr im Space Explorer.
Zudem können Import-Einstellungen für IDS-Dateien (Information Delivery Specification) oder CAD-Dateien nun als Standard gespeichert und wiederverwendet werden, was insbesondere dann nützlich ist, wenn für mehrere Stockwerke derselbe Architekt oder dieselbe Bauvorschrift gilt.
Kleine Dinge, die sich summieren
Produktneuigkeiten und Benachrichtigungen werden nun direkt in GO angezeigt – dank Intercom –, sodass Nutzer über neue Funktionen informiert werden, ohne die App verlassen zu müssen. Die Detailansichten von „Space“ und „Subspace“ sind nun für alle Standortklassen einheitlich gestaltet, und Sie können Fotos, Dokumente, Videos oder Audiodateien direkt an einen „Space“ oder „Subspace“ anhängen.
Flächenmanager erhalten zudem Visualisierungen gemäß EN-15221-6, bei denen die aggregierten Quadratmeterangaben auf Basis des europäischen Messstandards auf einen Blick dargestellt werden. Dies erleichtert das Erkennen von Anomalien oder fehlenden Werten sowie den Vergleich eines Portfolios anhand eines gemeinsamen Standards.
Ein Update, viele Neuerungen. Endlich können Sie Immobilienentscheidungen simulieren, anstatt nur zu raten; ein gemeinschaftlich genutzter Raum kann nun mehr als einem Team zugeordnet sein; ein übersichtliches Dashboard zeigt Ihnen nun die Gründe für die Auslastung an; wiederkehrende Reservierungen werden den Einzelbuchungen gleichgestellt; drei Verwaltungstools werden zu einem zusammengefasst; und auch die kleinen Dinge – Importe, Benachrichtigungen, Anhänge – funktionieren einfach besser.
Sie sind noch kein Spacewell-Kunde? Füllen Sie das untenstehende Formular aus und lassen Sie sich von unserem Team bei den ersten Schritten hin zu einem intelligenteren, besser vernetzten Arbeitsplatz begleiten.
