Questa versione include sia una nuova funzionalità di pianificazione basata sull’intelligenza artificiale sia piccole correzioni che fanno risparmiare a qualcuno venti minuti a settimana. Ecco cosa è cambiato.
Simula il trasferimento prima di confermarlo
Un piano chiude. Il numero dei dipendenti cresce più velocemente del previsto. I vertici vogliono sapere cosa succederebbe se il ritorno in ufficio passasse a tre giorni alla settimana. Finora, per rispondere a qualsiasi di queste domande bastavano un foglio di calcolo e una stima, mentre la vera prova si faceva solo dopo che la decisione era già stata presa.
Pianificazione predittiva, una nuova funzionalità sviluppata con VergeSense, cambia tutto questo. Spacewell rimane il sistema di riferimento per l’ambiente di lavoro: edifici, piani, planimetrie, spazi, tipologie di spazi, capienze, assegnazioni, team e dati sull’occupazione vengono aggiornati ogni giorno su Spacewell. Quei dati vengono trasferiti al Large Spatial Model di VergeSense, che simula l’ambiente di lavoro in base ai comportamenti reali: cosa succede se il numero dei dipendenti aumenta, se il ritorno in ufficio (RTO) passa a tre giorni, se riduci la superficie del 20% o se un piano viene chiuso? Gli scenari e i consigli tornano al tuo team per una decisione umana: ignorarne uno, esplorarne un altro o agire. Il responsabile della pianificazione mantiene il controllo. Una volta presa la decisione, lo scenario scelto viene applicato nuovamente in Spacewell Workplace: assegnazioni, planimetrie, aree e capienza si aggiornano tutti nel sistema che gestisce effettivamente l’ambiente di lavoro giorno per giorno.
Oggi quel ciclo funziona sia in esportazione che in importazione, non c’è alcun riaddebito automatico. Inoltre, non hai bisogno dei sensori VergeSense per iniziare: le planimetrie e il tuo contesto Workplace esistente sono sufficienti per una prima simulazione; i dati dei sensori e di occupazione servono solo a renderla più accurata.
Puoi vedere le conseguenze di una decisione prima di doverle affrontare, non dopo.
Uno spazio, più di un proprietario
Un laboratorio condiviso. Un angolo di ufficio che due reparti usano davvero. Una scrivania che fa parte di un reparto, mentre lo spazio intorno appartiene a un altro. Il posto di lavoro era solito assegnare un unico proprietario a ogni spazio, anche quando nella realtà le cose non funzionavano così.
Ora è possibile suddividere uno spazio in percentuale tra più reparti o centri di costo, con un checksum che garantisce che la ripartizione sia esatta al 100%. Le strisce compaiono automaticamente sul layout, colorate in base alla quota, e i mq proporzionali vengono riportati nella legenda. Le assegnazioni possono anche combinarsi a livello di Spazio e Sottospazio, quindi una scrivania può appartenere a un reparto mentre lo spazio circostante appartiene a un altro, ed entrambi vengono visualizzati con legende separate sulla planimetria.
Le aree esterne, gli spazi verdi, i parcheggi, le strade e le infrastrutture sportive possono ora essere gestiti come “Terrains”, con “Subterrains” per punti specifici come singoli posti auto, punti di evacuazione, punti antincendio e punti di approvvigionamento energetico. I tuoi dati sugli spazi rispecchiano finalmente il modo in cui questi vengono effettivamente utilizzati.
Ora capisci perché una stanza sembra così affollata
Una dashboard indica che una sala è prenotata il 70% delle volte. Questo dato da solo non ti dice se le persone vogliono davvero quella sala o se è semplicemente l’ultima disponibile alle 10 del mattino.
La dashboard “Reservation Insights”, ora rinnovata, separa due dati che prima si confondevano. Il “tempo di prenotazione giornaliero” ti dice per quante ore al giorno è prenotato uno spazio, mentre il “tasso di prenotazione” ti dice quanti spazi sono prenotati nello stesso momento. Confronta la media giornaliera con il picco giornaliero tra edifici e piani diversi, e i veri colli di bottiglia smetteranno di nascondersi dietro un unico dato che sembra solo indicare un’alta occupazione.
Anche i dashboard relativi all’efficienza degli spazi e all’occupazione degli spazi non si limitano più solo all’orario di lavoro, ma hanno ora una finestra predefinita dalle 7:00 alle 19:00, con la possibilità di includere orari estesi. E i dashboard di Workplace stessi hanno subito un restyling: ora usano i colori di Spacewell, il logo Qlik è sparito, la navigazione tra i fogli è più semplice e non ci sono più cornici.
Space Monitor verrà gradualmente dismesso e trasferito su Space Efficiency. Space Monitor rimarrà disponibile almeno fino alla fine del 2026. Per tutto il resto, Space Occupancy per ora, Space Occupancy per giorno e Space Efficiency conservano rispettivamente 6, 24 e 6 mesi di dati storici.
Le prenotazioni ricorrenti vengono gestite allo stesso modo delle prenotazioni singole
Le prenotazioni di sale singole risolvono già i conflitti in tempo reale e si sincronizzano durante la notte, mantenendo Outlook e Workplace allineati senza che nessuno se ne accorga. Le serie ricorrenti non hanno ancora questa funzionalità, e una serie che va fuori sincrono tra i due calendari è proprio il tipo di problema che nessuno nota finché due team non si presentano per la stessa sala.
A partire da ottobre, i conflitti ricorrenti tra le prenotazioni di una serie ricorrente verranno risolti in tempo reale, mantenendo la prima prenotazione effettuata. La riconciliazione notturna ripristina l’allineamento dopo un evento saltato o un’interruzione della sincronizzazione e corregge le prenotazioni obsolete rimaste in sospeso su Outlook o Workplace.
Gli amministratori che gestiscono organizzazioni su più domini possono ora collegare anche più ambienti Microsoft Exchange all’interno di un unico tenant, ciascuno con le proprie impostazioni di sincronizzazione: una funzione utile nel caso in cui diverse unità aziendali utilizzino configurazioni del calendario diverse.
Per quanto riguarda i servizi, gli amministratori possono nascondere il campo delle note di prenotazione agli utenti finali, limitare il catering o i servizi a specifiche sale, piani o edifici (con le aree secondarie incluse automaticamente), richiedere la selezione di una sala o di una postazione di lavoro prima di poter prenotare un servizio (in base a ogni singola voce del catalogo) e controllare quali edifici consentono la creazione di richieste di servizio, con le impostazioni ereditate per impostazione predefinita lungo la gerarchia delle sedi.
3 strumenti che iniziano a diventare uno solo: OneUI
Gestire un edificio significava un tempo passare da Space Management per la disposizione degli spazi, a Device Control per i chioschi, i display delle stanze e la personalizzazione delle app, e infine a Studio per i sensori e la gestione degli utenti. Tre strumenti diversi per fare un solo lavoro.
Ora che Studio 1.0 è stato completamente sostituito da Studio 2.0, questa versione introduce la nuova applicazione Workplace in versione beta. Si parte con una navigazione riprogettata e una gestione dei dispositivi IoT, e col tempo integrerà Space Management, Device Control e Studio in un’unica esperienza connessa: l’app Workplace per gli utenti finali, Workplace per gli amministratori e Asset come base per gli amministratori di sistema e i team di assistenza.
Le app attuali e quella nuova funzionano in parallelo durante la transizione, niente sparirà da un giorno all’altro. Puoi già vederla nelle demo e presto anche su workplaceapp.spacewell.com (che sostituirà GO) e workplace.spacewell.com (che sostituirà Space, Studio e Device Control); la disponibilità generale è prevista a partire dalla versione di dicembre.
Meno sorprese nei tuoi dati
Un’importazione in blocco va a buon fine, o almeno così sembra, finché qualcuno, settimane dopo, non si accorge che i valori sono stati troncati. A quel punto si tratta di un ticket di assistenza, non di una correzione da cinque minuti.
Ora, prima che venga scritto qualsiasi dato, le importazioni vengono controllate per verificare che la lunghezza massima delle stringhe sia corretta; un file di log segnala le righe da correggere, mentre l’importazione vera e propria viene eseguita solo dopo che tutte le righe sono state approvate. I dati in blocco possono essere esportati in Excel per aggiornamenti di massa e poi reimportati: è lo stesso flusso di lavoro che i clienti MCS conoscono come Data Enhancer. Gli oggetti archiviati rimangono visibili come riferimento, anche se l’archiviazione è un processo irreversibile: una volta archiviato, un oggetto non può essere ripristinato e non comparirà più in Space Explorer.
Inoltre, le impostazioni di importazione per i file IDS (Information Delivery Specification) o CAD possono ora essere salvate come modello standard e riutilizzate, il che è utile quando lo stesso architetto o le stesse linee guida edilizie si applicano a più piani.
Piccole cose che fanno la differenza
Le novità sui prodotti e gli avvisi ora vengono visualizzati direttamente all’interno di GO, grazie a Intercom, così gli utenti vengono informati sulle nuove funzionalità senza dover uscire dall’app. Le pagine di dettaglio di Space e Subspace sono ora uniformi per tutte le classi di luoghi, ed è possibile allegare foto, documenti, video o file audio direttamente a uno Space o a un Subspace.
I responsabili della gestione degli spazi hanno inoltre a disposizione la visualizzazione secondo la norma EN-15221-6, con i metri quadrati aggregati riportati in base allo standard di misurazione europeo, il tutto in un’unica schermata: questo rende più facile individuare anomalie o valori mancanti e confrontare un portafoglio con uno standard comune.
Un unico aggiornamento, tantissimi miglioramenti. Finalmente puoi simulare una decisione immobiliare invece di tirare a indovinare, uno spazio condiviso può appartenere a più di un team, una dashboard che sembra affollata ora ti spiega il perché, le prenotazioni ricorrenti si allineano a quelle singole, 3 strumenti di amministrazione iniziano a fondersi in uno solo, e le piccole cose – importazioni, avvisi, allegati – funzionano semplicemente meglio.
Non sei ancora cliente di Spacewell Workplace? Compila il modulo qui sotto e lascia che il nostro team ti guidi nei primi passi verso un ambiente di lavoro più intelligente e connesso.
