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Faut-il utiliser un logiciel GMAO ou Excel pour assurer la gestion de la maintenance ?

29 mars 2021

La GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) est l’une des multiples utilisations possibles du tableur Excel. Bien qu’il n’ait pas été conçu dans ce but, de nombreuses entreprises l’ont longtemps utilisé, ou l’utilisent encore, pour gérer leur maintenance, plutôt qu’un logiciel spécifiquement dédié à cette tâche.

Dès lors, que penser d’un logiciel de GMAO si Excel peut remplir la même fonction ? En réalité, la gestion de la maintenance s’avère bien plus facile et efficace en adoptant une solution dédiée et innovante plutôt qu’un simple tableur qui, malgré ses avantages, présente de nombreuses limites.

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Créer sa propre GMAO à partir d’Excel

Le célèbre tableur Excel est utilisé par de nombreuses entreprises comme outil de gestion de la maintenance.

Pourquoi utiliser Excel pour gérer sa maintenance ?

Pour qui manie avec une certaine aisance ce logiciel, il est possible de créer sa propre GMAO sur Excel. Avec du temps et de l’inventivité, il peut même être un outil utile pour la planification des interventions de maintenance, la gestion des équipements ou le suivi des stocks.

De fait, le logiciel de Microsoft présente plusieurs avantages :

  • il est gratuit (car souvent déjà installé sur les ordinateurs de l’entreprise) ;
  • il ne demande pas de formation spécifique ;
  • il offre une grande souplesse pour choisir les données à enregistrer ;
  • il peut être facilement personnalisé ;
  • Il permet d’échanger des informations entre collaborateurs.

Pour toutes ces raisons, Excel a rapidement remplacé les documents papiers pour la gestion de la maintenance dès qu’il est apparu, et reste aujourd’hui une solution utilisée par de nombreuses entreprises, en particulier parmi les PME, qui la voient comme la solution la plus accessible.

Les limites de la GMAO sous Excel

Néanmoins, Excel présente de sérieuses limites pour qui veut optimiser la gestion de sa maintenance :

  • il ne propose aucun système d’alerte ou de notifications ;
  • il peut difficilement être utilisé par plusieurs personnes simultanément ;
  • il fait peser une incertitude sur la fiabilité des données disponibles, en raison des risques d’erreurs et des problèmes de mise à jour des documents ;
  • il conduit à centraliser excessivement l’information, alors que la gestion de la maintenance requiert de nombreux échanges collaboratifs ;
  • Il est limité en termes de possibilités d’analyse de données volumineuses et de croisement des données.

D’une manière générale, Excel freine le partage d’informations, les pratiques collaboratives et le travail d’équipe, qui sont des moteurs puissants d’implication des équipes de maintenance. Il est par ailleurs dépourvu de fonctions spécifiquement conçues pour faciliter la gestion de la maintenance et la gestion des espaces de travail, une opportunité manquée pour les employés ou usagers des bureaux qui pourraient bénéficier d’un environnement applicatif leur rendant la vie plus agréable au travail.

De plus, les tableurs xls ne sont pas en mesure de faire le lien entre un plan, les bureaux, les objets techniques qui sont dans chaque bureau et les personnes qui occupent le bureau. Concrètement, si une modification est faite au niveau d’un bureau, la GMAO sous excel devra faire l’objet d’une mise à jour manuelle, action particulièrement chronophage et trop coûteuse si les changements sont fréquents.

Dès lors, adopter un véritable logiciel de GMAO pour optimiser sa maintenance semble être plus pertinent que de continuer à utiliser le célèbre tableur.

Pourquoi choisir un vrai logiciel de GMAO plutôt qu’Excel pour gérer sa maintenance ?

Il existe de multiples raisons de choisir un véritable logiciel professionnel plutôt qu’Excel pour gérer sa maintenance.

Qu’est-ce qu’un logiciel de GMAO ?

Contrairement à Excel, un logiciel de GMAO est conçu spécifiquement pour faciliter et optimiser la gestion de la maintenance grâce aux outils numériques. Ce type de solution dispose généralement de modules ou de fonctions qui permettent de :

  • recenser l’ensemble des équipements à entretenir et leurs caractéristiques techniques, notamment en enregistrant les documents correspondant ;
  • planifier et suivre les demandes d’interventions ;
  • saisir des rapports de maintenance ;
  • consulter l’historique des interventions pour chaque équipement ;
  • gérer les droits d’accès et de modification pour chaque type d’utilisateur ;
  • gérer les stocks de pièces détachées ;
  • disposer de statistiques sur la maintenance.

Pourquoi utiliser un logiciel de GMAO plutôt que Excel pour la gestion de la maintenance ?

Un logiciel GMAO permet de gérer plus facilement la maintenance, et surtout de l’optimiser pour améliorer la productivité de l’entreprise.

Des fonctionnalités pensées pour optimiser la maintenance

On l’a vu plus haut, la mise en place d’une solution de GMAO donne accès à des fonctionnalités avancées de gestion de la maintenance. Celles-ci permettent de rationaliser chaque étape de la maintenance, depuis la planification des interventions jusqu’à la gestion des stocks de pièces détachées, en passant par le planning des équipes ou l’analyse du fonctionnement des équipements. Cette rationalisation est la clé pour optimiser la maintenance et rendre ainsi l’entreprise plus productive.

Par ailleurs, un logiciel professionnel de GMAO peut généralement être paramétré de façon à adapter son fonctionnement aux besoins et aux spécificités de l’entreprise qui l’utilise. Cela permet de retrouver la flexibilité et la personnalisation qu’offre l’utilisation d’Excel.

Un accompagnement utile

En adoptant un logiciel de GMAO, une entreprise se dote non seulement d’un outil performant de gestion de la maintenance, mais également de services associés, tels que le support client. Grâce à cet accompagnement, les responsables de la maintenance peuvent exploiter au mieux cet outil sans avoir à chercher eux-mêmes les solutions aux problèmes qu’ils sont susceptibles de rencontrer.

Un coût modéré

La gratuité est souvent mise en avant pour vanter la supériorité d’Excel. Si la mise en place d’un logiciel de GMAO a inévitablement un coût, celui-ci doit néanmoins être relativisé. D’une part, il existe aujourd’hui plusieurs solutions accessibles par abonnement : plutôt que d’acheter à prix fort un logiciel, les entreprises peuvent ainsi y avoir accès moyennant la souscription d’une licence mensuelle ou annuelle, en évitant d’avoir à consentir un investissement financier conséquent et incertain.
D’autre part, les gains de temps et de productivité permis par l’utilisation d’un logiciel de GMAO plutôt que d’Excel compensent largement ce coût et ce, dans un laps de temps assez court.

L’innovation à portée de main

Enfin, une entreprise qui dispose d’une véritable solution de GMAO est en mesure de mettre les avancées technologiques les plus récentes au service de sa productivité. Des innovations comme l’IoT (l’Internet des Objets), le BIM (building information modeling) et le smart building, de plus en plus utilisées dans la maintenance, peuvent ainsi être peu à peu intégrées à son fonctionnement et au travail de ses techniciens. En adoptant un logiciel de GMAO, une entreprise se donne donc la capacité de s’adapter aux évolutions technologiques présentes et futures pour conserver ou améliorer sa compétitivité.

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Bien choisir sa GMAO

L’adoption d’une solution professionnelle de GMAO représente toujours une avancée par rapport à l’utilisation d’un tableur pour gérer sa maintenance. Il est néanmoins important de bien choisir son logiciel pour tirer un maximum de bénéfices de cette mise en place.

On veillera notamment à opter pour une solution mobile, accessible depuis tout appareil connecté, et proposant une ergonomie optimale. La facilité de prise en main de l’outil est en effet cruciale pour que ce changement soit reçu positivement par les équipes et que celles-ci en tirent exploitent tout le potentiel, sans quoi cet investissement pourrait être contre-productif.

Si Excel a pu être par le passé une solution pertinente pour faciliter et améliorer la gestion de la maintenance, ses avantages comparatifs ont peu à peu disparu, au fur et à mesure des progrès des logiciels professionnels de GMAO.

Aujourd’hui, ceux-ci disposent d’atouts considérables qui les rendent bien plus intéressants, et permettent aux entreprises qui les utilisent de réaliser d’importants gains de productivité tout en facilitant le travail de leurs équipes de maintenance. Ils représentent sans aucun doute l’avenir de la maintenance.

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