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Comment bien choisir son logiciel de GMAO ?

12 avril 2022

La mise en place d’un logiciel de GMAO pour améliorer la gestion de la maintenance est généralement une bonne idée qui peut apporter des économies substantielles. Cependant, sa réussite dépend grandement de la solution choisie.

Travailleur portant des lunettes de sécurité

En effet, le choix d’un logiciel inadapté aux besoins de l’entreprise, trop limité en termes de fonctionnalités ou incapable d’évoluer dans le temps ou d’intégrer efficacement d’autres outils numériques peut avoir des conséquences désastreuses.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de GMAO ?

Tout bon logiciel de GMAO doit nécessairement proposer certaines fonctionnalités indispensables.

Gestion des demandes d’intervention

C’est la fonction de base de tout logiciel de GMAO : la gestion des demandes d’intervention. Les utilisateurs d’un équipement ou les occupants d’un immeuble doivent pouvoir créer facilement une demande d’intervention de maintenance dans le logiciel, pour faire appel aux services des techniciens de maintenance lorsqu’ils rencontrent un dysfonctionnement ou une panne. Cette fonctionnalité est indispensable pour la gestion de la maintenance curative.

Inventaire des locaux, actifs et équipements

Un logiciel de GMAO doit vous permettre de recenser tous vos locaux, actifs et équipements. De plus, une solution performante permet de localiser les différents équipements, de les gérer par catégories, d’ajouter des descriptions et des documents.

Lire aussi : Pourquoi choisir une GMAO spécialisée dans le secteur tertiaire pour assurer la maintenance de vos installations ?

Capture d'écran du planificateur et de l'état des travaux
Planificateur de travaux et statut des travaux

Gestion de la maintenance préventive

Une bonne gestion de la maintenance va au-delà des réparations et dépannages qui constituent la maintenance curative ou corrective, et inclut des mesures planifiées, c’est-à-dire de la maintenance préventive.

Concrètement, cela implique de pouvoir mettre en place des plans de maintenance cohérents, de programmer des inspections et contrôles, de s’assurer de la conformité des équipements soumis à une réglementation particulière et de pouvoir visualiser les stocks de pièces détachées.

Lire aussi : Le rôle de la GMAO dans la maintenance préventive

Une GMAO mobile

En choisissant une solution qui met à votre disposition une version mobile, vous permettez à vos techniciens de maintenance d’être beaucoup plus réactifs et efficaces dans leur travail. Ils gagnent ainsi beaucoup de temps s’ils peuvent consulter sur smartphone ou sur tablette l’historique des interventions ou la documentation technique de l’équipement dont ils s’occupent, et saisir leur rapport d’intervention en temps réel.

Lire aussi : Quels sont les atouts de la GMAO mobile pour votre organisation ?

Gestion des personnels et intervenants

Essentielle à la planification des interventions, cette fonctionnalité facilite le suivi des effectifs, notamment les qualifications et habilitations, les temps d’intervention, les incidents et les absences. Elle permet également de suivre la progression des interventions et d’effectuer des réaffectations, de redéployer les équipes en cas d’interventions urgentes.

Une GMAO ouverte à l’écosystème progiciel de l’entreprise

Le temps des GMAO cloisonnées est révolu. En effet, une GMAO joue un rôle stratégique dans la gestion d’un patrimoine et doit de manière native disposer d’interfaces standards afin d’échanger avec tous types de logiciels de l’écosystème : énergie, facturation, inventaire mobilier, sécurité…

Choisir une GMAO adaptée aux activités tertiaires

Pour les professionnels du facility management en particulier et de la gestion de patrimoine immobilier en général, il est essentiel de s’équiper d’une GMAO qui offre des fonctionnalités spécifiques à leur secteur.

La gestion des espaces de travail

Avec l’évolution récente des modes de travail, il est aujourd’hui impensable pour les professionnels chargés de l’entretien et de l’exploitation d’immeubles destinés à des activités tertiaires de ne pas disposer d’une GMAO offrant des fonctions de gestion des espaces de travail : mesure du taux d’occupation, réservation de salles, etc.

Travailleur fixant un fil dans le plafond

L’accès au BIM

Le BIM (Building Information Modeling) est une démarche qui consiste à élaborer une maquette numérique d’un bâtiment pour en faciliter la construction et l’exploitation. Il est de plus en plus utilisé pour gérer la maintenance, à travers le BIM GEM. Un logiciel GMAO capable d’intégrer cette technologie est un véritable atout pour les professionnels de la maintenance, car il facilite la communication, la collaboration et la coordination des interventions de tous les intervenants.

Lire aussi : BIM GEM ou comment faciliter la maintenance d’un bâtiment durant sa phase d’exploitation ?

Le smart building

Le smart building, ou bâtiment intelligent, est un terme qui désigne les technologies numériques qui permettent de recueillir en temps réel des données concernant le fonctionnement d’un bâtiment (taux d’occupation, température, etc.). Grâce à ces données, tous les acteurs de la maintenance peuvent adapter leurs actions en fonction de ces informations et ainsi réduire les coûts d’exploitation, prolonger la durée de vie des installations mais aussi fournir de meilleurs services aux occupants.

Les avantages de cette technologie sont importants, et il est donc fortement recommandé de choisir un logiciel de GMAO capable de recueillir et d’exploiter les données fournies par les capteurs généralement utilisés dans le smart building.

Lire aussi : Smart Building ou comment rendre vos espaces intelligents ?

Logiciel de GMAO gratuit : une bonne idée ?

Pour tout outil informatique, on peut être tenté de trouver une solution gratuite afin de bénéficier des mêmes fonctionnalités que les logiciels payants sans débourser un centime. Cela est-il possible dans le cas de la GMAO ?

Nous ne ferons pas durer le suspens bien longtemps : la réponse est non. Etant donné qu’il n’existe pas de véritable logiciel de GMAO open source, seulement 2 types de solutions pourraient s’apparenter à une GMAO gratuite : Excel et les versions d’essai de logiciels payants.

Peut-on gérer sa maintenance sur Excel ?

La réponse est oui. D’ailleurs, beaucoup d’entreprises l’ont fait pendant longtemps. Mais elles sont aujourd’hui de moins en moins nombreuses. Pourquoi ?

Le logiciel Excel est relativement puissant et polyvalent. Il est donc possible d’y consigner les informations et de consulter toutes les actions réalisées, afin d’effectuer un minimum de suivi de la maintenance.

Cependant, l’accès à l’information et la planification des opérations sont très limités dans Excel, surtout si l’on ne dispose pas en interne d’un expert de ce tableur. Evidemment, il ne propose ni application mobile, ni fonctionnalité spécifique à la maintenance comme la création automatisée de tâches ou l’intégration du BIM.

Par conséquent, Excel peut s’apparenter à un logiciel gratuit de gestion basique de la maintenance, mais ne peut certainement pas être considéré comme l’équivalent d’une GMAO.

Lire aussi : Faut-il utiliser un logiciel GMAO ou Excel pour assurer la gestion de la maintenance ?

Les versions gratuites de GMAO payantes

La plupart des éditeurs de GMAO proposent des versions gratuites de leurs solutions payantes. Mais leur utilisation est limitée dans le temps (entre une semaine et deux mois selon les cas) ou, lorsque ce n’est pas le cas, il s’agit d’une version réduite à des fonctionnalités basiques. Dans tous les cas, elles ne peuvent servir de logiciel de GMAO sur la durée.

Comment calculer le ROI d’une GMAO ?

Le ROI (Return On Investment ou retour sur investissement) d’une GMAO est calculé en divisant les gains apportés par le logiciel par son coût. Par exemple, si la mise en place d’une GMAO qui coûte 2000 euros par an permet d’économiser 30.000 euros par an, son ROI se calcule ainsi : 30000-2000/2000 = 14. Il est alors de 1 400 % par an. La principale difficulté de ce calcul est d’identifier les gains apportés.

Généralement, on estime que la mise en place d’une GMAO permet de réduire les coûts de maintenance de 10 à 20%, selon la solution choisie et le secteur de l’entreprise.

Quels sont les différents logiciels de GMAO pour le tertiaire ?

Retrouvez ci-dessous un comparatif des principaux logiciels de GMAO dédiés aux activités du secteur tertiaire.

Logiciel Principales fonctionnalités présentes Principales fonctionnalités absentes Avantages spécifiques Période d’essai
Mainta
  • Gestion des interventions
  • Gestion des intervenants
  • Gestion des stocks
  • Gestion des achats
  • Gestion des équipements
  • Gestion des fournisseurs
Module « contrôle et sécurité » pour gérer les contraintes réglementaires Inconnue
Spacewell
  • Gestion des interventions
  • Gestion des intervenants
  • Gestion des équipements
  • Gestion des fournisseurs
  • Gestion du budget
  • Gestion des stocks
  • Gestion des achats
  • Module de contrôle de la consommation d’énergie
  • Décompte des charges
Inconnue

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