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Quels sont les atouts de la GMAO mobile pour votre organisation ?

20 septembre 2021

L’utilisation d’une GMAO mobile présente de nombreux avantages pour la maintenance des bâtiments. Elle permet en effet de bénéficier à la fois des atouts d’un logiciel de GMAO tout en bénéficiant de la souplesse et de la mobilité de méthodes de gestion de la maintenance plus anciennes.

Malgré leurs nombreuses qualités, les logiciels de gestion de la maintenance classiques ont du mal à convaincre de nombreuses entreprises, en particulier celles qui doivent assurer la maintenance de bâtiments, qui requiert une grande mobilité des techniciens et opérateurs. Ce constat est dû à leurs limites en matière d’ergonomie et à l’impossibilité de les utiliser directement depuis les lieux d’intervention. C’est pourquoi la GMAO mobile représente une grande avancée, car elle permet de répondre aux enjeux actuels de la maintenance tout en fournissant aux techniciens de maintenance un outil performant adapté à leur activité.

Worker holding a tablet

Avantages et inconvénients d’un logiciel de GMAO classique

La diffusion de la GMAO a permis de nombreuses avancées pour les entreprises gérant des activités de maintenance, mais elle a été freinée dans plusieurs secteurs en raison des contraintes qu’elle impose aux techniciens de maintenance.

Lire aussi : Qu’est-ce qu’une GMAO ?

La gestion de la maintenance sans GMAO

Avant la généralisation des outils informatiques, les entreprises qui cherchaient à rationaliser la gestion de leur maintenance effectuaient un suivi des interventions au format papier, sur des carnets ou des cahiers. Si cette méthode, toujours utilisée aujourd’hui dans certaines entreprises, représente une avancée par rapport à une maintenance sans aucun suivi, elle n’est néanmoins pas très efficace dès lors que l’on recherche certaines informations précises dans l’historique de maintenance ou à analyser celle-ci pour l’optimiser. De plus, les risques de perte d’informations sont particulièrement importants, car les documents papier peuvent facilement être perdus, abîmés ou détruits.

Avec l’apparition de tableurs de type Excel, de nombreuses entreprises ont commencé à utiliser l’outil informatique pour consigner toutes les interventions de maintenance réalisées, une méthode encore largement répandue aujourd’hui. Ainsi, elles réduisent les risques de perte d’informations et facilitent la consultation des actions menées. Cependant, l’analyse de l’historique de maintenance et la planification des interventions à réaliser restent très compliquées voire impossibles.

Lire aussi : Faut-il utiliser un logiciel GMAO ou Excel pour assurer la gestion de la maintenance ?

Certaines entreprises ont vu dans le logiciel Access une possibilité pour gérer une planification de la maintenance préventive ou réglementaire sur une base calendaire. Mais les capacités limitées de cet outil le rendent inopérant dès que les données sur lesquelles il s’appuie atteignent un certain volume.

Dans tous les cas, le partage d’information est très complexe avec tous ces outils qui ne fonctionnent pas en réseau.

Work Assistant

La GMAO, un progrès pour la maintenance

La création de logiciels spécifiquement conçus pour la gestion de la maintenance a permis de rationaliser et d’optimiser celle-ci grâce à des fonctions pensées dans cet objectif. Ces programmes informatiques proposent en effet des fonctionnalités destinées à la gestion des équipements, des stocks de pièces détachées ou du planning des équipes en fonction des interventions à réaliser. Ils permettent également de mettre en place des plans de maintenance préventive ou d’appliquer les procédures de mise en sécurité des équipements avant les interventions. Enfin, les plus performants d’entre eux facilitent la gestion des coûts de la maintenance et proposent un suivi des indicateurs clés de performance (KPI).

L’utilisation de ce type de logiciel de GMAO doit en principe apporter à l’entreprise des bénéfices notables :

  • une plus grande maîtrise des coûts, grâce au suivi des stocks de pièces détachées (et donc des achats) ou à la planification des interventions ;
  • une meilleure productivité, grâce à une meilleure planification et organisation de la maintenance, ce qui réduit le temps d’arrêt des machines ;
  • une meilleure traçabilité : les actions de maintenance étant mieux renseignées et leur historique plus facilement consultable, la gestion de la maintenance est plus transparente et surtout mieux coordonnée entre les différents intervenants.

Les inconvénients de la GMAO classique

Seulement, ces belles promesses sont souvent mises à mal dans la pratique, en raison des caractéristiques de ces logiciels. Ceux-ci sont en effet complexes à installer et difficiles à utiliser. Leur adoption impose un paramétrage compliqué et une longue formation des équipes de maintenance. Celles-ci sont généralement réticentes à les utiliser car ces outils ne sont ni ergonomiques ni conviviaux, ce qui contraste fortement avec les applications de la vie courante. Surtout, ces solutions ne sont pas mobiles, et ne peuvent donc pas être utilisées directement sur les lieux d’intervention, ce qui entraînent des saisies d’informations multiples et chronophages.

Par conséquent, les techniciens de maintenance s’impliquent généralement très peu dans la mise en place de ces logiciels et les utilisent à contre-coeur, car ils leur compliquent la tâche plus qu’ils ne facilitent leur travail. Ce manque d’implication a des conséquences très concrètes pour la gestion de la maintenance, car les informations saisies sont souvent incomplètes ou inexactes, et les méthodes précédemment utilisées tendent à perdurer, ce qui annule en grande partie les bénéfices attendus de la mise en place d’une GMAO.

On trouve ainsi de très nombreux exemples d’entreprises qui ont voulu adopter un logiciel de GMAO mais se sont retrouvées à des difficultés majeures de mise en place, avec notamment des équipes qui n’arrivent pas ou ne veulent pas s’approprier le nouvel outil. C’est pour répondre à ces écueils que de nouveaux éditeurs ont élaboré des applications de GMAO mobile.

Mobile Service Request

La GMAO mobile, une petite révolution

En utilisant une application de GMAO mobile, les équipes de maintenance sont beaucoup plus disposées à exploiter tout le potentiel de la GMAO.

Comment fonctionne une GMAO mobile ?

Concrètement, la GMAO mobile prend la forme d’une application de GMAO utilisable sur tablette ou sur smartphone. Certaines solutions ressemblent beaucoup aux applications de la vie courante disponibles aussi bien sous Android que sous IOS.

Pour être plus précis, les éditeurs de GMAO accessibles en version mobile proposent généralement deux versions de leur solution, toutes fonctionnant en ligne. La version principale, la plus complète, est accessible via un navigateur internet, et donc conçue pour une utilisation sur ordinateur. La version mobile prend la forme d’une application de GMAO Android ou IOS, qui propose une partie des fonctionnalités de la version desktop. Les données disponibles sont bien sûr les mêmes sur les deux versions.

Les avantages d’une application de GMAO mobile

Le principal avantage d’une GMAO mobile est évidemment sa… mobilité. Celle-ci représente un atout majeur, en particulier s’agissant d’un logiciel de maintenance pour les bâtiments. En effet, les techniciens de maintenance qui utilisent une GMAO mobile peuvent saisir leurs rapports d’intervention immédiatement après celle-ci, sans avoir à noter des informations sur un carnet avant de les retranscrire une fois revenus à leur bureau ou à la mémoriser, ce qui implique souvent une perte d’informations. Ils peuvent également accéder aux renseignements nécessaires à leur travail, tels que la fiche technique d’un équipement ou les consignes de sécurité à suivre.

En d’autres termes, la GMAO mobile permet de faire vivre le patrimoine immobilier dans le sens où chaque intervention des techniciens devient une opération de validation ou de complétion sur tous les objets et éléments composant le bâtiment. Dès lors, grâce à la GMAO mobile et à l’intervention facilitée des techniciens, l’ensemble des informations sur le patrimoine immobilier sont mis à jour régulièrement. Le responsable de la maintenance dispose alors d’informations fiables et utiles pour anticiper notamment les interventions futures (maintenance prédictive).

Plus généralement, l’adoption d’une application de GMAO mobile pour gérer la maintenance est généralement très bien accueillie par les techniciens, car son utilisation est plus intuitive que celle d’un logiciel de GMAO classique et rend leurs tâches connexes (rapports, analyse, documents…) plus faciles.

Enfin, la GMAO mobile ouvre la porte à l’utilisation de QR codes ou de puces NFC, grâce auxquelles les équipements peuvent être scannés et identifiés très rapidement par l’application. Cela représente un gain de temps notable pour les opérateurs et évite les confusions entre différents équipements similaires.

Si la différence entre GMAO classique et GMAO mobile peut paraître mineure de prime abord et ne consister qu’à pouvoir utiliser le logiciel sur une tablette ou un smartphone, les répercussions pratiques directes et indirectes des atouts de la GMAO mobile sont en réalité nombreuses et favorisent une plus grande adhésion des équipes à l’outil, une amélioration globale de la gestion de la maintenance et un gain de productivité pour l’entreprise en charge de la maintenance de bâtiments et d’équipements.

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