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Wie wählt man die richtige IPS-System-Software aus?

12. April 2022

Die Implementierung der IPS-System-Software zur Verbesserung des Wartungsmanagements ist im Allgemeinen eine sinnvolle Sache, die erhebliche Einsparungen mit sich bringen kann. Ihr Erfolg hängt jedoch stark von der gewählten Lösung ab.

Arbeiter mit Schutzbrille

Tatsächlich kann die Wahl einer Software, die nicht an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist, katastrophale Folgen haben. Dies kann daran liegen, dass die Funktionalität der Software allzu begrenzt ist, dass sie nicht entwicklungsfähig ist oder nicht effizient in andere digitale Werkzeuge integriert werden kann.

Was sind die wesentlichen Fähigkeiten von IPS-System-Software?

Jede gute IPS-System-Software muss folgende wesentliche Fähigkeiten bieten:

Erstellung von Serviceanfragen (Wartungstickets)

Dies ist die Basisfunktion jeder IPS-System-Software. Wenn Gebäudebenutzer einen Defekt feststellen, sollten sie in der Lage sein, in der Software eine Interventionsanforderung (Ticket) zu erstellen. Diese Fähigkeit ist für das Verwalten der zustandsorientierten Instandhaltung, bei der Techniker gemeldete Probleme beheben, unerlässlich.

Bestandsaufnahme von Räumlichkeiten, Objekten und Geräten

Mithilfe der IPS-System-Software müssen Sie eine Bestandsaufnahme aller Räumlichkeiten, Objekte und Geräte durchführen können. Darüber hinaus können Sie mit einer leistungsstarken Lösung die verschiedenen Geräte lokalisieren, sie nach Kategorien verwalten und Beschreibungen und Dokumente hinzufügen.

Arbeitsauftragsverwaltung

Mit einem guten IPS-System können Sie die verschiedenen Arbeitsaufträge für zustandsorientierte Instandhaltung mit ihrem jeweiligen Workflow und Status definieren. Es sollte Sie in die Lage versetzen, Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben zu kreieren und Zuweisungsregeln zu definieren, um die Zeit für die Zuteilung und Erledigung von Aufträgen zu verringern.

Eine weitere wichtige Anforderung ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter und Lieferanten in einer einzigen Umgebung verwalten und die Einsatzzeiten und die Gesamtleistung im Auge behalten können (SLA-Compliance).

Arbeitsvorbereiter und Arbeitsstatus screenshot
Arbeitsvorbereiter und Arbeitsstatus

Vorbeugendes Instandhaltungsmanagement

Ein effektives Instandhaltungsmanagement geht über die Reparaturen und die Fehlersuche hinaus, die Bestandteil der zustandsorientierten Wartung sind. Dazu gehört auch die geplante Instandhaltung, um Geräteausfälle zu vermeiden, bevor sie eintreten, und um das Unfallrisiko zu verringern.

Konkret heißt das, dass man kohärente Wartungspläne aufstellen, Inspektionen und Kontrollen planen, die Konformität von Geräten, die bestimmten Vorschriften unterliegen, sicherstellen und die Ersatzteilbestände einsehen kann.

Lesen Sie auch: Die Rolle eines IPS-Systems bei der vorbeugenden Wartung

Mobiles IPS-System

Wenn Sie sich für eine Lösung mit einer mobilen Version entscheiden, können Ihre Wartungstechniker viel reaktionsschneller und effizienter arbeiten. Sie sparen viel Zeit, wenn sie alle relevanten Informationen auf ihrem Smartphone oder Tablet abrufen und ihre Arbeitsaufträge von unterwegs aus bearbeiten können. Dazu gehört, dass sie Zugriff auf die Wartungshistorie und die technische Dokumentation der von ihnen betreuten Geräte haben und ihren Einsatzbericht in Echtzeit übermitteln können. Für Gebäudeinspektionen und Zustandsbewertungen liegen die Vorteile einer mobilen Lösung auf der Hand.

Lesen Sie auch: Was sind die wichtigsten Vorteile eines mobilen IPS-Systems für Ihr Unternehmen?

Verwaltung von Personal und Teilnehmern

Diese Funktion ist für die Planung von Einsätzen unerlässlich und erleichtert die Überwachung des Personals, einschließlich Qualifikationen und Berechtigungen, Einsatzzeiten, Vorfällen und Abwesenheiten. Es ermöglicht Ihnen auch, den Fortschritt von Einsätzen zu überwachen und Neuzuweisungen vorzunehmen, um Teams im Falle von dringenden Einsätzen neu zu verteilen.

IPS-System offen für das Software-Ökosystem des Unternehmens

Vorbei sind die Zeiten abgeschotteter IPS-Systeme. Tatsächlich spielen IPS-Systeme beim Asset Management eine strategische Rolle und müssen über native Standardschnittstellen für den Austausch mit allen Arten von Software im Ökosystem verfügen: Energie, Rechnungsstellung, Bestand an Mobiliar…

Auswahl eines IPS-Systems, das an die branchenspezifischen Tätigkeiten angepasst ist

Für Fachleute aus dem Facility- und Immobilienmanagement ist ein IPS-System, das branchenspezifische Funktionen bietet, unerlässlich.

Arbeitsflächenmanagement

Angesichts der jüngsten Entwicklung der Arbeitsmethoden ist es für Fachleute, die für die Instandhaltung und den Betrieb von Bürogebäuden zuständig sind, heute undenkbar, ein IPS-System zu haben, das keine Funktionen für das Arbeitsflächenmanagement bietet: Messung von Belegungsraten, Raumbuchungen usw.

Arbeiter, der ein Kabel in der Decke befestigt

Zugriff auf BIM

BIM (Building Information Modeling; dt. Gebäudedatenmodellierung) ist ein Ansatz, bei dem ein digitales Modell eines Gebäudes entwickelt wird, um dessen Planung, Bau und Betrieb zu erleichtern. Es wird zunehmend für die Verwaltung von Anlagenbeständen und die Instandhaltung eingesetzt. Eine IPS-System-Software, die diese Technologie integrieren kann, bietet Profis im Bereich der Instandhaltung den großen Vorteil einer Erleichterung der Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordinierung der Einsätze aller Beteiligten.

Lesen Sie auch: BIM für FM oder wie man die Instandhaltung von Gebäuden während der Betriebsphase erleichtern kann

Intelligente Gebäude

Mit dem Begriff „intelligentes Gebäude“ werden die digitalen Technologien beschrieben, die es ermöglichen, in Echtzeit Daten über den Betrieb eines Gebäudes (Belegung, Temperatur usw.) zu sammeln. Dank dieser Daten können alle an der Instandhaltung Beteiligten ihre Maßnahmen anpassen und die Betriebskosten senken, während sie gleichzeitig die Lebensdauer der Anlagen verlängern und den Nutzern einen besseren Service bieten.

Diese Technologie bietet erhebliche Vorteile. Es wird daher dringend empfohlen, eine IPS-System-Software zu wählen, die in der Lage ist, Daten zu erfassen und zu nutzen, die von den in intelligenten Gebäuden typischerweise eingesetzten Sensoren geliefert werden.

Lesen Sie auch: Was ist ein intelligentes Gebäude?

Kostenlose IPS-System-Software: eine gute Idee?

Bei jedem IT-Tool könnte versucht sein, eine kostenlose Lösung zu finden, um die gleichen Funktionen wie bei kostenpflichtiger Software nutzen zu können, ohne einen Cent dafür zu bezahlen. Gilt das auch für IPS-System-Software?

Wir wollen Sie nicht länger auf die Folter spannen: Die Antwort lautet nein. Da es keine echte Open-Source-IPS-System-Software gibt, kommen nur 2 Arten von Lösungen als kostenlose IPS-System-Software in Frage: Excel und Testversionen von kostenpflichtiger Software.

Können wir Excel für die Verwaltung unserer Instandhaltung verwenden?

Die Antwort lautet ja. In der Tat war dies in vielen Unternehmen lange Zeit gängige Praxis. Heutzutage ist dies jedoch immer seltener der Fall. Warum?

Die Tabellenkalkulationssoftware Excel ist recht leistungsstark und vielseitig. So ist es möglich, Informationen zu erfassen und abzurufen, wodurch die Nachverfolgung der Wartung auf ein Minimum begrenzt wird.

Der Zugang zu Informationen und die Planung von Arbeiten sind jedoch sehr eingeschränkt, insbesondere wenn Sie keinen internen Excel-Experten haben. Natürlich bietet die Tabellenkalkulationssoftware auch keine mobile Anwendung oder instandhaltungsspezifische Funktionen wie die automatische Erstellung von Aufgaben oder die BIM-Integration.

Daher kann Excel zwar als kostenlose Software für ein einfaches Instandhaltungsmanagement betrachtet werden, sie ist aber sicherlich nicht mit einem IPS-System gleichzusetzen.

Lesen Sie auch: Sollten Sie zur Verwaltung der Instandhaltung eine IPS-Anwendung oder Excel verwenden?

Die kostenlosen IPS-System-Versionen

Die meisten IPS-System-Hersteller bieten kostenlose Versionen ihrer kostenpflichtigen Lösungen an. Ihre Nutzung ist jedoch zeitlich begrenzt (je nachdem zwischen einer Woche und zwei Monaten) oder – wenn dies nicht der Fall ist – handelt es sich um eine auf die Grundfunktionen reduzierte Version. In jedem Fall können diese Versionen nicht dauerhaft als IPS-System-Software verwendet werden.

Wie berechnet man den ROI eines IPS-Systems?

Der Return on Investment (ROI) eines IPS-Systems wird berechnet, indem man den durch die Software erzielten Gewinn durch ihre Kosten teilt. Wenn Sie zum Beispiel durch die Einführung eines IPS-Systems, das 2.000 Euro pro Jahr kostet, 30.000 Euro pro Jahr einsparen können, berechnet sich der ROI wie folgt: (30.000-2.000)/2.000 = 14. Das sind dann 1.400 % pro Jahr. Die größte Schwierigkeit bei dieser Berechnung besteht darin, den erzielen Gewinn zu ermitteln.

Im Allgemeinen geht man davon aus, dass die Wartungskosten durch die Einführung eines IPS-Systems um 10 bis 20 % gesenkt werden, je nach der gewählten Lösung und dem Tätigkeitsbereich des Unternehmens.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, können Sie sich gerne an unsere Experten wenden. Klicken Sie bitte auf den untenstehenden Link, um ein Gespräch zu beginnen.

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