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Sollten Sie für die Verwaltung Ihrer Instandhaltung eine CMMS-Software oder Excel verwenden?

29. März 2021

Eine der vielen Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Excel ist der Aufbau eines CMMS (Computerized Maintenance Management System). Obwohl Excel nicht speziell für diesen Zweck entwickelt wurde, wird es von vielen Unternehmen seit Langem für die Verwaltung ihrer Instandhaltung eingesetzt, anstatt eine speziell hierfür konzipierte Software zu verwenden.

Warum also eine CMMS-App verwenden, wenn Excel die gleiche Funktion erfüllen kann? In der Praxis ist das Instandhaltungsmanagement viel einfacher und effizienter, wenn man eine spezielle und innovative Lösung verwendet und nicht nur ein simples Tabellenkalkulationsprogramm, das trotz offensichtlicher Vorteile viele Einschränkungen aufweist.

Nahaufnahme der Eingabetaste der Tastatur

Sein eigenes CMMS aus Excel erstellen

Excel, das bekannte Tabellenkalkulationsprogramm, wird von vielen Unternehmen eingesetzt, um die Instandhaltung zu organisieren.

Warum Excel für die Verwaltung Ihrer Instandhaltung verwenden?

Wer sich mit Excel auskennt, weiß, dass man damit ein eigenes CMMS erstellen kann. Mit etwas Zeit und Erfindungsreichtum kann Excel zu einem nützlichen Tool für die Planung von Wartungsterminen, die Verwaltung von Geräten oder die Bestandsaufnahme werden.

Microsoft Excel hat in der Tat mehrere Vorteile:

  • Es ist kostenlos (vorausgesetzt, es ist bereits auf den Computern des Unternehmens installiert, was häufig der Fall ist);
  • Es erfordert keine hochspezialisierte Schulung;
  • Es bietet große Flexibilität, da viele verschiedene Arten von Daten in der Tabelle gespeichert werden können;
  • Es ist leicht anzupassen;
  • Es ermöglicht den einfachen Austausch von Informationen zwischen den Mitarbeitern.

Aus all diesen Gründen hat Excel kurz nach seiner Markteinführung schnell die Papierdokumente in der Industrie ersetzt. Noch heute wird es von vielen Unternehmen verwendet, insbesondere von KMU, weil es für diese die günstigste Lösung ist.

Eingeschränkte Möglichkeiten von Excel beim CMMS

Dennoch weist Excel bei der Optimierung des Instandhaltungsmanagements erhebliche Einschränkungen auf:

  • Es bietet keine Alarm- oder Benachrichtigungsfunktion;
  • Es kann kaum von mehreren Personen gleichzeitig benutzt werden;
  • Aufgrund des inhärenten Fehlerrisikos oder möglicher Probleme bei der Aktualisierung der Dokumente besteht eine gewisse Unsicherheit hinsichtlich der Zuverlässigkeit der verfügbaren Daten;
  • Es führt zu einer übermäßigen Zentralisierung von Informationen. Und ein gutes Instandhaltungsmanagement hängt insbesondere von dem gegenseitigen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Parteien ab;
  • Die Möglichkeiten der Big-Data-Analyse und der Querverweise sind begrenzt.

Im Allgemeinen behindert Excel den Informationsaustausch, die Zusammenarbeit und die Teamarbeit, die für das Engagement der Wartungsteams von großer Bedeutung sind. Es fehlen auch Funktionen, die speziell zur Erleichterung des Instandhaltungsmanagements und der Verwaltung des Arbeitsbereichs entwickelt wurden – eine verpasste Gelegenheit für Mitarbeiter oder Büroangestellte, die von einer Anwendung profitieren könnten, die ihren Arbeitsalltag angenehmer gestalten würde.

Außerdem sind Excel-Tabellen nicht in der Lage, einen Grundriss korrekt mit den darauf befindlichen Büros, den Geräten in jedem Büro und den entsprechenden Personen in den Büros zu verknüpfen. In der Praxis muss ein CMMS in Excel manuell aktualisiert werden, wenn in einem Büro Änderungen vorgenommen werden – ein besonders zeit- und kostenaufwändiger Prozess, falls diese Änderungen häufig auftreten.

In diesem Fall ist die Einführung einer speziellen CMMS-Anwendung zur Optimierung der Wartungsarbeiten sinnvoller als die weitere Verwendung von Excel.

Warum für die Verwaltung Ihrer Instandhaltung eine spezielle CMMS-Anwendung anstelle von Excel wählen?

Es gibt viele gute Gründe sich bei der Verwaltung der Instandhaltung für eine spezielle professionelle Software-Anwendung anstelle von Excel zu entscheiden.

Was ist eine CMMS-Anwendung?

Im Gegensatz zu Excel sind CMMS-Anwendungen speziell darauf ausgerichtet, das Instandhaltungsmanagement durch den geschickten Einsatz digitaler Tools zu erleichtern und zu optimieren. Diese Lösung verfügt im Allgemeinen über Module oder Funktionen, die Ihnen Folgendes ermöglichen:

  • Auflistung aller Ausrüstungsgegenstände, die zu warten sind, und zwar mit ihren technischen Merkmalen, einschließlich Kopien der jeweiligen Dokumentation;
  • Planung und Verfolgung aller Anfragen für Servicetermine;
  • Ausfüllen und Bearbeiten von Wartungsberichten;
  • Überprüfung der Wartungshistorie für jedes Gerät;
  • Verwaltung der Datenzugriffs- und Bearbeitungsrechte für jede Art von Benutzer;
  • Verwaltung der Ersatzteilbestände;
  • Erfassung von Statistiken über Wartungsarbeiten.

Es ist keine leichte Aufgabe, CMMS zu verstehen. Erfahren Sie mehr mithilfe unseres speziellen Artikels.

Warum für die Verwaltung Ihrer Instandhaltung eine spezielle CMMS-Anwendung anstelle von Excel verwenden?

Eine CMMS-Anwendung erleichtert nicht nur die Verwaltung der Instandhaltung, sondern optimiert diese vor allem und steigert dadurch die Produktivität Ihres Unternehmens.

Funktionen zur Optimierung der Instandhaltung

Wie bereits erwähnt, bietet Ihnen eine spezielle CMMS-Lösung Zugang zu erweiterten Funktionen für das Instandhaltungsmanagement. Mit diesen Funktionen können Sie jeden Schritt des Wartungsprozesses rationalisieren, von der Planung der Servicetermine über die Verwaltung des Ersatzteilbestands bis hin zur Planung von Arbeitsschichten und Betriebsanalysen. Rationalisierung ist der Schlüssel zur Optimierung der Instandhaltung und zur Steigerung der Produktivität eines Unternehmens.

Zudem kann eine professionelle CMMS-Anwendung in der Regel an die spezifischen Bedürfnisse und Besonderheiten des Unternehmens angepasst werden. So erhalten Sie das gleiche Maß an Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten wie mit Excel.

Ein nützliches Hilfsmittel

Mit der Entscheidung für eine CMMS-Anwendung erhält das Unternehmen nicht nur ein leistungsfähiges Tool für das Instandhaltungsmanagement, sondern auch damit verbundene Dienstleistungen, wie z. B. den Kundendienst. Mit einer solchen Unterstützung können sich Instandhaltungsmanager sicher sein, dass sie ihr Softwaretool schnell optimal nutzen können, anstatt Zeit damit zu verbringen, selbst nach Lösungen für Probleme zu suchen, die voraussichtlich irgendwann auftauchen werden.

Reduziert Kosten

Die Tatsache, dass Excel fast kostenlos ist, wird oft als einer der Hauptvorteile angesehen. Obwohl eine CMMS-Anwendung unweigerlich Kosten verursacht, ist es wichtig, bei der Betrachtung der Kosteneffizienz einer solchen Lösung einen Schritt zurückzutreten und das Gesamtbild zu betrachten. Erstens können die Kosten in Form eines Abonnements gezahlt werden: Anstatt eine unbefristete Lizenz zu erwerben und den vollen Preis zu zahlen, können Unternehmen für eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr Zugang zu der Anwendung erhalten und so eine beträchtliche und unsichere finanzielle Investition vermeiden.
Darüber hinaus – und das ist vielleicht noch wichtiger – werden die Zeitersparnis und die Produktivitätsgewinne, die durch den Einsatz einer CMMS-Anwendung anstelle von Excel erzielt werden, die Kosten in relativ kurzer Zeit mehr als ausgleichen.

Innovation – jederzeit zu Ihrer Verfügung

Schließlich kann jedes Unternehmen, das eine spezielle CMMS-Anwendung einsetzt, die Vorteile der neuesten Technologien nutzen, um seine Produktivität zu verbessern. Innovationen, wie das Internet der Dinge (IoT), BIM (building information modeling) und intelligente Gebäude, die heute zunehmend in der Instandhaltung eingesetzt werden, können schrittweise in die Abläufe Ihres Unternehmens und in die Arbeit Ihrer Ingenieure integriert werden. Durch die Einführung einer CMMS-Anwendung ist Ihr Unternehmen in der Lage, sich an aktuelle und zukünftige technologische Entwicklungen anzupassen und seine Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und zu verbessern.

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Die richtige CMMS-Anwendung auswählen

Die Einführung einer professionellen CMMS-Lösung ist in jedem Fall ein Fortschritt gegenüber der Verwendung einer Tabellenkalkulation zur Verwaltung der Instandhaltungsarbeiten eines Unternehmens. Allerdings ist es wichtig, die richtige Software auszuwählen, um die Vorteile einer solchen Implementierung voll auszuschöpfen.

Insbesondere ist es wichtig, eine mobile Lösung zu wählen, die auf jedem angeschlossenen Gerät zur Verfügung steht und zudem benutzerfreundlich ist. In der Tat ist die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung entscheidend dafür, dass die Umstellung von den Mitarbeitern gut angenommen wird und sie das Potenzial der Anwendung voll ausschöpfen – denn sollte diese Voraussetzung nicht erfüllt sein, könnte dies die Investition kontraproduktiv machen.

Obwohl Excel früher wohl eine angemessene Lösung zur Erleichterung und Verbesserung des Instandhaltungsmanagements war, sind seine Vorteile mit der Verbesserung professioneller CMMS-Anwendungen allmählich verschwunden.

Heutzutage bieten gezielte CMMS-Anwendungen viele wertvolle Vorteile, die sie zu einer besseren Wahl machen und es Unternehmen ermöglichen, erhebliche Produktivitätssteigerungen zu erzielen und gleichzeitig die Arbeit ihrer Instandhaltungsteams zu erleichtern. Diese modernen Tools sind zweifellos die Speerspitze, wenn es um die Zukunft der Instandhaltung geht.

Häufig gestellte Fragen

Wie gelingt die Umstellung Ihres Instandhaltungsmanagement von Excel auf eine CMMS-Software?

Eine CMMS-Software sieht in der Regel die Übertragung von Statistiken aus dem alten Tool (in diesem Fall Excel) vor. Sollten Sie Zweifel haben, zögern Sie nicht, eine kostenlose Testversion auf der Spacewell-Website anzufordern, um weitere Informationen zu erhalten.

Welche zusätzlichen Funktionen bringt eine CMMS-Software im Vergleich zu Excel mit sich?

Im Gegensatz zu Excel bietet eine CMMS-Software eine umfassendere Lösung für das Instandhaltungsmanagement. Excel ist beispielsweise nicht optimal, wenn Sie mit mehreren Personen zusammenarbeiten oder zuverlässige Daten in Echtzeit benötigen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, können Sie sich gerne an unsere Experten wenden. Klicken Sie bitte auf den untenstehenden Link, um ein Gespräch zu beginnen.

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