Nous sommes ravis d’annoncer un partenariat avec VergeSense, une entreprise spécialisée dans l’intelligence des espaces de travail qui aide les entreprises à comprendre comment les espaces sont utilisés et à planifier plus efficacement leurs besoins futurs. Ensemble, nous associons la vision opérationnelle du portefeuille de Spacewell aux capacités de planification prédictive de VergeSense, offrant ainsi aux équipes chargées de l’immobilier, des espaces de travail et des finances une voie plus rapide et plus solide pour passer des données relatives aux espaces de travail à des décisions mieux fondées.
Ce partenariat définit une orientation commune : un avenir dans lequel les données relatives aux espaces de travail, déjà disponibles dans Spacewell Workplace, sont intégrées à VergeSense Predictive Planning, afin que chaque bureau puisse être planifié en continu sur la base de ses propres données, au sein des systèmes que les équipes utilisent déjà. Les deux volets de cette vision existent déjà sur le marché. C’est leur interconnexion qui constitue la nouveauté.
Le problème que cela résout
Les entreprises n’ont jamais généré autant de données sur l’utilisation de leurs locaux, et pourtant, les décisions relatives à l’espace continuent d’être prises comme elles l’ont toujours été : en fonction des prévisions d’effectifs, du nombre de postes de travail par employé et d’une vision qui se forme avant même que quiconque ne l’ait testée. Un bail doit être renouvelé dans neuf mois. Deux étages semblent sous-utilisés, mais personne ne peut dire dans quelle mesure, ni quelles équipes en ressentiraient les conséquences si elles devaient les quitter. Le même schéma se répète lors des regroupements, des réaménagements et de chaque révision de la politique de travail hybride.
Les éléments qui permettraient de trancher ces questions existent déjà : plans d’étage et répartition des espaces, réservations de salles, données relatives aux badges, données des capteurs, réseau Wi-Fi, visioconférences, demandes de service, indicateurs d’expérience des employés. Presque aucune de ces informations n’est prise en compte dans la prise de décision, car elles sont dispersées dans des outils distincts, chacun conçu pour enregistrer ce qui s’est passé plutôt que pour anticiper les besoins futurs.
La solution par défaut consiste donc à confier cette question à un prestataire externe. Une étude sur le lieu de travail dure entre trois et six mois et coûte entre 250 000 et 1,5 million de dollars, voire plus ; or, elle est déjà obsolète dès sa publication, car les conditions ont évolué pendant la durée de l’étude. Dès que les effectifs, la politique d’entreprise ou le taux de présence changent, la réponse est à nouveau erronée et le cycle recommence à zéro. Une grande partie de ces dépenses sert à reconstituer des données que le client génère déjà quotidiennement, dans des systèmes pour lesquels il paie déjà.
Ce qu’apporte chaque plateforme
Ce partenariat associe deux fonctionnalités qui, chacune de leur côté, éliminent toute approximation dans leur partie respective du processus de planification des espaces de travail :
- Partez des données dont vous disposez déjà, et non d’un nouveau projet de collecte. Spacewell gère le système de référence du parc immobilier ainsi que la couche dédiée à l’expérience des collaborateurs, là où les personnes interagissent quotidiennement avec l’espace. Chacune de ces interactions constitue un indicateur : ce qui est réservé et ce qui ne l’est pas, la manière dont les équipes se déplacent dans un étage au cours d’un trimestre, les zones où les demandes de service se concentrent. Pour de nombreuses organisations, ces données sont déjà structurées, à jour et disponibles en temps réel ; il n’est donc pas nécessaire de financer un nouveau projet de collecte ni d’installer de matériel avant de pouvoir commencer.
- Élaborez vos stratégies en fonction des comportements réels de vos collaborateurs, et non sur la base d’hypothèses. La solution de planification prédictive VergeSense s’appuie sur un modèle spatial de grande envergure exclusif qui prévoit l’utilisation d’un espace par les occupants sur des milliers de journées de travail plausibles, mettant en évidence la capacité d’accueil, l’impact d’un changement de politique de travail hybride et la combinaison optimale de types d’espaces avant même que quiconque n’emménage.
- Évaluez les fonctions que vous envisagez d’occuper, et pas seulement celles que vous exercez actuellement. Le profil comportemental d’un portefeuille actuel permet d’évaluer un espace potentiel avant la signature d’un bail, en montrant comment cet espace serait perçu par vos collaborateurs, plutôt que de se fier à une compatibilité générique.
- Prenez des décisions justifiables, plus rapidement. En quelques heures seulement, et non en plusieurs mois, élaborer un plan assorti d’économies, d’un délai de rentabilité et d’un retour sur investissement, fondé sur le contexte opérationnel du côté de Spacewell et sur les comportements observés du côté de VergeSense, afin que les équipes puissent répondre à la fois aux questions « Comment cet espace fonctionne-t-il réellement ? » et « De quoi aura-t-il besoin ensuite ? »
L’objectif commun est de mettre en place un processus d’aide à la décision qui permette aux équipes de l’entreprise de passer de « nous pensons que ce service ne fonctionne pas » à « voici un plan fondé sur des données comportementales que nous pouvons présenter à la direction », et ce en un temps et à un coût bien inférieurs à ceux d’un cycle de conseil traditionnel.
La puissance qui anime chaque plateforme
référentiel comportemental illustrant la manière dont les espaces de travail d’entreprise sont réellement utilisés, alimenté par plus de huit ans de données sur les comportements réels sur le lieu de travail, couvrant plus de 250 millions de pieds carrés. Les clients utilisant la solution « VergeSense Predictive Planning » ont appliqué ce modèle pour optimiser la taille de leurs portefeuilles immobiliers, réaménager leurs bureaux et éviter des dépenses immobilières inutiles se chiffrant en millions, notamment 1,5 million de dollars de coûts d’agrandissement par étage évités pour l’équipe immobilière mondiale d’un détaillant.
Spacewell apporte l’autre volet de l’équation : le socle opérationnel sur lequel repose le lieu de travail. Des portefeuilles d’entreprises comptant des centaines de bâtiments fonctionnent aujourd’hui sur Spacewell, et la plateforme relie les informations relatives aux espaces de travail, à l’immobilier, aux installations, à la maintenance et à l’énergie autour d’un même ensemble de données sous-jacentes sur le portefeuille et les espaces. Cela en fait non seulement un système d’enregistrement, mais aussi le tableau le plus à jour du fonctionnement d’un portefeuille, ce qui correspond exactement aux données dont une prévision a besoin. Les deux entreprises partagent ici deux engagements : que les données restent sécurisées et soumises à une gouvernance rigoureuse, traitées conformément aux normes de confidentialité auxquelles les entreprises européennes tiennent à juste titre, et que l’intelligence artificielle serve à rendre les équipes chargées de l’immobilier, des lieux de travail et des installations plus rapides et mieux informées, et non à rendre leur jugement superflu.
Ce qui nécessitait auparavant une étude de trois à six mois, fournie sous forme de fichier PDF déjà obsolète à la réception, peut désormais s’appuyer sur les données dont dispose déjà une organisation et être réévalué chaque fois que l’environnement de travail évolue.
Ensemble, ces deux plateformes se sont donné pour objectif de combler un fossé de longue date dans la prise de décision relative aux espaces de travail : l’écart entre les données qui montrent comment un espace est réellement utilisé et le plan qui détermine son avenir.
Façonner l’avenir de la prise de décision en milieu professionnel
Le partenariat entre VergeSense et Spacewell reflète une évolution plus générale dans la manière dont les entreprises abordent les décisions relatives aux espaces de travail : elles s’éloignent des missions de conseil ponctuelles et des références statiques pour s’orienter vers des systèmes connectés qui permettent aux équipes de prendre des décisions plus rapides et mieux fondées concernant les espaces que leurs collaborateurs utiliseront réellement.
Chacun d’entre nous a éliminé les incertitudes liées à la moitié de ce problème. Spacewell gère l’environnement de travail et consigne les données relatives à son fonctionnement. VergeSense transforme les comportements en prévisions des besoins d’un espace. Alors que les organisations doivent faire face à la consolidation de leur portefeuille immobilier, à l’évolution du travail hybride et à une pression croissante pour justifier leurs dépenses immobilières, le défi passionnant qui les attend consiste à établir le lien entre ces deux éléments.
Consultez un spécialiste
Si l’une de ces situations correspond à votre propre portefeuille, nous sommes prêts à en discuter avec vous. Pour la plupart des équipes, cela commence par une décision qu’elles doivent déjà prendre et par la volonté de tirer davantage parti des données dont elles disposent déjà.
