Nos alegra anunciar nuestra colaboración con VergeSense, una empresa especializada en inteligencia del lugar de trabajo que ayuda a las empresas a comprender cómo se utilizan los espacios y a planificar de forma más eficaz para satisfacer las necesidades futuras. Juntos, estamos combinando la visión operativa que tiene Spacewell de la cartera con las capacidades de planificación predictiva de VergeSense, lo que ofrece a los equipos inmobiliarios, de espacios de trabajo y financieros una vía más rápida y sólida para pasar de los datos sobre los espacios de trabajo a tomar decisiones mejor fundamentadas.
Esta colaboración marca un rumbo común: un futuro en el que los datos del lugar de trabajo, que ya están en Spacewell Workplace, se integren en VergeSense Predictive Planning, de modo que cualquier oficina se pueda planificar de forma continua basándose en sus propios datos, dentro de los sistemas que los equipos ya utilizan. Ambas partes de este panorama ya existen en el mercado. Lo nuevo es la conexión entre ellas.
El problema que esto resuelve
Las empresas nunca han generado tantos datos sobre cómo se usa su espacio de trabajo, pero las decisiones sobre el espacio siguen tomándose más o menos como siempre: basándose en previsiones de plantilla, ratios de puestos de trabajo y una idea preconcebida antes de que nadie lo pruebe. El contrato de alquiler vence dentro de nueve meses. Hay dos plantas que parecen estar infrautilizadas, pero nadie sabe en qué medida, ni qué equipos se verían afectados si se quedaran sin ellas. Lo mismo ocurre con las fusiones, las reformas y cada revisión de las políticas híbridas.
Ya existen pruebas que resolverían esas dudas. Planos de planta y distribución de espacios, reservas de salas, datos de tarjetas de identificación, datos de sensores, wifi, videoconferencias, solicitudes de servicio, indicadores de la experiencia de los empleados. Casi nada de eso llega a la toma de decisiones, porque está repartido en herramientas distintas, cada una diseñada para registrar lo que ha pasado en lugar de predecir lo que se va a necesitar después.
Así que lo habitual es externalizar la cuestión. Un estudio del lugar de trabajo dura entre tres y seis meses y cuesta entre 250.000 y 1,5 millones de dólares o más, y ya está desactualizado cuando sale porque las condiciones han cambiado mientras se realizaba. En cuanto cambia la plantilla, la política o la asistencia, la respuesta vuelve a ser errónea y el ciclo vuelve a empezar desde cero. Gran parte de ese gasto se destina a reconstruir datos que el cliente ya genera cada día, en sistemas por los que ya paga.
Qué ofrece cada plataforma
Esta colaboración combina dos capacidades que, cada una a su manera, eliminan las conjeturas de su parte del proceso de planificación del espacio de trabajo:
- Empieza por los datos que ya tienes, no por un nuevo proyecto de recopilación. Spacewell gestiona el sistema de registro de la cartera y la capa de experiencia de los empleados, donde las personas interactúan con el espacio cada día. Cada una de esas interacciones es una señal: qué se reserva y qué se deja de lado, cómo se mueven los equipos por una planta a lo largo de un trimestre, dónde se concentran las solicitudes de servicio. Para muchas organizaciones, esos datos ya están estructurados, actualizados y en tiempo real, así que no hace falta financiar ningún nuevo proyecto de recopilación ni instalar ningún hardware antes de poder empezar.
- Planifica teniendo en cuenta los patrones de comportamiento reales de tus empleados, no las suposiciones. VergeSense Predictive Planning se basa en un modelo espacial a gran escala propio que predice cómo se utilizará un espacio a lo largo de miles de jornadas laborales plausibles, mostrando la capacidad disponible, el efecto de un cambio en la política de trabajo híbrido y la combinación adecuada de tipos de espacios antes de que nadie se mude.
- Evalúa los cargos que te interesan, no solo los que ya ocupas. El perfil de comportamiento de una cartera actual te permite evaluar un espacio potencial antes de firmar el contrato de alquiler, mostrándote cómo se adaptaría esa superficie a tu equipo, en lugar de basarte en una valoración genérica.
- Toma decisiones bien fundamentadas, más rápido. En cuestión de horas, en lugar de meses, se elabora un plan que incluye ahorro, amortización y retorno de la inversión, basado en el contexto operativo de Spacewell y en el comportamiento observado por parte de VergeSense, para que los equipos puedan responder tanto a la pregunta «¿cómo funciona realmente este espacio?» como a «¿qué se necesitará a continuación?».
El objetivo común es crear un flujo de trabajo de apoyo a la toma de decisiones que ayude a los equipos de las empresas a pasar de «creemos que esta planta no funciona» a «aquí tenéis un plan basado en el comportamiento que podemos presentar al equipo directivo», en una fracción del tiempo y del coste que supone el ciclo de consultoría tradicional.
El poder que hay detrás de cada plataforma
un modelo de referencia basado en el comportamiento que refleja cómo se utilizan realmente los espacios de trabajo de las empresas, entrenado con más de ocho años de datos reales sobre el comportamiento en el lugar de trabajo en más de 250 millones de pies cuadrados. Los clientes que usan VergeSense Predictive Planning han aplicado el modelo para ajustar el tamaño de sus carteras inmobiliarias, rediseñar oficinas y evitar millones en gastos inmobiliarios innecesarios, incluyendo 1,5 millones de dólares en costes de ampliación por planta que se han evitado para el equipo inmobiliario corporativo global de una cadena minorista.
Spacewell aporta la otra mitad de la ecuación: la base operativa sobre la que funciona el lugar de trabajo. Hoy en día, carteras empresariales con cientos de edificios funcionan con Spacewell, y la plataforma conecta la información sobre el lugar de trabajo, los inmuebles, las instalaciones, el mantenimiento y la energía en torno a los mismos datos subyacentes de la cartera y los espacios. Eso la convierte no solo en un sistema de registro, sino en la visión más actualizada de cómo funciona una cartera, que es precisamente la información que necesita una previsión. Ambas empresas comparten dos compromisos en este sentido: que los datos se mantengan seguros y controlados, gestionados según los estándares de privacidad que las empresas europeas exigen con razón, y que la IA esté ahí para que los equipos de inmuebles, lugares de trabajo e instalaciones trabajen más rápido y estén mejor informados, no para que su criterio resulte innecesario.
Lo que antes requería un estudio de entre tres y seis meses, que se entregaba en formato PDF y ya estaba desactualizado al recibirlo, ahora puede partir de los datos que ya tiene la organización y revisarse cada vez que haya cambios en el lugar de trabajo.
Juntas, las dos plataformas se proponen cerrar una brecha que existe desde hace tiempo en la toma de decisiones sobre el lugar de trabajo: la distancia entre los datos que muestran cómo se utiliza realmente un espacio y el plan que decide qué va a pasar con él a continuación.
Dando forma al futuro de la toma de decisiones en el ámbito laboral
La colaboración entre VergeSense y Spacewell refleja un cambio más amplio en la forma en que las empresas abordan las decisiones relacionadas con el lugar de trabajo: se alejan de los proyectos de consultoría puntuales y los puntos de referencia estáticos, y se orientan hacia sistemas conectados que permiten a los equipos tomar decisiones más rápidas y mejor fundamentadas sobre los espacios que su personal va a utilizar realmente.
Cada uno de nosotros ha resuelto la parte más complicada de este problema. Spacewell gestiona el lugar de trabajo y lleva un registro de cómo funciona. VergeSense convierte el comportamiento en una previsión de lo que necesitará un espacio. A medida que las organizaciones se enfrentan a la consolidación de su cartera, a la evolución del trabajo híbrido y a la creciente presión para justificar el gasto en inmuebles, el reto interesante que tenemos por delante es conectar ambas cosas.
Habla con un especialista
Si algo de esto se ajusta a tu propio portafolio, estamos listos para hablar. Para la mayoría de los equipos, todo empieza con una decisión a la que ya se enfrentan y con sacar más partido a los datos que ya tienen.
