We zijn verheugd om een samenwerking aan te kondigen met VergeSense, een bedrijf dat zich bezighoudt met werkplekinformatie en dat ondernemingen helpt inzicht te krijgen in het gebruik van ruimtes en effectiever te plannen voor toekomstige behoeften. Samen koppelen we het operationele overzicht van Spacewell over de vastgoedportefeuille aan de voorspellende planningsmogelijkheden van VergeSense, waardoor vastgoed-, werkplek- en financiële teams sneller en op een beter onderbouwde manier op basis van werkplekgegevens tot beter onderbouwde beslissingen kunnen komen.
Het partnerschap zet een gezamenlijke koers uit: een toekomst waarin de werkplekgegevens die al in Spacewell zijn opgeslagen, worden geïntegreerd in VergeSense Predictive Planning, zodat elk kantoor continu kan worden gepland op basis van zijn eigen gegevens, binnen de systemen die de teams nu al gebruiken. Beide onderdelen van dat geheel zijn vandaag de dag al op de markt aanwezig. De koppeling tussen beide is wat nieuw is.
Het probleem dat hiermee wordt opgelost
Bedrijven hebben nog nooit zoveel gegevens verzameld over het gebruik van hun werkplek, maar beslissingen over de ruimte worden nog steeds op vrijwel dezelfde manier genomen als altijd: op basis van personeelsprognoses, het aantal werkplekken per medewerker en een beeld dat is gevormd voordat iemand het daadwerkelijk heeft getest. Over negen maanden moet het huurcontract worden verlengd. Twee verdiepingen lijken onderbenut, maar niemand kan zeggen in welke mate, of welke teams er last van zouden hebben als ze zouden vertrekken. Hetzelfde patroon doet zich voor bij samenvoegingen, verbouwingen en elke herziening van het hybride beleid.
Het bewijsmateriaal dat deze vragen zou kunnen beantwoorden, is al voorhanden. Plattegronden en ruimteindelingen, zaalreserveringen, badgegegevens, sensorgegevens, wifi, videoconferenties, serviceverzoeken, signalen over de werknemerservaring. Bijna niets daarvan wordt meegenomen in de besluitvorming, omdat het verspreid is over afzonderlijke tools, die stuk voor stuk zijn ontworpen om vast te leggen wat er is gebeurd, in plaats van te voorspellen wat er vervolgens nodig is.
De standaardaanpak is dus om de vraag uit te besteden. Een werkplekonderzoek duurt drie tot zes maanden en kost tussen de 250.000 en 1,5 miljoen dollar of meer, en is al verouderd tegen de tijd dat het resultaten oplevert, omdat de omstandigheden tijdens het onderzoek zijn veranderd. Zodra het personeelsbestand, het beleid of de aanwezigheid verandert, is het antwoord weer verkeerd en begint de cyclus opnieuw vanaf nul. Een groot deel van die uitgaven gaat naar het opnieuw samenstellen van gegevens die de klant zelf al dagelijks genereert, in systemen waarvoor de klant al betaalt.
Wat elk platform te bieden heeft
Door deze samenwerking worden twee capaciteiten gebundeld die elk het giswerk uit hun deel van het werkplekplanningsproces wegnemen:
- Begin met de gegevens die je al hebt, en niet met een nieuw verzamelproject. Spacewell beheert het centrale registratiesysteem voor de vastgoedportefeuille en de werknemerservaring – de plek waar mensen dagelijks in contact komen met de ruimte. Elk van die interacties is een signaal: wat wordt geboekt en wat wordt overgeslagen, hoe teams zich gedurende een kwartaal over een verdieping verplaatsen, waar serviceverzoeken zich concentreren. Voor veel organisaties zijn die gegevens al gestructureerd, actueel en in realtime beschikbaar, dus er hoeft geen nieuw verzamelproject te worden gefinancierd en er hoeft geen hardware te worden geïnstalleerd voordat u aan de slag kunt.
- Stel uw plannen op basis van de daadwerkelijke gedragspatronen van uw medewerkers, niet op basis van aannames. VergeSense Predictive Planning maakt gebruik van een eigen, grootschalig ruimtelijk model dat voorspelt hoe mensen een ruimte gedurende duizenden plausibele werkdagen zullen gebruiken, waarbij de capaciteit, het effect van een wijziging in het hybride beleid en de juiste mix van ruimtetypes in kaart worden gebracht nog voordat er iemand verhuist.
- Beoordeel ook de kantoren die je overweegt, niet alleen die je zelf leidt. Aan de hand van het gedragsprofiel van een huidige portefeuille kunt u een potentiële locatie beoordelen voordat een huurovereenkomst wordt ondertekend. Zo krijgt u inzicht in hoe die vloeroppervlakte op uw medewerkers zou overkomen, in plaats van af te gaan op een algemene geschiktheidsbeoordeling.
- Neem sneller weloverwogen beslissingen. Binnen enkele uren in plaats van maanden een plan met besparingen, terugverdientijd en ROI, gebaseerd op de operationele context bij Spacewell en het waargenomen gedrag bij VergeSense, zodat teams zowel de vraag „hoe functioneert deze ruimte nu eigenlijk?“ als „wat is de volgende stap?“ kunnen beantwoorden.
Het gezamenlijke doel is een workflow voor besluitvormingsondersteuning die bedrijfsteams helpt om in een fractie van de tijd en tegen een fractie van de kosten van de traditionele adviescyclus de overstap te maken van „we denken dat deze verdieping niet werkt“ naar „hier is een op gedragswetenschap gebaseerd plan dat we aan het managementteam kunnen voorleggen“.
De kracht achter elk platform
een gedragsbenchmark die laat zien hoe bedrijfswerkplekken daadwerkelijk worden gebruikt, getraind op basis van meer dan acht jaar aan praktijkgedrag op de werkplek, verspreid over meer dan 250 miljoen vierkante voet. Klanten die gebruikmaken van VergeSense Predictive Planning hebben het model toegepast om hun vastgoedportefeuilles op de juiste omvang te brengen, kantoren opnieuw in te richten en miljoenen aan onnodige vastgoeduitgaven te vermijden, waaronder 1,5 miljoen dollar aan vermeden uitbreidingskosten per verdieping voor het wereldwijde vastgoedteam van een detailhandelaar.
Spacewell vult de andere helft van het geheel aan: de operationele basis waarop de werkplek draait. Bedrijfsportfolio’s met honderden gebouwen draaien tegenwoordig op Spacewell, en het platform koppelt informatie over de werkplek, vastgoed, faciliteiten, onderhoud en energie aan dezelfde onderliggende portfolio- en ruimtegegevens. Daardoor is het niet alleen een registratiesysteem, maar biedt het ook het meest actuele beeld van hoe een portfolio functioneert – precies de input die een prognose nodig heeft. Beide bedrijven delen hier twee uitgangspunten: dat gegevens veilig en goed beheerd blijven, verwerkt volgens de privacynormen waar Europese ondernemingen terecht op aandringen, en dat AI er is om vastgoed-, werkplek- en facilitaire teams sneller en beter geïnformeerd te maken, niet om hun oordeel overbodig te maken.
Wat voorheen een onderzoek van drie tot zes maanden vereiste – dat als PDF werd aangeleverd en bij ontvangst al achterhaald was – kan nu worden gebaseerd op gegevens waarover een organisatie al beschikt, en kan worden herzien zodra er veranderingen op de werkplek plaatsvinden.
Samen willen de twee platforms een einde maken aan een al lang bestaande kloof in de besluitvorming op de werkplek: de kloof tussen de gegevens die laten zien hoe een ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt en het plan dat bepaalt wat er vervolgens mee gebeurt.
De toekomst van besluitvorming op de werkplek vormgeven
De samenwerking tussen VergeSense en Spacewell weerspiegelt een bredere verschuiving in de manier waarop bedrijven beslissingen over de werkplek benaderen: weg van eenmalige adviesopdrachten en statische benchmarks, en naar onderling verbonden systemen waarmee teams snellere en beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen over de ruimtes die hun medewerkers daadwerkelijk zullen gebruiken.
Ieder van ons heeft de onzekerheid uit de ene helft van dit probleem weggenomen. Spacewell beheert de werkplek en houdt bij hoe deze functioneert. VergeSense zet gedrag om in een prognose van wat een ruimte nodig zal hebben. Nu organisaties te maken hebben met portefeuilleconsolidatie, de opkomst van hybride werken en toenemende druk om vastgoeduitgaven te rechtvaardigen, ligt de interessante uitdaging in de toekomst in het leggen van de verbinding tussen deze twee.
Neem contact op met een specialist
Als dit op uw eigen portfolio van toepassing is, staan wij klaar om met u in gesprek te gaan. Voor de meeste teams begint het met een beslissing waar ze nu al voor staan, en met het beter benutten van de gegevens waarover ze al beschikken.
