Wir freuen uns, eine Partnerschaft mit VergeSense bekannt zu geben, einem Unternehmen für Arbeitsplatzanalytik, das Unternehmen dabei unterstützt, die Nutzung von Räumlichkeiten zu verstehen und sich effektiver auf zukünftige Anforderungen einzustellen. Gemeinsam verbinden wir die betriebliche Sichtweise von Spacewell auf das Immobilienportfolio mit den prädiktiven Planungsfunktionen von VergeSense und bieten damit den Teams in den Bereichen Immobilien, Arbeitsplatzgestaltung und Finanzen einen schnelleren und fundierteren Weg von den Arbeitsplatzdaten hin zu besser begründeten Entscheidungen.
Die Partnerschaft gibt eine gemeinsame Richtung vor: eine Zukunft, in der die bereits in Spacewell gespeicherten Arbeitsplatzdaten in VergeSense Predictive Planning einfließen, sodass jedes Büro kontinuierlich auf der Grundlage eigener Daten in den Systemen geplant werden kann, die die Teams bereits nutzen. Beide Teile dieses Gesamtbildes sind heute bereits auf dem Markt vorhanden. Neu ist die Verbindung zwischen ihnen.
Das Problem, das dadurch gelöst wird
Unternehmen haben noch nie so viele Daten darüber generiert, wie ihre Arbeitsräume genutzt werden, doch Entscheidungen über die Raumnutzung werden nach wie vor weitgehend so getroffen wie schon immer: auf der Grundlage von Personalprognosen, Schreibtischquoten und einer Einschätzung, die bereits feststeht, bevor jemand die Situation tatsächlich getestet hat. In neun Monaten steht die Verlängerung eines Mietvertrags an. Zwei Etagen scheinen nicht voll ausgelastet zu sein, doch niemand kann sagen, in welchem Umfang dies der Fall ist oder welche Teams davon betroffen wären, wenn sie ausziehen würden. Das gleiche Muster wiederholt sich bei Zusammenlegungen, Umbauten und jeder Überarbeitung der Hybrid-Richtlinien.
Die Belege, die diese Fragen klären würden, liegen bereits vor. Grundrisse und Raumaufteilungen, Raumreservierungen, Ausweisdaten, Sensordaten, WLAN, Videokonferenzen, Serviceanfragen, Signale zur Mitarbeiterzufriedenheit. Fast nichts davon fließt in die Entscheidungsfindung ein, da diese Daten in separaten Tools gespeichert sind, die jeweils darauf ausgelegt sind, Geschehnes zu erfassen, anstatt den künftigen Bedarf vorherzusagen.
Daher wird die Frage standardmäßig an externe Dienstleister ausgelagert. Eine Arbeitsplatzstudie dauert drei bis sechs Monate und kostet zwischen 250.000 und 1,5 Millionen Dollar oder mehr; zudem ist sie bereits bei ihrer Fertigstellung veraltet, da sich die Rahmenbedingungen während der Durchführung der Studie geändert haben. Sobald sich die Mitarbeiterzahl, die Richtlinien oder die Anwesenheitszahlen ändern, ist die Antwort wieder falsch, und der Zyklus beginnt von vorne. Ein Großteil dieser Ausgaben fließt in die Neuauswertung von Daten, die der Kunde ohnehin täglich generiert – und zwar in Systemen, für die er bereits bezahlt.
Was die einzelnen Plattformen bieten
Durch diese Partnerschaft werden zwei Funktionen miteinander kombiniert, die jeweils den Teil des Arbeitsplatzplanungsprozesses, für den sie zuständig sind, von Unsicherheiten befreien:
- Gehen Sie von den Daten aus, über die Sie bereits verfügen, und nicht von einem neuen Erfassungsprojekt. Spacewell verwaltet das zentrale Datensystem für das Portfolio sowie die Ebene der Mitarbeitererfahrung, auf der Menschen täglich mit den Räumlichkeiten in Kontakt kommen. Jede dieser Interaktionen ist ein Signal: Was wird gebucht und was wird übersprungen, wie bewegen sich Teams im Laufe eines Quartals durch eine Etage, wo häufen sich Serviceanfragen? Für viele Unternehmen sind diese Daten bereits strukturiert, aktuell und in Echtzeit verfügbar, sodass kein neues Erfassungsprojekt finanziert und keine Hardware installiert werden muss, bevor Sie beginnen können.
- Planen Sie auf der Grundlage der tatsächlichen Verhaltensmuster Ihrer Mitarbeiter und nicht auf der Grundlage von Annahmen. VergeSense Predictive Planning basiert auf einem eigens entwickelten, umfangreichen räumlichen Modell, das prognostiziert, wie Menschen einen Raum über Tausende von plausiblen Arbeitstagen hinweg nutzen werden, und dabei die Kapazität, die Auswirkungen einer Änderung der Hybrid-Richtlinien sowie die optimale Mischung aus Raumtypen aufzeigt, noch bevor jemand umzieht.
- Prüfen Sie die Ämter, die Sie in Betracht ziehen, und nicht nur diejenigen, die Sie selbst leiten. Anhand des Nutzungsprofils eines aktuellen Portfolios lässt sich ein potenzieller Standort bereits vor Vertragsunterzeichnung prüfen, um zu ermitteln, wie sich die jeweilige Etagenfläche für Ihre Mitarbeiter auswirken würde, anstatt sich auf eine allgemeine Eignungsbeurteilung zu verlassen.
- Treffen Sie fundierte Entscheidungen – und das schneller. Innerhalb von Stunden statt Monaten entsteht ein Plan mit Einsparungen, Amortisationszeit und Kapitalrendite, der auf dem betrieblichen Kontext seitens Spacewell und dem beobachteten Verhalten seitens VergeSense basiert, sodass die Teams sowohl die Frage „Wie funktioniert dieser Raum tatsächlich?“ als auch „Was wird als Nächstes benötigt?“ beantworten können.
Das gemeinsame Ziel ist ein Workflow zur Entscheidungsunterstützung, der Unternehmensteams dabei hilft, den Weg von „Wir glauben, dass diese Etage nicht funktioniert“ zu „Hier ist ein verhaltensbasierter Plan, den wir der Geschäftsleitung vorlegen können“ zurückzulegen – und zwar in einem Bruchteil der Zeit und zu einem Bruchteil der Kosten eines herkömmlichen Beratungszyklus.
Die Kraft hinter jeder Plattform
Ein Verhaltens-Benchmark, der Aufschluss darüber gibt, wie Unternehmensarbeitsplätze tatsächlich genutzt werden, und der auf der Grundlage von mehr als acht Jahren realer Verhaltensdaten an Arbeitsplätzen auf einer Fläche von über 250 Millionen Quadratfuß trainiert wurde. Kunden, die VergeSense Predictive Planning nutzen, haben das Modell eingesetzt, um Immobilienportfolios optimal zu dimensionieren, Büros neu zu gestalten und unnötige Immobilienausgaben in Millionenhöhe zu vermeiden – darunter 1,5 Millionen US-Dollar an vermiedenen Kosten für die Erweiterung pro Etage für das globale Immobilienmanagement eines Einzelhändlers.
Spacewell liefert die andere Hälfte der Gleichung: die betriebliche Grundlage, auf der der Arbeitsplatz basiert. Unternehmensportfolios mit Hunderten von Gebäuden werden heute über Spacewell verwaltet, und die Plattform verknüpft Informationen zu Arbeitsplätzen, Immobilien, Anlagen, Instandhaltung und Energie auf der Grundlage derselben zugrunde liegenden Portfolio- und Raumdaten. Damit ist sie nicht nur ein System zur Datenerfassung, sondern liefert auch das aktuellste Bild davon, wie ein Portfolio funktioniert – genau die Informationen, die für eine Prognose benötigt werden. Beide Unternehmen teilen in diesem Zusammenhang zwei Grundsätze: dass Daten sicher und kontrolliert bleiben und gemäß den Datenschutzstandards behandelt werden, auf die europäische Unternehmen zu Recht bestehen, und dass KI dazu dient, die Teams in den Bereichen Immobilien, Arbeitsstätten und Anlagen schneller und besser zu informieren – und nicht dazu, deren Urteilsvermögen überflüssig zu machen.
Was früher eine drei- bis sechsmonatige Studie erforderte, deren Ergebnisse in Form einer PDF-Datei bereitgestellt wurden, die bei Erhalt bereits veraltet war, kann nun auf Daten basieren, über die ein Unternehmen bereits verfügt, und kann bei jeder Veränderung am Arbeitsplatz neu überarbeitet werden.
Gemeinsam haben sich die beiden Plattformen zum Ziel gesetzt, eine seit langem bestehende Lücke in der Entscheidungsfindung am Arbeitsplatz zu schließen: die Kluft zwischen den Daten, die zeigen, wie ein Raum tatsächlich genutzt wird, und dem Plan, der festlegt, wie es mit ihm weitergehen soll.
Die Zukunft der Entscheidungsfindung am Arbeitsplatz gestalten
Die Partnerschaft zwischen VergeSense und Spacewell spiegelt einen allgemeinen Wandel in der Herangehensweise von Unternehmen bei Entscheidungen zum Arbeitsplatz wider: weg von einmaligen Beratungsaufträgen und statischen Benchmarks hin zu vernetzten Systemen, die es Teams ermöglichen, schnellere und fundiertere Entscheidungen hinsichtlich der Räume zu treffen, die ihre Mitarbeiter tatsächlich nutzen werden.
Jeder von uns hat die Ungewissheit bei der einen Hälfte dieses Problems beseitigt. Spacewell verwaltet den Arbeitsplatz und dokumentiert dessen Nutzung. VergeSense wandelt Verhaltensmuster in eine Prognose darüber um, was ein Raum benötigen wird. Angesichts der Portfoliokonsolidierung, der Entwicklung hin zum hybriden Arbeiten und des zunehmenden Drucks, Immobilienausgaben zu rechtfertigen, besteht die spannende Aufgabe, die vor uns liegt, darin, eine Verbindung zwischen diesen beiden Bereichen herzustellen.
Sprechen Sie mit einem Fachmann
Sollte sich Ihre eigene Situation in einem dieser Punkte widerspiegeln, stehen wir gerne für ein Gespräch zur Verfügung. Für die meisten Teams beginnt alles mit einer Entscheidung, vor der sie bereits stehen, und damit, mehr aus den Daten herauszuholen, über die sie bereits verfügen.
