Siamo entusiasti di annunciare una partnership con VergeSense, un’azienda specializzata in “workplace intelligence” che aiuta le imprese a capire come vengono utilizzati gli spazi e a pianificare in modo più efficace in vista delle esigenze future. Insieme, stiamo integrando la visione operativa del portafoglio di Spacewell con le funzionalità di pianificazione predittiva di VergeSense, offrendo ai team che si occupano di immobili, ambienti di lavoro e finanza un percorso più veloce e più solido per passare dai dati sugli ambienti di lavoro a decisioni più informate.
Questa partnership traccia una direzione comune: un futuro in cui i dati relativi agli spazi di lavoro già presenti in Spacewell confluiscono in VergeSense Predictive Planning, così che qualsiasi ufficio possa essere pianificato in modo continuo sulla base dei propri dati, all’interno dei sistemi che i team già utilizzano. Entrambe le parti di questo quadro esistono già oggi sul mercato. La novità sta proprio nel collegamento tra di esse.
Il problema che questo risolve
Le aziende non hanno mai generato così tanti dati su come viene utilizzato il loro spazio di lavoro, eppure le decisioni sugli spazi vengono ancora prese più o meno come hanno sempre fatto: basandosi su proiezioni del numero di dipendenti, rapporti tra postazioni di lavoro e un’idea che si forma prima ancora che qualcuno la metta alla prova. Tra nove mesi scade il contratto di locazione. Due piani sembrano sottoutilizzati, ma nessuno sa dire di quanto, né quali team ne risentirebbero se dovessero andarsene. Lo stesso schema si ripete nei casi di accorpamenti, ristrutturazioni e ogni revisione delle politiche ibride.
Le prove che permetterebbero di risolvere questi dubbi esistono già. Planimetrie e ripartizione degli spazi, prenotazioni delle sale, dati dei badge, dati dei sensori, Wi-Fi, videoconferenze, richieste di assistenza, segnali relativi all’esperienza dei dipendenti. Quasi nulla di tutto ciò arriva a chi deve decidere, perché è sparpagliato in strumenti separati, ciascuno progettato per registrare ciò che è successo piuttosto che per prevedere ciò che servirà in futuro.
Quindi la soluzione predefinita è affidare la questione a terzi. Uno studio sul posto di lavoro dura dai tre ai sei mesi e costa da 250.000 a 1,5 milioni di dollari o anche di più, e quando esce è già obsoleto perché le condizioni sono cambiate mentre lo studio era in corso. Nel momento in cui cambiano l’organico, le politiche o le presenze, la risposta è di nuovo sbagliata e il ciclo ricomincia da zero. Gran parte di quella spesa serve a ricostruire dati che il cliente genera già ogni giorno, in sistemi per cui il cliente paga già.
Cosa offre ogni piattaforma
Questa collaborazione unisce due competenze che, ciascuna a modo suo, eliminano le incertezze dalla propria parte del processo di pianificazione dell’ambiente di lavoro:
- Parti dai dati che hai già a disposizione, non da un nuovo progetto di raccolta dati. Spacewell gestisce il sistema di riferimento per il portafoglio immobiliare e il livello dedicato all’esperienza dei dipendenti, dove le persone interagiscono con gli spazi ogni giorno. Ognuna di queste interazioni è un segnale: cosa viene prenotato e cosa no, come i team si muovono all’interno di un piano nel corso di un trimestre, dove si concentrano le richieste di assistenza. Per molte organizzazioni questi dati sono già strutturati, aggiornati e in tempo reale, quindi non c’è bisogno di finanziare nuovi progetti di raccolta dati né di installare hardware prima di poter iniziare.
- Organizzati in base ai comportamenti effettivi dei tuoi dipendenti, non a supposizioni. VergeSense Predictive Planning si basa su un modello spaziale di grandi dimensioni sviluppato internamente che prevede come le persone useranno uno spazio nell’arco di migliaia di giornate lavorative plausibili, mettendo in evidenza la capacità, l’effetto di un cambiamento nella politica ibrida e il giusto mix di tipologie di spazi prima ancora che qualcuno si trasferisca.
- Metti alla prova gli uffici che stai prendendo in considerazione, non solo quelli che gestisci. Il profilo comportamentale di un portafoglio attuale ti permette di valutare uno spazio potenziale prima di firmare un contratto di locazione, mostrandoti come quel piano si adatterebbe ai tuoi dipendenti, invece di basarti su una valutazione generica.
- Prendi decisioni ben motivate, più velocemente. Bastano poche ore, anziché mesi, per mettere a punto un piano che preveda risparmi, tempi di ammortamento e ROI, basato sul contesto operativo di Spacewell e sul comportamento osservato da VergeSense, così i team possono rispondere sia alla domanda “Come funziona davvero questo spazio?” sia a “Di cosa avrà bisogno in futuro?”.
L’obiettivo comune è un flusso di lavoro di supporto decisionale che aiuti i team aziendali a passare da “pensiamo che questo reparto non funzioni” a “ecco un piano basato su dati comportamentali che possiamo presentare al team esecutivo”, in una frazione del tempo e dei costi del ciclo di consulenza tradizionale.
La potenza che sta dietro a ogni piattaforma
un modello di riferimento comportamentale su come vengono effettivamente utilizzati gli spazi di lavoro aziendali, addestrato su oltre otto anni di dati reali relativi ai comportamenti sul posto di lavoro in oltre 250 milioni di piedi quadrati. I clienti che utilizzano VergeSense Predictive Planning hanno applicato il modello per ottimizzare le dimensioni dei portafogli immobiliari, riprogettare gli uffici ed evitare milioni di spese immobiliari superflue, tra cui 1,5 milioni di dollari di costi di espansione per piano evitati per il team immobiliare globale di un’azienda di vendita al dettaglio.
Spacewell rappresenta l’altra metà dell’equazione: le basi operative su cui gira il posto di lavoro. Oggi, i portafogli aziendali con centinaia di edifici funzionano su Spacewell, e la piattaforma mette in rete le informazioni relative a luoghi di lavoro, immobili, strutture, manutenzione ed energia, tutte basate sugli stessi dati di fondo relativi al portafoglio e agli spazi. Questo la rende non solo un sistema di registrazione, ma anche il quadro più aggiornato su come funziona un portafoglio, che è esattamente ciò di cui ha bisogno una previsione. Entrambe le aziende condividono due impegni fondamentali: garantire che i dati rimangano sicuri e ben gestiti, nel rispetto degli standard di privacy su cui le imprese europee insistono giustamente, e che l’intelligenza artificiale serva a rendere i team che si occupano di immobili, luoghi di lavoro e strutture più veloci e meglio informati, non a rendere superfluo il loro giudizio.
Quello che prima richiedeva uno studio da tre a sei mesi, fornito in formato PDF che ormai era già superato al momento della consegna, ora può partire dai dati che un’organizzazione ha già a disposizione e può essere rivisto ogni volta che il posto di lavoro subisce dei cambiamenti.
Insieme, le due piattaforme si sono prefissate di colmare una lacuna di lunga data nel processo decisionale sul posto di lavoro: il divario tra i dati che mostrano come viene realmente utilizzato uno spazio e il piano che ne definisce il futuro.
Dare forma al futuro del processo decisionale sul posto di lavoro
La collaborazione tra VergeSense e Spacewell riflette un cambiamento più ampio nel modo in cui le aziende affrontano le decisioni relative agli spazi di lavoro: si sta passando da incarichi di consulenza una tantum e parametri di riferimento statici a sistemi interconnessi che permettono ai team di prendere decisioni più rapide e meglio motivate sugli spazi che i loro dipendenti useranno davvero.
Ognuno di noi ha risolto una delle due parti di questo problema. Spacewell gestisce gli spazi di lavoro e tiene traccia di come funzionano. VergeSense trasforma i comportamenti in una previsione delle esigenze di uno spazio. Mentre le organizzazioni affrontano il consolidamento del proprio portafoglio immobiliare, l’evoluzione del lavoro ibrido e la crescente pressione per giustificare la spesa immobiliare, il lavoro interessante che ci aspetta è proprio quello di collegare queste due cose.
Parla con uno specialista
Se una di queste situazioni rispecchia il tuo portfolio, siamo pronti a parlarne. Per la maggior parte dei team, il primo passo è affrontare una decisione che devono già prendere e ottenere di più dai dati che hanno già a disposizione.
