Questa versione si basa direttamente sulle funzionalità di Space Management, che ti permettono di lavorare direttamente sulle planimetrie invece che solo sui report. Puoi importare le planimetrie, gestire l’intero portafoglio degli spazi e monitorare le assegnazioni nel tempo, il tutto da un unico posto. Questo trasforma Workplace nello strumento con cui pianifichi, assegni e ottimizzi effettivamente gli spazi, non solo per vedere cosa è già successo. E ora, con l’assistente AI disponibile per tutti gli utenti finali, abbiamo il più grande aggiornamento in termini di praticità degli ultimi anni.
L’assistente AI di Spacewell è ora disponibile per tutti
L’assistente AI Spacewell Workplace è ora disponibile. Gli utenti possono gestire le prenotazioni interamente tramite linguaggio naturale, ad esempio dicendo “prenotami una postazione per martedì, giovedì e venerdì”, e le prenotazioni vengono effettuate in pochi secondi, senza bisogno di compilare alcun modulo.
Supporta nativamente più di 30 lingue e riconosce e risponde nella lingua che usi. L’assistente AI tiene conto anche della tua cronologia delle prenotazioni e delle tue preferenze (a meno che non sia attivata l’anonimizzazione), quindi i comportamenti ricorrenti, come una postazione che preferisci sempre, influenzano i suoi suggerimenti nel tempo. La prossima versione lo amplierà ulteriormente, aggiungendo la possibilità di segnalare e risolvere i problemi in modo colloquiale, non solo di effettuare prenotazioni.
Una riprogettazione completa del display della sala di lavoro
Il pannello Room Display, che si trova fuori dalle sale riunioni, sta per subire il più grande aggiornamento degli ultimi tempi. È passato da un’applicazione nativa a una Progressive Web App, il che significa che ogni dispositivo esegue automaticamente l’ultima versione, senza build native né versioni frammentate a seconda dell’hardware.
Rimane connesso a Outlook, Microsoft Places, Google Workspace, Teams e Zoom, ed è sincronizzato in tempo reale con Spacewell Workplace, indipendentemente dal fatto che la prenotazione provenga dall’app Spacewell Workplace, dalla dashboard web di Workplace, dall’assistente AI di Workplace o da un chiosco. Per la migrazione, usiamo lo stesso modello di implementazione centralizzata già in uso, quindi non servono sopralluoghi e non è necessario sostituire l’hardware esistente.
Gestione dello spazio: regioni, allocazione in blocco e archiviazione
Dopo l’introduzione della gestione degli spazi nell’ultima versione, questo aggiornamento aggiunge le funzionalità richieste dai portafogli più grandi. Ora le regioni possono essere strutturate gerarchicamente con un numero illimitato di livelli di sottoregioni, il che è utile per i clienti aziendali che stanno migrando da sistemi più vecchi. L’allocazione in blocco ti permette di selezionare più spazi contemporaneamente, sia in una tabella che direttamente su una planimetria, e di assegnarli tutti in una volta a un reparto, a un centro di costo o a un tipo di piano, sostituendo quello che prima era un processo spazio per spazio. Inoltre, ora gli spazi possono essere archiviati anziché eliminati, liberando spazio dall’uso quotidiano e mantenendo intatti i dati storici per la reportistica (l’archiviazione non è reversibile, quindi è soggetta ad autorizzazione).
Un processo di prenotazione più chiaro e fluido
Le descrizioni degli spazi, dei servizi e delle attrezzature prenotabili, già disponibili sull’app mobile, ora sono presenti anche nella dashboard web di Spacewell (GO) e in Room Finder, così gli utenti possono vedere informazioni come le caratteristiche della sala o i dettagli del catering prima di prenotare. I risultati della ricerca delle sale ora vengono ordinati per capienza di default, favorendo un uso più efficiente dello spazio disponibile. Cambiare la data di una prenotazione non azzera più l’orario selezionato. Inoltre, i centri di costo predefiniti, ereditati dalla scheda del dipendente, ora vengono inseriti automaticamente nelle nuove prenotazioni, riducendo gli inserimenti manuali e gli errori. La dashboard web di Spacewell (GO) ora supporta anche aggiornamenti, avvisi e annunci in-app basati su Intercom, lo stesso modello di comunicazione tecnologica che Energy utilizza da anni.
Dai dashboard dei luoghi di lavoro all’intelligenza
La strategia analitica più ampia di Spacewell si articola su cinque livelli: reportistica operativa, dashboard di BI basati sulle best practice, piattaforma open data, analisi basate sull’intelligenza artificiale integrata e pianificazione predittiva. Questa versione aggiunge un nuovo dashboard dedicato all’efficienza degli spazi (per gli utenti Ultimate), che confronta il numero di persone rilevato dai sensori con la capienza delle sale per segnalare se le sale riunioni hanno le dimensioni giuste, se quelle grandi vengono usate da una sola persona o se quelle più piccole sono sovraffollate, in modo da poter riassegnare gli spazi senza interferire con il modo in cui le persone lavorano davvero.
Altri dashboard già esistenti hanno subito piccole modifiche, tra cui una precisione decimale più accurata per ogni parametro.
Aggiornamenti hardware e del ciclo di vita
I sensori di conteggio delle porte vengono ora forniti con un quantitativo minimo d’ordine di 10 pezzi, per garantire una fornitura più prevedibile. L’hardware dei chioschi e dei display delle sale passerà d’ora in poi esclusivamente ad Android; i chioschi da sala basati su Windows continueranno a essere disponibili, ma perderanno il supporto per il side-loading dopo dicembre 2026 (la distribuzione tramite Microsoft Store rimane attiva). Inoltre, diverse impostazioni amministrative legacy hanno finalmente completato la migrazione dalla vecchia interfaccia di Studio a quella moderna: un passo concreto verso una più ampia unificazione degli strumenti di back-end della piattaforma.
Cosa significa per te
Le conversazioni stanno sostituendo i clic, la pianificazione degli spazi si configura sempre più velocemente e il livello di dati alla base di tutto questo sta evolvendo verso qualcosa di veramente predittivo, non solo retrospettivo.
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