Deze release bouwt rechtstreeks voort op de basis van Space Management, waarmee je rechtstreeks met je plattegronden kunt werken in plaats van alleen met rapporten. U kunt plattegronden importeren, uw volledige ruimteportefeuille beheren en toewijzingen in de loop van de tijd vanaf één plek bijhouden. Hierdoor wordt Workplace de tool waarmee u daadwerkelijk ruimte plant, toewijst en optimaliseert, en niet alleen ziet wat er al is gebeurd. En nu de AI-assistent beschikbaar is voor alle eindgebruikers, hebben we de grootste update op het gebied van gebruiksgemak in jaren.
De Spacewell AI-assistent is nu algemeen beschikbaar
De Spacewell Workplace AI Assistant is nu beschikbaar. Gebruikers kunnen reserveringen volledig via natuurlijke taal regelen, bijvoorbeeld: „Reserveer een bureau voor mij op dinsdag, donderdag en vrijdag”, en de reserveringen zijn binnen enkele seconden geregeld, zonder dat er formulieren nodig zijn.
Het ondersteunt standaard meer dan 30 talen en herkent de taal die je gebruikt en antwoordt daarin. De AI-assistent houdt ook rekening met je boekingsgeschiedenis en voorkeuren (tenzij anonimisering is ingeschakeld), zodat terugkerend gedrag, zoals een bureau waar je altijd de voorkeur aan geeft, de suggesties in de loop van de tijd beïnvloedt. In de volgende versie wordt dit verder uitgebreid, met de mogelijkheid om problemen op een conversatieachtige manier te melden en vast te leggen, en niet alleen om boekingen te maken.
Een volledig nieuw ontwerp van het Workplace Room Display
Het Room Display-paneel dat buiten vergaderruimtes is geplaatst, krijgt zijn grootste upgrade sinds lange tijd. Het is omgezet van een native applicatie naar een Progressive Web App, wat betekent dat elk apparaat automatisch de nieuwste versie draait: geen native builds meer en geen versnipperde versies over verschillende apparaten heen.
Het blijft verbonden met Outlook, Microsoft Places, Google Workspace, Teams en Zoom, en wordt standaard in realtime gesynchroniseerd met Spacewell Workplace, ongeacht of een reservering afkomstig is van de Spacewell Workplace-app, het Workplace-webdashboard, de Workplace AI-assistent of een kiosk. Voor de migratie maken we gebruik van hetzelfde gecentraliseerde implementatiemodel dat al in gebruik is, zodat er geen bezoeken ter plaatse nodig zijn en bestaande hardware niet hoeft te worden vervangen.
Ruimtebeheer: regio’s, bulktoewijzing en archivering
Na de introductie van Space Management in de vorige release voegt deze update de mogelijkheden toe waar grotere portefeuilles om vroegen. Regio’s kunnen nu hiërarchisch worden gestructureerd met een onbeperkt aantal subregio-niveaus, wat handig is voor zakelijke klanten die van oudere systemen overstappen. Met bulktoewijzing kunt u meerdere ruimtes tegelijk selecteren, zowel in een tabel als direct op een plattegrond, en deze in één keer toewijzen aan een afdeling, kostenplaats of verdiepingstype, in plaats van het vroegere proces waarbij elke ruimte afzonderlijk moest worden toegewezen. Bovendien kunnen ruimtes nu worden gearchiveerd in plaats van verwijderd, waardoor het dagelijks gebruik overzichtelijker wordt terwijl historische gegevens intact blijven voor rapportage (archiveren kan niet ongedaan worden gemaakt, dus is hiervoor toestemming vereist).
Een informatiefere, soepelere reserveringsprocedure
De beschrijvingen van ruimtes, diensten en apparatuur die kunnen worden gereserveerd – en die al beschikbaar waren op mobiele apparaten – zijn nu ook opgenomen in het Spacewell-webdashboard (GO) en in Room Finder, zodat gebruikers vóór het reserveren contextuele informatie kunnen zien, zoals de specificaties van de ruimte of details over de catering. Zoekresultaten voor ruimtes worden nu standaard gesorteerd op capaciteit, wat een efficiënter gebruik van de beschikbare ruimte bevordert. Het wijzigen van een reserveringsdatum leidt niet langer tot het resetten van de geselecteerde tijd. En standaardkostenplaatsen, overgenomen uit het personeelsdossier, worden nu automatisch ingevuld bij nieuwe reserveringen, waardoor handmatige invoer en fouten worden verminderd. Het Spacewell-webdashboard (GO) ondersteunt nu ook door Intercom aangestuurde in-app-updates, waarschuwingen en mededelingen, hetzelfde technologisch georiënteerde communicatiemodel dat Energy al jaren gebruikt.
Van dashboards op de werkplek tot informatieanalyse
De bredere analysestrategie van Spacewell omvat vijf lagen: operationele rapportage, BI-dashboards op basis van best practices, het open-dataplatform, geïntegreerde AI-inzichten en voorspellende planning. Deze release voegt een nieuw dashboard voor ruimte-efficiëntie toe (voor Ultimate-gebruikers), dat het aantal aanwezigen op basis van sensorgegevens afzet tegen de capaciteit van de ruimte om aan te geven of vergaderruimtes de juiste omvang hebben, of grote ruimtes door één persoon worden gebruikt en of kleinere ruimtes overbevolkt zijn, zodat de ruimteportefeuille opnieuw kan worden ingedeeld zonder de manier waarop mensen daadwerkelijk werken te verstoren.
Andere bestaande dashboards krijgen kleinere verbeteringen, waaronder een beter afgestelde decimale nauwkeurigheid per statistiek.
Hardware- en levenscyclusupdates
Deursensoren worden nu geleverd in minimale bestelhoeveelheden van 10 stuks, voor een beter voorspelbare levering. De hardware voor kiosken en ruimtedisplays zal voortaan uitsluitend op Android draaien; de Windows-kiosk op de werkvloer blijft bestaan, maar verliest na december 2026 de ondersteuning voor het installeren van apps via side-loading (distributie via de Microsoft Store blijft mogelijk). En de migratie van diverse verouderde beheerinstellingen van de oude Studio-interface naar de moderne versie is eindelijk voltooid, een zichtbare stap in de richting van een bredere unificatie van de back-endtools van het platform.
Wat dit voor jou betekent
Gesprekken nemen de plaats in van muisklikken, ruimteplanning kan steeds sneller worden geconfigureerd en de onderliggende gegevenslaag ontwikkelt zich tot iets dat daadwerkelijk voorspellend is, en niet alleen retrospectief.
Bent u nog geen klant van Spacewell? Vul het onderstaande formulier in en laat ons team u begeleiden bij de eerste stappen op weg naar een slimmere, meer verbonden werkplek.
