Scritto in collaborazione da Spacewell e VergeSense.
Le aziende non hanno mai generato così tanti dati su come viene utilizzato il loro spazio di lavoro, eppure le decisioni relative agli spazi vengono ancora prese come sempre: basandosi su proiezioni relative al numero di dipendenti, rapporti tra postazioni di lavoro e un’opinione formata prima ancora che qualcuno lo provi. Le informazioni che potrebbero sostenere queste decisioni esistono già, ma sono frammentate tra sistemi IWMS, piattaforme di esperienza sul posto di lavoro, strumenti di prenotazione, sistemi di badge e Wi-Fi, registrate come cronologia di ciò che è successo anziché essere sfruttate come dati per orientare le decisioni su cosa fare in futuro.
Ma c’è un modo migliore. Metti insieme i dati e la pianificazione degli spazi smette di essere uno studio lento e costoso e diventa una decisione che l’azienda può prendere in poche ore, basandosi sui propri dati, e rivedere ogni volta che il posto di lavoro cambia.
La pianificazione degli spazi è ancora una questione di supposizioni, e i dati concreti non vengono sfruttati
Tra nove mesi scade il contratto di locazione. Due piani sembrano sottoutilizzati, ma nessuno sa dire di quanto, né quali team ne risentirebbero se venissero liberati. Si prevede un aumento dell’organico. Il lunedì e il venerdì l’affluenza è scarsa. La dirigenza ha già un’idea in merito. Quindi la decisione viene presa come è sempre stato fatto.
Lo stesso schema si ripete nei consolidamenti, nelle ristrutturazioni e in ogni revisione delle politiche ibride. Non perché ai team che prendono queste decisioni manchi il rigore, ma perché le prove che risolverebbero la questione non sono a loro disposizione quando ne hanno bisogno.
Queste prove ci sono. Planimetrie e ripartizione degli spazi, prenotazioni delle sale, dati dei badge, Wi-Fi, videoconferenze, dati dei sensori, richieste di assistenza, segnali relativi all’esperienza dei dipendenti. Sono dati reali, specifici delle tendenze che si verificano nel tuo portafoglio, ma quasi nessuno di essi arriva fino al processo decisionale. Sono sparsi in strumenti separati, ciascuno progettato per registrare ciò che è successo piuttosto che per prevedere ciò che servirà in futuro.
Il costo è nascosto ma reale. Spazi che non si adattano al modo di lavorare dei team. Spazi pagati e lasciati inutilizzati. Decisioni difese d’istinto quando il reparto finanziario chiede come si sia arrivati a quella cifra. Il settore percepisce questa lacuna. La richiesta di una pianificazione più veloce e basata sui dati sta aumentando tra tutti i clienti con cui lavoriamo. Quindi la domanda a cui vale la pena rispondere è questa: cosa ci vorrebbe per progettare gli spazi in base a come le persone lavorano davvero, usando i dati che hai già a disposizione?
Ora è possibile prevedere di cosa avrà bisogno uno spazio
L’utilizzo di un edificio è ormai un dato misurabile, non più una semplice stima. Occupancy Intelligence rileva l’utilizzo effettivo a livello di edificio, piano e singolo spazio, aiutandoti a capire quali aree sono più richieste, quali rimangono inutilizzate e come la situazione cambia di settimana in settimana.
Il secondo cambiamento riguarda le previsioni. Con la “Predictive Planning” di Vergesense, ora è possibile capire come un determinato team utilizzerà una disposizione degli spazi prima ancora che qualcuno si trasferisca, mettendo in evidenza la capacità disponibile, l’effetto di un cambiamento nella politica ibrida e il giusto mix di tipologie di spazi. Il piano smette di essere una proiezione del passato e diventa una previsione basata sul comportamento. Al centro c’è il Large Spatial Model, il modello comportamentale di VergeSense che descrive il funzionamento degli ambienti di lavoro aziendali, addestrato su oltre 250 milioni di piedi quadrati di dati reali relativi agli ambienti di lavoro.
Per iniziare ti basta una planimetria. Aggiungere i dati che già raccogli rende ogni previsione più accurata e, proprio dove la precisione conta di più, i sensori trasformano i dati di un singolo edificio da semplici previsioni a dati reali.
“La scelta più sicura è sempre stata quella di rivolgersi a dei consulenti e affidarsi alla loro esperienza. Ma l’esperienza non è una prova, e quel processo è troppo lento rispetto alla rapidità con cui cambiano oggi gli ambienti di lavoro. Il punto debole non è mai stata la mancanza di opinioni. È l’assenza di dati su cui basarle, quando quei dati sono già lì, nei sistemi che questi team utilizzano ogni giorno.” Dan Ryan, CEO e cofondatore di VergeSense
I dati relativi al tuo edificio e al tuo posto di lavoro sono informazioni preziose che aspettano solo di essere sfruttate
Il che porta alla domanda ovvia: da dove provengono questi dati?
Per la maggior parte delle aziende, la risposta è la piattaforma su cui già gestiscono il proprio ambiente di lavoro. Spacewell custodisce il sistema di registrazione: planimetrie, gerarchia degli spazi, assegnazioni e dati del portafoglio. Gestisce anche il livello dedicato all’esperienza dei dipendenti, dove le persone interagiscono con gli spazi ogni giorno, attraverso le prenotazioni, l’app mobile, l’assistente AI, i flussi dei visitatori e le richieste di assistenza.
Ogni singola interazione è un segnale. Cosa viene prenotato e cosa viene saltato. Come si muovono i team all’interno di un piano nel corso di un trimestre. Dove si concentrano le richieste di assistenza, che spesso sono il primo segnale che uno spazio non funziona bene. Oggi questi segnali vengono usati per gestire i tuoi edifici. Possono anche essere utilizzati a fini di pianificazione. I dati sull’occupazione e altri dati IoT arricchiscono ulteriormente questa base. Ma soprattutto, per molte organizzazioni questi dati sono già strutturati, aggiornati e in tempo reale, il che significa che puoi attingere all’infrastruttura esistente senza bisogno di ulteriori fondi o tempo per l’installazione.
Oggi, su Spacewell girano portafogli aziendali con centinaia di edifici, e la piattaforma va ben oltre il semplice ambito del posto di lavoro e dell’occupazione. Spacewell mette in rete le informazioni relative a luoghi di lavoro, immobili, strutture, manutenzione ed energia, tutte basate sugli stessi dati di fondo relativi al portafoglio e agli spazi. In combinazione con le funzionalità di pianificazione predittiva di VergeSense, questo permette alle organizzazioni di passare dalla semplice comprensione e gestione degli spazi di cui dispongono ora alla previsione di ciò di cui avranno bisogno in futuro.
Alla base di tutto questo ci sono due principi fondamentali per entrambi. I dati rimangono al sicuro e sotto controllo, gestiti secondo gli standard di privacy su cui le aziende europee insistono giustamente. E l’intelligenza artificiale serve a rendere i team che si occupano di immobili, luoghi di lavoro e strutture più veloci e meglio informati, non a rendere superfluo il loro giudizio.
“Il vero costo delle congetture non è solo l’ennesimo studio sull’ambiente di lavoro. È il tempo infinito trascorso nelle sale riunioni a discutere ipotesi senza una visione condivisa dei fatti. Combinando il contesto operativo di Spacewell con l’intelligenza predittiva di VergeSense, i team immobiliari, di gestione degli spazi di lavoro e finanziari hanno a disposizione un linguaggio comune e basato sui fatti per le decisioni relative al portafoglio. Parti dalle prove che hai già a disposizione e trasformale in decisioni che tutti possano capire e mettere in pratica.” Gilles Ghyssaert, Chief Product Officer, Spacewell
Come funziona oggi e perché non funziona
Per molte organizzazioni oggi, l’approccio tradizionale alla pianificazione non funziona più. Uno studio sull’ambiente di lavoro dura dai tre ai sei mesi e costa dai 250.000 ai 1,5 milioni di dollari o anche di più. Quando viene pubblicato, è già obsoleto, perché le condizioni sul posto di lavoro sono cambiate nel corso dello studio. Le raccomandazioni si basano spesso su indici storici e portafogli comparabili, piuttosto che sui dati e sulle circostanze specifiche dell’organizzazione. Nel momento in cui cambiano l’organico, le politiche o le presenze, la soluzione risulta di nuovo sbagliata e il ciclo ricomincia da zero, di solito con un nuovo processo di appalto annesso.
Un nuovo approccio: collegare i dati alla decisione
Quando i dati sull’ambiente di lavoro già in possesso di Spacewell confluiscono nella piattaforma Meridian VergeSense, la pianificazione degli spazi diventa un ciclo continuo, modellato sulle condizioni specifiche della tua organizzazione.
Due scenari illustrano chiaramente questo cambiamento.
Uffici che gestisci già. Spacewell descrive come lo spazio viene realmente utilizzato. La Pianificazione Predittiva prevede di cosa avrai bisogno in futuro. Ristrutturi, riconfiguri o restituisci lo spazio sulla base di dati concreti, invece di aspettare che sia il prossimo rinnovo del contratto di locazione a costringerti a prendere una decisione.
Gli uffici che stai prendendo in considerazione. Il profilo comportamentale del tuo portafoglio attuale valuta uno spazio candidato prima che tu firmi il contratto, mostrandoti come quella superficie si adatterebbe al tuo personale, invece di basarsi su una compatibilità generica.
Nel gergo della finanza, questo significa passare da mesi a poche ore per arrivare a un piano che include risparmi, tempi di recupero dell’investimento e ROI. Sostituisce lo studio che prima costava 250.000 dollari e richiedeva mezzo anno per essere completato.
Questo approccio ha dato prova della sua efficacia su scala aziendale: 60 milioni di dollari di costi di locazione evitati in un’azienda globale del settore sanitario, 18 milioni di dollari risparmiati in tre anni in una società globale di servizi finanziari e 13 milioni di dollari di costi di espansione evitati in un’azienda globale del settore biotecnologico.
È disponibile già da oggi. I clienti possono partire dal portafoglio e dai dati sul posto di lavoro di cui dispongono già, per poi arricchire progressivamente il modello con planimetrie, dati sull’occupazione e altri segnali comportamentali, laddove disponibili.
I benefici si estendono a tutte le parti interessate:
- I leader del settore immobiliare ottimizzano il tuo portafoglio basandosi su dati concreti su come lavorano davvero i team.
- I responsabili degli spazi di lavoro progettano in base ai comportamenti reali, per poi mettere in pratica le soluzioni utilizzando gli strumenti che i dipendenti già usano.
- I responsabili della pianificazione degli spazi ottengono una valutazione indipendente su qualsiasi trasferimento, ristrutturazione o accorpamento prima che il budget venga stanziato, nel giro di poche ore anziché mesi, senza dover aspettare una società esterna.
- I responsabili finanziari ottengono dati attendibili e sempre aggiornati, non una semplice presentazione una tantum basata su ipotesi.
La direzione da seguire
Ognuno di noi ha già risolto metà di questo problema. Spacewell gestisce lo spazio di lavoro e tiene traccia di come funziona. VergeSense trasforma i comportamenti in una previsione di ciò di cui uno spazio avrà bisogno. Il lavoro interessante che ci aspetta è proprio il collegamento tra i due.
Sei pronto a smetterla di andare a tentoni?
Parla con i nostri esperti di ambienti di lavoro su come utilizzare i dati che già possiedi per pianificare, ottimizzare e adattare i tuoi spazi con maggiore sicurezza.
