Skrivet i samarbete med Spacewell och VergeSense.
Företag har aldrig genererat mer data om hur deras arbetsplats används, men beslut om lokaler fattas fortfarande på samma sätt som alltid: utifrån prognoser om antalet anställda, antalet skrivbord per anställd och en uppfattning som bildats innan någon har testat det. Den information som skulle kunna ligga till grund för dessa beslut finns redan, men den är splittrad mellan olika IWMS-system, plattformar för arbetsplatsupplevelser, bokningsverktyg, passersystem och Wi-Fi samt HR-system – och registreras som en historik över vad som har hänt snarare än att utnyttjas som data för att underbygga beslut om vad som ska hända härnäst.
Men det finns ett bättre sätt. Sammanställ data så slutar lokalplaneringen att vara en långsam och kostsam utredning och blir istället ett beslut som företaget kan fatta på några timmar, baserat på egna underlag, och se över närhelst arbetsplatsen förändras.
Lokalplanering är fortfarande en gissning, och underlagen är outnyttjade
Ett hyresavtal ska förnyas om nio månader. Två våningar verkar vara underutnyttjade, men ingen kan säga i vilken utsträckning, eller vilka avdelningar som skulle drabbas om de flyttade ut. Personalstyrkan förväntas växa. Besökarantalet är lågt på måndagar och fredagar. Ledningen har redan en uppfattning. Så beslutet fattas på samma sätt som sådana beslut alltid har fattats.
Samma mönster återkommer vid konsolideringar, omstruktureringar och varje översyn av hybridpolicyn. Inte för att de team som fattar dessa beslut saknar noggrannhet, utan för att de bevis som skulle kunna avgöra frågan inte finns tillgängliga när de behöver dem.
Sådana belägg finns. Planritningar och utrymmesfördelning, rumsbokningar, passerkortsdata, Wi-Fi, videokonferenser, sensordata, serviceförfrågningar, signaler om medarbetarupplevelsen. Det är verkligt, det är specifikt för trender som förekommer i hela er fastighetsportfölj, men nästan inget av detta når fram till beslutsfattarna. Informationen finns i separata verktyg, som alla är utformade för att registrera vad som har hänt snarare än att förutsäga vad som behövs härnäst.
Kostnaden är dold men påtaglig. Golvytor som inte passar in i teamens arbetssätt. Utrymme som man betalar för men som står outnyttjat. Beslut som försvaras med instinkt när ekonomiavdelningen frågar hur siffran kom fram. Branschen känner av klyftan. Efterfrågan på snabbare, evidensbaserad planering ökar hos alla kunder vi arbetar med. Så frågan som är värd att besvara är denna: vad skulle det krävas för att planera utrymmen utifrån hur människor verkligen arbetar, med hjälp av den data du redan har?
Det är nu möjligt att förutse vad en lokal kommer att behöva
Hur en byggnad används är numera ett mätbart faktum snarare än en uppskattning. Occupancy Intelligence mäter den faktiska användningen på byggnads-, vånings- och enskild utrymmesnivå, vilket hjälper dig att förstå vilka utrymmen som är efterfrågade, vilka som står tomma och hur detta förändras från vecka till vecka.
Den andra förändringen gäller prognoser. Med Predictive Planning från Vergesense går det nu att förstå hur ett visst team kommer att utnyttja en lokalplanering innan någon flyttar in, vilket ger insikt i kapacitet, effekten av en förändring i hybridpolicyn och den rätta mixen av utrymmestyper. Planen är inte längre en projektion av historiska data utan blir en prognos som bygger på beteende. I centrum står Large Spatial Model, Vergesense:s beteendemodell för hur arbetsplatser i företag fungerar, som har tränats på mer än 250 miljoner kvadratfot verkliga arbetsplatsdata.
Allt du behöver för att komma igång är en planritning. Genom att lägga till de data du redan samlar in blir varje prognos mer träffsäker, och där precisionen är som viktigast bidrar sensorer till att omvandla en enskild byggnad från prognos till faktiska förhållanden.
”Det säkraste valet har alltid varit att anlita konsulter och förlita sig på deras erfarenhet. Men erfarenhet är inte bevis, och den processen går för långsamt med tanke på hur snabbt arbetsplatserna förändras idag. Den stora bristen har aldrig varit en brist på åsikter. Det är avsaknaden av data som kan underbygga dem, trots att dessa data redan finns i de system som dessa team använder varje dag.” Dan Ryan, VD och medgrundare, VergeSense
Uppgifterna om din byggnad och din arbetsplats är bevis som bara väntar på att användas
Vilket väcker den uppenbara frågan: varifrån kommer den informationen?
För de flesta företag är svaret den plattform som de redan använder för att hantera sin arbetsplats. Spacewell förvaltar registreringssystemet: planritningar, utrymmeshierarki, tilldelningar och portföljdata. Det hanterar även det lager som rör medarbetarupplevelsen, där människor möter utrymmet varje dag – genom bokningar, mobilappen, AI-assistenten, besökarflöden och serviceförfrågningar.
Var och en av dessa interaktioner är en signal. Vad som bokas och vad som hoppas över. Hur teamen rör sig genom en våning under ett kvartal. Var serviceförfrågningar klustrar sig, vilket ofta är det första tecknet på att en lokal inte fungerar. Idag används dessa signaler för att driva era byggnader. De kan även användas i planeringssyfte. Uttnyttjandegraden och annan IoT-data berikar den grunden ytterligare. Det bästa av allt är att dessa data för många organisationer redan är strukturerade, aktuella och i realtid, vilket innebär att ni kan utnyttja befintlig infrastruktur utan att det krävs ytterligare finansiering eller tid för installation.
Idag drivs företagsportföljer med hundratals byggnader via Spacewell, och grunden sträcker sig bortom arbetsplatser och beläggning. Spacewell kopplar samman information om arbetsplatser, fastigheter, anläggningar, underhåll och energi kring samma underliggande portfölj- och utrymmesdata. I kombination med VergeSenses funktioner för prediktiv planering gör detta att organisationer går från att förstå och driva den arbetsplats de har till att förutse vad de behöver härnäst.
Det finns två grundläggande principer som ligger till grund för detta för oss båda. Uppgifterna förblir säkra och reglerade, och hanteras enligt de integritetsstandarder som europeiska företag med rätta ställer krav på. Och AI:n är till för att göra teamen inom fastighetsförvaltning, arbetsplatsutveckling och anläggningsdrift snabbare och bättre informerade, inte för att göra deras bedömningar överflödiga.
”Den verkliga kostnaden för gissningar är inte bara ännu en arbetsplatsstudie. Det är den oändliga tid som läggs på att i styrelserummen diskutera antaganden utan en gemensam bild av fakta. Genom att kombinera Spacewells operativa sammanhang med VergeSenses prediktiva intelligens får fastighets-, arbetsplats- och ekonomiteam ett gemensamt, faktabaserat språk för portföljbeslut. Utgå från den information du redan har och omvandla den till beslut som alla kan förstå och agera utifrån.” Gilles Ghyssaert, produktchef, Spacewell
Hur detta går till idag, och varför det misslyckas
För många organisationer idag fungerar inte den traditionella planeringsmetoden. En arbetsplatsundersökning tar tre till sex månader och kostar mellan 250 000 och 1,5 miljoner dollar eller mer. Den är redan föråldrad när den presenteras, eftersom arbetsplatsförhållandena har förändrats under undersökningens gång. Rekommendationerna baseras ofta på historiska nyckeltal och jämförbara portföljer snarare än på organisationens egna data och omständigheter. Så fort personalstyrkan, policyn eller närvaron förändras blir svaret fel igen och cykeln börjar om från noll, oftast med en ny upphandlingsprocess.
Ett nytt sätt: koppla data till beslutet
När de arbetsplatsdata som Spacewell redan har flödar in i Meridian-plattformen VergeSense blir lokalplaneringen en kontinuerlig process, utformad efter just er organisations unika förutsättningar.
Två scenarier illustrerar förändringen tydligast.
Kontor som ni redan driver. Spacewell beskriver hur utrymmet faktiskt används. Predictive Planning förutsäger vad som kommer att behövas härnäst. Ni ommöblerar, omkonfigurerar eller lämnar tillbaka utrymmet utifrån faktiska bevis, istället för att vänta på att nästa hyresförfall ska tvinga fram frågan.
Kontorslokaler som ni överväger. Beteendeprofilen för er nuvarande fastighetsportfölj utvärderar en potentiell lokal innan ni tecknar avtal, vilket visar hur den aktuella kontorsytan skulle upplevas av er personal – istället för att förlita sig på en allmän bedömning av hur väl den passar.
I finansvärldens språk innebär det att det tar timmar istället för månader att ta fram en plan med besparingar, återbetalningstid och avkastning. Det ersätter den utredning som tidigare kostade 250 000 dollar och tog ett halvår att genomföra.
Metoden har visat sig fungera i stor skala: 60 miljoner dollar i hyreskostnader har undvikits hos ett globalt hälso- och sjukvårdsföretag, 18 miljoner dollar har sparats under tre år hos ett globalt finansföretag och 13 miljoner dollar i expansionskostnader har undvikits hos ett globalt bioteknikföretag.
Den finns tillgänglig redan idag. Kunderna kan utgå från den portfölj- och arbetsplatsdata de redan har och sedan successivt berika modellen med planritningar, uppgifter om utnyttjande och andra beteendesignaler där sådana finns.
Effekterna omfattar alla intressenter:
- Ledare inom fastighetsbranschen anpassar portföljen utifrån fakta om hur teamen faktiskt arbetar.
- Arbetsplatsansvariga utformar lösningar utifrån verkligt beteende och implementerar dem sedan i de verktyg som medarbetarna redan använder.
- Lokalanvändningsplanerare får en oberoende bedömning av varje flytt, ombyggnad eller sammanslagning innan budgeten avsätts – på timmar istället för månader, utan att behöva vänta på ett externt företag.
- Ekonomichefer får välunderbyggda siffror som håller sig aktuella, inte en engångspresentation baserad på antaganden.
Riktningen
Var och en av oss har tagit bort gissningsarbetet från ena halvan av detta problem. Spacewell sköter arbetsplatsen och dokumenterar hur den fungerar. VergeSense omvandlar beteenden till en prognos över vad ett utrymme kommer att behöva. Det intressanta arbetet som ligger framför oss är att koppla samman dessa två delar.
Är du redo att sluta gissa?
Prata med våra arbetsplatsexperter om hur du kan använda den data du redan har för att planera, optimera och anpassa dina utrymmen med större självförtroende.
