Rédigé conjointement par Spacewell et VergeSense.
Les entreprises n’ont jamais généré autant de données sur l’utilisation de leur espace de travail, et pourtant, les décisions relatives à l’aménagement de l’espace sont toujours prises de la même manière : en se basant sur des prévisions d’effectifs, des ratios de postes de travail et une opinion formée avant même que quiconque ne l’ait testée. Les informations qui pourraient étayer ces décisions existent déjà, mais elles sont dispersées entre les systèmes IWMS, les plateformes d’expérience du lieu de travail, les outils de réservation, les systèmes de badges et le Wi-Fi, ainsi que les systèmes RH ; elles sont enregistrées comme un historique de ce qui s’est passé plutôt que d’être exploitées comme des données permettant d’éclairer les décisions concernant l’avenir.
Mais il existe une meilleure solution. En regroupant les données, l’aménagement de l’espace cesse d’être une étude longue et coûteuse pour devenir une décision que l’entreprise peut prendre en quelques heures, sur la base de ses propres données, et réexaminer chaque fois que l’environnement de travail évolue.
L’aménagement de l’espace reste une affaire de conjectures, et les données factuelles sont inexploitées
Un bail doit être renouvelé dans neuf mois. Deux étages semblent sous-utilisés, mais personne ne peut dire dans quelle mesure, ni quelles équipes en ressentiraient les conséquences s’ils devaient partir. Les effectifs devraient augmenter. La fréquentation est faible les lundis et vendredis. La direction a déjà une opinion sur la question. La décision est donc prise comme ces décisions l’ont toujours été.
Le même schéma se répète lors des regroupements, des réorganisations et de chaque révision de politique hybride. Non pas parce que les équipes chargées de prendre ces décisions manquent de rigueur, mais parce que les éléments qui permettraient de trancher la question ne sont pas à leur disposition au moment où elles en ont besoin.
Ces données existent bel et bien. Plans d’étage et répartition des espaces, réservations de salles, données des badges, Wi-Fi, visioconférences, données des capteurs, demandes de service, indicateurs relatifs à l’expérience des collaborateurs. Ces données sont réelles, elles reflètent spécifiquement les tendances observées dans l’ensemble de votre portefeuille immobilier, mais elles ne sont pratiquement jamais prises en compte dans la prise de décision. Elles sont dispersées dans des outils distincts, chacun conçu pour enregistrer ce qui s’est passé plutôt que pour prévoir ce dont vous aurez besoin ensuite.
Le coût est discret, mais bien réel. Des espaces qui ne correspondent pas au mode de fonctionnement des équipes. Des surfaces payées et laissées inutilisées. Des décisions défendues par instinct lorsque le service financier demande comment ce chiffre a été calculé. Le secteur perçoit ce décalage. La demande d’une planification plus rapide et fondée sur des données concrètes ne cesse de croître chez tous les clients avec lesquels nous travaillons. La question à laquelle il convient donc de répondre est la suivante : que faudrait-il pour planifier l’espace en fonction de la manière dont les personnes travaillent réellement, en utilisant les données dont vous disposez déjà ?
Il est désormais possible de prévoir les besoins d’un espace
L’utilisation d’un bâtiment est désormais un fait mesurable et non plus une simple estimation. Occupancy Intelligence analyse l’utilisation réelle au niveau du bâtiment, de l’étage et de chaque espace, ce qui vous aide à comprendre quels espaces sont les plus demandés, lesquels restent inoccupés et comment cette situation évolue d’une semaine à l’autre.
Le deuxième changement concerne la prévision. Grâce à la planification prédictive de Vergesense, il est désormais possible de comprendre comment une équipe donnée utilisera un agencement avant même que quiconque ne s’y installe, en mettant en évidence la capacité d’accueil, l’impact d’un changement de politique hybride et la combinaison optimale de types d’espaces. Le plan cesse d’être une projection du passé pour devenir une prévision fondée sur les comportements. Au cœur de ce système se trouve le « Large Spatial Model », le modèle comportemental de Vergesense décrivant le fonctionnement des espaces de travail en entreprise, entraîné à partir de plus de 250 millions de pieds carrés de données réelles sur les lieux de travail.
Tout ce dont vous avez besoin pour commencer, c’est d’un plan d’étage. L’ajout des données que vous collectez déjà permet d’affiner chaque prévision, et là où la précision est primordiale, les capteurs permettent de passer, pour un bâtiment donné, d’une simple prévision à une réalité sur le terrain.
« La solution la plus sûre a toujours consisté à faire appel à des consultants et à s’en remettre à leur expérience. Mais l’expérience ne constitue pas une preuve, et ce processus est trop lent au regard de la rapidité avec laquelle les environnements de travail évoluent aujourd’hui. Le point faible n’a jamais été le manque d’avis. C’est l’absence de données pour les étayer, alors que ces données se trouvent déjà dans les systèmes que ces équipes utilisent quotidiennement. » Dan Ryan, PDG et cofondateur de VergeSense
Les données relatives à votre bâtiment et à votre lieu de travail constituent des éléments de preuve qui ne demandent qu’à être exploités
Ce qui soulève une question évidente : d’où proviennent ces données ?
Pour la plupart des entreprises, la réponse réside dans la plateforme sur laquelle elles gèrent déjà leur environnement de travail. Spacewell héberge le système de référence : plans d’étage, hiérarchie des espaces, attributions et données de portefeuille. Elle héberge également la couche dédiée à l’expérience des collaborateurs, où les personnes interagissent quotidiennement avec l’espace, via les réservations, l’application mobile, l’assistant IA, les flux de visiteurs et les demandes de service.
Chacune de ces interactions constitue un signal : ce qui est réservé et ce qui ne l’est pas ; la façon dont les équipes se déplacent dans un étage au cours d’un trimestre ; les zones où les demandes de service se concentrent, ce qui constitue souvent le premier signe qu’un espace ne fonctionne pas correctement. Aujourd’hui, ces signaux sont utilisés pour gérer vos bâtiments. Ils peuvent également servir à des fins de planification. Les données d’occupation et autres données de l’IoT viennent encore enrichir cette base. Mieux encore, pour de nombreuses organisations, ces données sont déjà structurées, à jour et disponibles en temps réel, ce qui signifie que vous pouvez exploiter l’infrastructure existante sans avoir besoin de financement supplémentaire ni de temps pour l’installation.
Des portefeuilles d’entreprises comprenant des centaines de bâtiments sont aujourd’hui gérés par Spacewell, et son champ d’application va bien au-delà des lieux de travail et de l’occupation des locaux. Spacewell relie les informations relatives aux espaces de travail, à l’immobilier, aux installations, à la maintenance et à l’énergie autour d’un même ensemble de données sous-jacentes sur le portefeuille et les espaces. Associé aux capacités de planification prédictive de VergeSense, cet outil permet aux organisations de passer de la simple compréhension et gestion de leurs espaces de travail actuels à la prévision de leurs besoins futurs.
Deux principes sous-tendent cette démarche pour nous deux. Les données restent sécurisées et soumises à un cadre de gouvernance, traitées conformément aux normes de protection de la vie privée sur lesquelles les entreprises européennes insistent à juste titre. Et l’IA a pour but de permettre aux équipes chargées de l’immobilier, des espaces de travail et des installations d’agir plus rapidement et d’être mieux informées, et non de rendre leur jugement superflu.
« Le véritable coût des conjectures ne se résume pas à une simple étude supplémentaire sur l’environnement de travail. Il réside dans le temps infini passé dans les salles de réunion à débattre d’hypothèses sans vision commune des faits. La combinaison du contexte opérationnel de Spacewell et de l’intelligence prédictive de VergeSense offre aux équipes chargées de l’immobilier, de l’environnement de travail et des finances un langage commun, fondé sur des faits, pour prendre des décisions relatives au portefeuille. Partez des données dont vous disposez déjà et transformez-les en décisions que chacun peut comprendre et mettre en œuvre. » Gilles Ghyssaert, directeur des produits chez Spacewell
La manière dont cela se passe aujourd’hui, et pourquoi cela ne fonctionne pas
Pour de nombreuses organisations aujourd’hui, l’approche traditionnelle de la planification ne fonctionne plus. Une étude sur l’environnement de travail dure entre trois et six mois et coûte entre 250 000 et 1,5 million de dollars, voire plus. Elle s’avère déjà obsolète dès sa publication, car les conditions de travail ont évolué au cours de l’étude. Les recommandations s’appuient souvent sur des ratios historiques et des portefeuilles comparables plutôt que sur les données et la situation propres à l’entreprise. Dès que les effectifs, la politique ou le taux de présence évoluent, la solution n’est plus adaptée et le cycle recommence à zéro, généralement accompagné d’un nouveau processus d’appel d’offres.
Une nouvelle approche : relier les données à la prise de décision
Lorsque les données relatives aux espaces de travail déjà détenues par Spacewell Workplace sont intégrées à la plateforme Meridian VergeSense, l’aménagement de l’espace devient un cycle continu, modélisé en fonction des conditions propres à votre organisation.
Deux scénarios illustrent le mieux cette évolution.
Les bureaux que vous exploitez déjà. Spacewell décrit la manière dont l’espace est réellement utilisé. La planification prédictive prévoit les besoins futurs. Vous réaménagez, reconfigurez ou restituez l’espace en vous appuyant sur des données concrètes, plutôt que d’attendre que le prochain renouvellement de bail vous oblige à vous poser la question.
Les bureaux que vous envisagez. Le profil comportemental de votre parc immobilier actuel permet d’évaluer un espace potentiel avant la signature du bail, en montrant comment cet espace serait perçu par vos collaborateurs, plutôt que de se fier à une compatibilité générique.
Dans le jargon financier, cela signifie que vous disposez de quelques heures, et non plus de plusieurs mois, pour élaborer un plan assorti d’économies, d’un délai de rentabilité et d’un retour sur investissement. Cette solution remplace l’étude qui coûtait auparavant 250 000 dollars et prenait six mois à être réalisée.
Cette approche a fait ses preuves à l’échelle des grandes entreprises : 60 millions de dollars de coûts de location évités dans une entreprise mondiale du secteur de la santé, 18 millions de dollars d’économies réalisées sur trois ans dans une société mondiale de services financiers et 13 millions de dollars de coûts d’expansion évités dans une entreprise mondiale de biotechnologie.
Cette solution est également disponible dès aujourd’hui. Les clients peuvent partir des données dont ils disposent déjà concernant leur portefeuille immobilier et leurs espaces de travail, puis enrichir progressivement le modèle avec des plans d’étage, des données d’occupation et d’autres indicateurs comportementaux, lorsqu’ils sont disponibles.
Les retombées concernent l’ensemble des parties prenantes :
- Les responsables immobiliers adaptent la taille de votre portefeuille en s’appuyant sur des donnéesconcrètes concernant le fonctionnement réel des équipes.
- Les responsables de l’environnement de travail conçoivent des solutions adaptées aux comportements réels, puis les mettent en œuvre à l’aide des outils que les collaborateurs utilisent déjà.
- Les responsables de la gestion des espaces bénéficient d’une analyse indépendante de tout déménagement, réaménagement ou regroupement avant l’engagement budgétaire, en quelques heures plutôt qu’en plusieurs mois, sans avoir à faire appel à un cabinet externe.
- Les responsables financiers disposent de chiffres solides et actualisés en permanence, et non d’une simple présentation ponctuelle fondée sur des hypothèses.
La direction à suivre
Chacun d’entre nous a éliminé les incertitudes liées à la moitié de ce problème. Spacewell gère l’espace de travail et consigne son fonctionnement. VergeSense transforme les comportements en prévisions des besoins d’un espace. Le travail passionnant qui nous attend consiste à établir le lien entre ces deux éléments.
Prêts à aller au-delà des approximations ?
Discutez avec nos experts en aménagement des espaces de travail pour savoir comment exploiter les données dont vous disposez déjà afin de planifier, d’optimiser et d’adapter vos espaces en toute confiance.
