Escrito conjuntamente por Spacewell y VergeSense.
Las empresas nunca han generado tantos datos sobre cómo se usa su espacio de trabajo, pero las decisiones sobre el espacio siguen tomándose igual que siempre: basándose en previsiones de plantilla, ratios de puestos de trabajo y una idea preconcebida antes de que nadie lo pruebe. La información que podría servir de base para esas decisiones ya existe, pero está dispersa entre sistemas IWMS, plataformas de experiencia en el lugar de trabajo, herramientas de reserva, sistemas de tarjetas de acceso y redes WiFi, además de los sistemas de RR. HH., y se registra como un historial de lo que ha pasado, en lugar de aprovecharse como datos para tomar decisiones sobre el futuro.
Pero hay una forma mejor. Si juntas todos los datos, la planificación del espacio deja de ser un estudio lento y caro y se convierte en una decisión que la empresa puede tomar en cuestión de horas, basándose en sus propios datos, y que puede revisar cada vez que cambie el lugar de trabajo.
La planificación del espacio sigue siendo una incógnita, y los datos aún no se aprovechan
Dentro de nueve meses vence el contrato de alquiler. Hay dos plantas que parecen estar infrautilizadas, pero nadie sabe en qué medida, ni qué equipos se verían afectados si desaparecieran. Se prevé que aumente la plantilla. Los lunes y los viernes hay poca afluencia de público. La dirección ya tiene una opinión al respecto. Así que la decisión se toma como siempre se han tomado estas decisiones.
Lo mismo ocurre con las consolidaciones, las reestructuraciones y cualquier revisión de las políticas híbridas. No es que a los equipos que toman estas decisiones les falte rigor, sino que la información que resolvería la cuestión no está a su alcance cuando la necesitan.
Esas pruebas existen. Planos de planta y distribución de espacios, reservas de salas, datos de tarjetas de acceso, wifi, videoconferencias, datos de sensores, solicitudes de servicio, indicadores de la experiencia de los empleados. Es real, es específico de las tendencias que se dan en todo tu portafolio, pero casi nada de eso llega a la toma de decisiones. Está repartido en herramientas independientes, cada una diseñada para registrar lo que ha pasado en lugar de predecir lo que se va a necesitar a continuación.
El coste es silencioso, pero real. Espacios que no se adaptan a la forma de trabajar de los equipos. Espacio por el que se paga y que se deja sin usar. Decisiones que se defienden por instinto cuando el departamento de finanzas pregunta cómo se ha llegado a esa cifra. El sector percibe esta brecha. La demanda de una planificación más rápida y basada en datos está aumentando entre todos los clientes con los que trabajamos. Así que la pregunta que vale la pena responder es esta: ¿qué haría falta para planificar el espacio en función de cómo trabaja realmente la gente, utilizando los datos que ya tienes?
Ahora es posible prever qué necesitará un espacio
El uso que se le da a un edificio es ahora un dato cuantificable, en lugar de una estimación. Occupancy Intelligence analiza el uso real a nivel de edificio, planta y espacio individual, lo que te ayuda a entender qué zonas tienen más demanda, cuáles están inactivas y cómo cambia eso de una semana a otra.
El segundo cambio tiene que ver con las previsiones. Con la «Planificación predictiva» de Vergesense, ahora es posible entender cómo un equipo concreto utilizará una distribución antes de que nadie se mude, poniendo de manifiesto la capacidad, el efecto de un cambio en la política híbrida y la combinación adecuada de tipos de espacio. El plan deja de ser una proyección del pasado y se convierte en una previsión basada en el comportamiento. En el centro está el «Large Spatial Model», el modelo de comportamiento de Vergesense sobre cómo funcionan los espacios de trabajo empresariales, entrenado con más de 250 millones de pies cuadrados de datos reales de espacios de trabajo.
Lo único que necesitas para empezar es un plano de la planta. Añadir los datos que ya recopilas mejora la precisión de cada previsión y, cuando la precisión es lo más importante, los sensores permiten pasar de una simple previsión a la realidad sobre el terreno en cada edificio concreto.
«Lo más seguro siempre ha sido contratar a consultores y confiar en su experiencia. Pero la experiencia no es una prueba, y ese proceso es demasiado lento para el ritmo al que cambian ahora los lugares de trabajo. El punto ciego nunca ha sido la falta de opiniones. Es la ausencia de datos que las respalden, cuando esos datos ya están ahí, en los sistemas que estos equipos manejan a diario». Dan Ryan, director general y cofundador de VergeSense
Los datos de tu edificio y de tu lugar de trabajo son información que está ahí para que la aproveches
Lo que nos lleva a la pregunta obvia: ¿de dónde vienen esos datos?
Para la mayoría de las empresas, la respuesta es la plataforma en la que ya gestionan su lugar de trabajo. Spacewell alberga el sistema de registro: planos de planta, jerarquía de espacios, asignaciones y datos de la cartera. También incluye la capa de experiencia de los empleados, donde las personas interactúan con el espacio cada día, a través de las reservas, la app móvil, el asistente de IA, los flujos de visitantes y las solicitudes de servicio.
Cada una de esas interacciones es una señal. Lo que se reserva y lo que se pasa por alto. Cómo se mueven los equipos por una planta a lo largo de un trimestre. Dónde se concentran las solicitudes de servicio, lo que suele ser el primer indicio de que un espacio no funciona bien. Hoy en día, esas señales se usan para gestionar tus edificios. También pueden servir para planificar. Los datos de ocupación y otros datos del IoT enriquecen aún más esa base. Y lo mejor de todo es que, para muchas organizaciones, estos datos ya están estructurados, actualizados y en tiempo real, lo que significa que puedes aprovechar la infraestructura existente sin necesidad de financiación adicional ni tiempo para la instalación.
Hoy en día, Spacewell gestiona carteras empresariales con cientos de edificios, y su base va más allá del lugar de trabajo y la ocupación. Spacewell conecta la información sobre el lugar de trabajo, los inmuebles, las instalaciones, el mantenimiento y la energía en torno a los mismos datos subyacentes de la cartera y los espacios. Combinado con las capacidades de planificación predictiva de VergeSense, esto hace que las organizaciones pasen de entender y gestionar el lugar de trabajo que tienen a prever lo que necesitarán en el futuro.
Hay dos principios que subyacen a todo esto para los dos. Los datos se mantienen seguros y controlados, y se gestionan según las normas de privacidad que las empresas europeas exigen, con toda razón. Y la IA está ahí para que los equipos inmobiliarios, de espacios de trabajo y de instalaciones sean más rápidos y estén mejor informados, no para que su criterio quede obsoleto.
«El verdadero coste de las conjeturas no es solo otro estudio sobre el lugar de trabajo. Es el tiempo interminable que se pasa en las salas de juntas debatiendo hipótesis sin una visión común de los hechos. Combinar el contexto operativo de Spacewell con la inteligencia predictiva de VergeSense ofrece a los equipos inmobiliarios, de gestión del lugar de trabajo y financieros un lenguaje común y basado en hechos para tomar decisiones sobre la cartera. Empieza con los datos que ya tienes y conviértelos en decisiones que todo el mundo pueda entender y poner en práctica». Gilles Ghyssaert, director de producto de Spacewell
Cómo se hace esto hoy en día, y por qué no funciona
Para muchas organizaciones hoy en día, el enfoque tradicional de planificación ya no funciona. Un estudio sobre el lugar de trabajo dura entre tres y seis meses y cuesta entre 250.000 y 1,5 millones de dólares, o incluso más. Para cuando sale, ya está desactualizado, porque las condiciones del lugar de trabajo han cambiado durante el estudio. Las recomendaciones suelen basarse en ratios históricos y carteras comparables, en lugar de en los propios datos y circunstancias de la organización. En cuanto cambia la plantilla, la política o la asistencia, la respuesta vuelve a ser errónea y el ciclo vuelve a empezar desde cero, normalmente con un nuevo proceso de contratación.
Una nueva forma de hacerlo: vincular los datos a la decisión
Cuando los datos del espacio de trabajo que ya tiene Spacewell se integran en la plataforma Meridian VergeSense, la planificación del espacio se convierte en un ciclo continuo, basado en las condiciones únicas de tu organización.
Hay dos situaciones que ilustran este cambio con mayor claridad.
Oficinas que ya gestionas. Spacewell describe cómo se usa realmente el espacio. La planificación predictiva prevé lo que se necesitará a continuación. Reacondicionas, reconfiguras o devuelves el espacio basándote en datos reales, en lugar de esperar a que el próximo vencimiento del contrato de alquiler te obligue a plantearte la cuestión.
Las oficinas que estás barajando. El perfil de comportamiento de tu cartera actual evalúa un espacio candidato antes de firmar el contrato, mostrando cómo se adaptaría esa superficie a tu plantilla, en lugar de basarse en un ajuste genérico.
En el lenguaje del mundo financiero, eso significa que en cuestión de horas, en lugar de meses, tendrás un plan con ahorros, amortización y retorno de la inversión (ROI). Sustituye al estudio que antes costaba 250 000 dólares y tardaba medio año en estar listo.
Este enfoque ha demostrado su eficacia a escala empresarial: se han evitado 60 millones de dólares en costes de alquiler en una empresa sanitaria internacional, se han ahorrado 18 millones de dólares en tres años en una empresa de servicios financieros internacional y se han evitado 13 millones de dólares en costes de expansión en una empresa de biotecnología internacional.
También está disponible a partir de hoy. Los clientes pueden partir de los datos de su cartera y de sus espacios de trabajo que ya tienen, y luego ir enriqueciendo poco a poco el modelo con planos de planta, información sobre ocupación y otras señales de comportamiento, siempre que estén disponibles.
Los beneficios se extienden a todas las partes interesadas:
- Los líderes del sector inmobiliario adaptan el tamaño de tu cartera basándose en datos sobre cómo trabajan realmente los equipos.
- Los responsables de los espacios de trabajo diseñan teniendo en cuenta el comportamiento real y luego lo ponen en práctica con las herramientas que los empleados ya usan.
- Los responsables de planificación de espacios obtienen una valoración independiente de cualquier traslado, remodelación o consolidación antes de comprometer el presupuesto, en cuestión de horas en lugar de meses, sin tener que esperar a una empresa externa.
- Los responsables financieros obtienen cifras sólidas y actualizadas, no una presentación puntual basada en suposiciones.
La dirección a seguir
Cada uno de nosotros ha resuelto la primera parte de este problema. Spacewell gestiona el espacio de trabajo y lleva un registro de cómo funciona. VergeSense convierte el comportamiento en una previsión de lo que necesitará un espacio. Lo interesante que nos queda por delante es conectar ambas cosas.
¿Listo para dejar atrás las conjeturas?
Habla con nuestros expertos en espacios de trabajo sobre cómo usar los datos que ya tienes para planificar, optimizar y adaptar tus espacios con mayor confianza.
