Die Beweise liegen Ihnen bereits vor. Dennoch zahlen Sie weiterhin für Meinungen.

Verfasst in Zusammenarbeit mit Spacewell und VergeSense.

Unternehmen haben noch nie so viele Daten über die Nutzung ihrer Arbeitsräume generiert wie heute, dennoch werden Entscheidungen zur Raumnutzung nach wie vor auf dieselbe Weise getroffen wie schon immer: auf der Grundlage von Personalprognosen, Schreibtischquoten und einer Einschätzung, die gebildet wird, bevor jemand die Situation tatsächlich getestet hat. Die Informationen, auf denen diese Entscheidungen basieren könnten, sind bereits vorhanden, doch sie sind fragmentiert über IWMS-Systeme, Plattformen zur Arbeitsplatzerfahrung, Buchungstools, Ausweissysteme, WLAN und HR-Systeme verteilt – und werden eher als Historie vergangener Ereignisse erfasst, anstatt als Daten genutzt zu werden, um Entscheidungen über die nächsten Schritte zu treffen.

Doch es gibt einen besseren Weg. Wenn man die Daten zusammenführt, ist die Raumplanung nicht mehr nur eine langwierige, kostspielige Studie, sondern wird zu einer Entscheidung, die das Unternehmen innerhalb weniger Stunden auf der Grundlage eigener Erkenntnisse treffen und bei jeder Veränderung der Arbeitsumgebung neu überdenken kann.

Die Raumplanung ist nach wie vor reine Spekulation, und die zugrunde liegenden Fakten werden noch nicht genutzt.

Ein Mietvertrag steht in neun Monaten zur Verlängerung an. Zwei Etagen scheinen nicht voll ausgelastet zu sein, doch niemand kann sagen, in welchem Umfang dies der Fall ist oder welche Teams davon betroffen wären, sollten sie den Standort verlassen. Es wird ein Anstieg der Mitarbeiterzahl prognostiziert. Montags und freitags ist die Besucherzahl gering. Die Unternehmensleitung hat bereits eine Meinung dazu. Daher wird die Entscheidung so getroffen, wie solche Entscheidungen schon immer getroffen wurden.

Das gleiche Muster zeigt sich bei Konsolidierungen, Umstrukturierungen und jeder Überarbeitung hybrider Strategien. Nicht etwa, weil es den Teams, die diese Entscheidungen treffen, an Gründlichkeit mangelt, sondern weil ihnen die Beweise, die die Frage klären würden, nicht zur Verfügung stehen, wenn sie diese benötigen.

Diese Belege liegen vor. Grundrisse und Raumaufteilungen, Raumreservierungen, Ausweisdaten, WLAN, Videokonferenzen, Sensordaten, Serviceanfragen, Signale zur Mitarbeiterzufriedenheit. Diese Daten sind real und spiegeln spezifische Trends wider, die sich in Ihrem gesamten Immobilienportfolio abzeichnen, doch fast keine davon fließt in die Entscheidungsfindung ein. Sie befinden sich in separaten Tools, die jeweils darauf ausgelegt sind, Geschehnes zu erfassen, anstatt vorherzusagen, was als Nächstes benötigt wird.

Die Kosten sind kaum spürbar, aber dennoch real. Räumlichkeiten, die nicht zur Arbeitsweise der Teams passen. Bezahltes und ungenutztes Raumangebot. Entscheidungen, die aus dem Bauch heraus verteidigt werden, wenn die Finanzabteilung fragt, wie man zu dieser Zahl gekommen ist. Die Branche spürt diese Lücke. Die Nachfrage nach einer schnelleren, datengestützten Planung steigt bei jedem Kunden, mit dem wir zusammenarbeiten. Die Frage, die es zu beantworten gilt, lautet daher: Was wäre erforderlich, um Räume so zu planen, dass sie der tatsächlichen Arbeitsweise der Menschen entsprechen – unter Verwendung der Daten, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen?

Es ist nun möglich, vorherzusagen, welche Anforderungen an einen Raum gestellt werden

Die Art und Weise, wie ein Gebäude genutzt wird, ist nun eine messbare Tatsache und keine Schätzung mehr. „Occupancy Intelligence“ erfasst die tatsächliche Nutzung auf Gebäude-, Etagen- und Einzelraumebene und hilft Ihnen so zu verstehen, welche Bereiche gefragt sind, welche ungenutzt bleiben und wie sich dies von Woche zu Woche verändert.

Die zweite Neuerung betrifft die Prognose. Mit „Predictive Planning“ von Vergesense lässt sich nun bereits vor dem Umzug eines Teams nachvollziehen, wie dieses ein bestimmtes Layout nutzen wird – dabei werden Kapazitäten, die Auswirkungen einer Änderung der Hybrid-Richtlinien sowie die optimale Mischung aus verschiedenen Raumtypen aufgezeigt. Der Plan ist nicht länger eine Projektion der Vergangenheit, sondern wird zu einer auf Verhaltensmustern basierenden Prognose. Im Mittelpunkt steht das „Large Spatial Model“, das Verhaltensmodell von Vergesense zur Funktionsweise von Arbeitsplätzen in Unternehmen, das anhand von mehr als 250 Millionen Quadratfuß realer Arbeitsplatzdaten trainiert wurde.

Alles, was Sie für den Einstieg benötigen, ist ein Grundriss. Durch das Hinzufügen der Daten, die Sie bereits erfassen, werden alle Prognosen präziser, und dort, wo es besonders auf Genauigkeit ankommt, sorgen Sensoren dafür, dass die Daten eines einzelnen Gebäudes von einer Prognose zu einer tatsächlichen Messung werden.

„Die sicherste Vorgehensweise war schon immer, Berater hinzuzuziehen und sich auf deren Erfahrung zu verlassen. Doch Erfahrung ist kein Beweis, und dieser Prozess ist zu langsam angesichts der rasanten Veränderungen, denen Arbeitswelten heute unterliegen. Der blinde Fleck war nie ein Mangel an Meinungen. Es ist vielmehr das Fehlen von Daten, auf die man sich stützen könnte – obwohl diese Daten bereits in den Systemen vorhanden sind, die diese Teams täglich nutzen.“ Dan Ryan, Geschäftsführer und Mitbegründer von VergeSense

Ihre Gebäude- und Arbeitsplatzdaten sind Informationen, die nur darauf warten, genutzt zu werden

Daraus ergibt sich die naheliegende Frage: Woher stammen diese Daten?

Für die meisten Unternehmen lautet die Antwort: von der Plattform, auf der sie ihren Arbeitsplatz bereits verwalten. Spacewell verfügt über das zentrale Datensystem: Grundrisse, Raumhierarchie, Zuweisungen und Portfoliodaten. Es umfasst zudem die Ebene der Mitarbeitererfahrung, auf der die Menschen täglich mit den Räumlichkeiten in Kontakt kommen – sei es über Buchungen, die mobile App, den KI-Assistenten, Besucherströme oder Serviceanfragen.

Jede dieser Interaktionen ist ein Signal: Was wird gebucht und was wird übersprungen? Wie bewegen sich Teams im Laufe eines Quartals durch eine Etage? Wo häufen sich Serviceanfragen – oft das früheste Anzeichen dafür, dass ein Raum nicht optimal genutzt wird? Heute werden diese Signale für den Betrieb Ihrer Gebäude genutzt. Sie können auch für Planungszwecke herangezogen werden. Belegungsdaten und andere IoT-Daten bereichern diese Grundlage zusätzlich. Das Beste daran ist, dass diese Daten für viele Unternehmen bereits strukturiert, aktuell und in Echtzeit verfügbar sind, was bedeutet, dass Sie die vorhandene Infrastruktur nutzen können, ohne dass zusätzliche Mittel oder Zeit für die Installation erforderlich sind.

Heute werden Unternehmensportfolios mit Hunderten von Gebäuden über Spacewell verwaltet, wobei die Grundlage weit über den Arbeitsplatz und die Belegung hinausgeht. Spacewell verknüpft Informationen zu Arbeitsplätzen, Immobilien, Anlagen, Instandhaltung und Energie auf der Grundlage derselben zugrunde liegenden Bestands- und Flächendaten. In Kombination mit den prädiktiven Planungsfunktionen von VergeSense ermöglicht dies Unternehmen den Übergang vom reinen Verständnis und der Verwaltung ihrer bestehenden Arbeitsumgebung hin zur Vorhersage ihres künftigen Bedarfs.

Dahinter stehen für uns beide zwei Grundsätze. Die Daten bleiben sicher und unterliegen einer ordnungsgemäßen Verwaltung, wobei sie gemäß den Datenschutzstandards behandelt werden, auf deren Einhaltung europäische Unternehmen zu Recht bestehen. Und die KI soll dazu dienen, die Teams in den Bereichen Immobilien, Arbeitsplatz und Facility Management schneller und besser zu informieren, nicht aber, ihr Urteilsvermögen überflüssig zu machen.

„Die wahren Kosten des Rätselratens bestehen nicht nur in einer weiteren Studie zum Arbeitsplatz. Es ist die endlose Zeit, die in Sitzungssälen damit verbracht wird, Annahmen zu diskutieren, ohne eine gemeinsame Sicht auf die Fakten zu haben. Die Kombination des betrieblichen Kontexts von Spacewell mit der prädiktiven Intelligenz von VergeSense bietet Immobilien-, Arbeitsplatz- und Finanzteams eine gemeinsame, faktenbasierte Sprache für Portfolioentscheidungen. Beginnen Sie mit den Erkenntnissen, über die Sie bereits verfügen, und wandeln Sie diese in Entscheidungen um, die jeder verstehen und umsetzen kann.“ Gilles Ghyssaert, Chief Product Officer, Spacewell

Wie dies heute gehandhabt wird und warum es scheitert

Für viele Unternehmen funktioniert der bisherige Ansatz bei der Planung heute nicht mehr. Eine Arbeitsplatzstudie dauert drei bis sechs Monate und kostet zwischen 250.000 und 1,5 Millionen US-Dollar oder mehr. Sie ist bereits bei ihrer Fertigstellung veraltet, da sich die Arbeitsbedingungen im Laufe der Studie verändert haben. Empfehlungen basieren häufig auf historischen Kennzahlen und vergleichbaren Portfolios statt auf den eigenen Daten und Gegebenheiten des Unternehmens. Sobald sich die Mitarbeiterzahl, die Richtlinien oder die Anwesenheitszahlen ändern, ist die Lösung bereits wieder falsch, und der Zyklus beginnt von vorne – meist verbunden mit einem neuen Beschaffungsprozess.

Ein neuer Ansatz: Die Daten mit der Entscheidung verknüpfen

Wenn die Arbeitsplatzdaten, über die Spacewell bereits verfügt, in die Meridian-Plattform VergeSense einfließen, wird die Raumplanung zu einem kontinuierlichen Kreislauf, der auf die individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Zwei Szenarien veranschaulichen diesen Wandel am deutlichsten.

Büros, die Sie bereits betreiben. Spacewell beschreibt, wie der Raum tatsächlich genutzt wird. „Predictive Planning“ prognostiziert, was als Nächstes benötigt wird. Sie gestalten den Raum neu, konfigurieren ihn um oder geben Flächen auf der Grundlage realer Erkenntnisse zurück, anstatt darauf zu warten, dass der nächste Mietvertrag die Frage erzwingt.

Büros, die Sie in Betracht ziehen. Das Verhaltensprofil Ihres aktuellen Portfolios prüft einen potenziellen Standort, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, und zeigt auf, wie sich diese Etagenfläche auf Ihre Mitarbeiter auswirken würde, anstatt sich auf eine allgemeine Eignung zu verlassen.

In der Sprache der Finanzwelt bedeutet dies, dass innerhalb von Stunden statt Monaten ein Plan mit Einsparungen, Amortisationszeit und Kapitalrendite vorliegt. Dies ersetzt die Studie, die früher 250.000 Dollar kostete und deren Fertigstellung ein halbes Jahr in Anspruch nahm.

Dieser Ansatz hat sich im Unternehmensmaßstab bewährt: Bei einem weltweit tätigen Gesundheitsunternehmen konnten Mietkosten in Höhe von 60 Millionen US-Dollar vermieden werden, bei einem globalen Finanzdienstleistungsunternehmen wurden über einen Zeitraum von drei Jahren 18 Millionen US-Dollar eingespart und bei einem globalen Biotechnologieunternehmen konnten Expansionskosten in Höhe von 13 Millionen US-Dollar vermieden werden.

Es ist ebenfalls ab heute verfügbar. Kunden können auf der Grundlage ihrer bereits vorhandenen Portfolio- und Arbeitsplatzdaten beginnen und das Modell anschließend schrittweise um Grundrisse, Belegungsdaten und andere Verhaltenssignale ergänzen, sofern diese vorliegen.

Die Auswirkungen erstrecken sich auf alle Beteiligten:

• Führungskräfte in der Immobilienbranche passen Ihr Portfolio anhand von Erkenntnissen darüber an, wie Teams tatsächlich arbeiten.
• Führungskräfte im Bereich Arbeitsplatzgestaltung planen auf der Grundlage des tatsächlichen Verhaltens und setzen ihre Konzepte dann mit den Tools um, die die Mitarbeiter bereits nutzen.
• Raumplaner erhalten eine unabhängige Einschätzung zu jedem Umzug, jeder Umgestaltung oder jeder Zusammenlegung, noch bevor das Budget gebunden wird – und zwar innerhalb von Stunden statt Monaten, ohne auf ein externes Unternehmen warten zu müssen.
• Finanzverantwortliche erhalten fundierte Zahlen, die stets aktuell sind – und nicht nur eine einmalige Präsentation, die auf Annahmen basiert.

Die Richtung, in die es geht

Jeder von uns hat bereits die Ungewissheit bei der einen Hälfte dieses Problems beseitigt. Spacewell verwaltet den Arbeitsplatz und dokumentiert dessen Nutzung. VergeSense wandelt Verhaltensmuster in eine Prognose darüber um, was ein Raum benötigen wird. Die interessante Aufgabe, die noch vor uns liegt, ist die Verbindung zwischen diesen beiden Aspekten.

Sind Sie bereit, sich von Vermutungen zu lösen?

Sprechen Sie mit unseren Experten für Arbeitsumgebungen darüber, wie Sie die Ihnen bereits vorliegenden Daten nutzen können, um Ihre Räumlichkeiten mit größerer Sicherheit zu planen, zu optimieren und anzupassen.