Vi är glada att kunna meddela ett samarbete med VergeSense, ett företag inom arbetsplatsanalys som hjälper företag att förstå hur utrymmen används och att planera mer effektivt för framtida behov. Tillsammans kopplar vi samman Spacewells operativa översikt över fastighetsportföljen med VergeSenses funktioner för prediktiv planering, vilket ger fastighets-, arbetsplats- och ekonomiteam en snabbare och mer välunderbyggd väg från arbetsplatsdata till bättre underbyggda beslut.
Samarbetet stakar ut en gemensam riktning: en framtid där arbetsplatsdata som redan finns i Spacewell matas in i VergeSense Predictive Planning, så att varje kontor kontinuerligt kan planeras utifrån sina egna data, i de system som teamen redan använder. Båda delarna av denna helhet finns redan på marknaden idag. Det som är nytt är kopplingen mellan dem.
Det problem som detta löser
Företagen har aldrig genererat mer data om hur deras arbetsplatser används, men ändå fattas beslut om utrymmesanvändning fortfarande på ungefär samma sätt som alltid: utifrån prognoser för personalstyrkan, antalet skrivbord per anställd och en uppfattning som bildats innan någon har testat det. Ett hyresavtal ska förnyas om nio månader. Två våningar verkar underutnyttjade, men ingen kan säga i vilken utsträckning, eller vilka team som skulle märka av det om de flyttade därifrån. Samma mönster upprepas vid sammanslagningar, ombyggnader och varje revidering av hybridpolicyn.
Det finns redan bevis som skulle kunna besvara dessa frågor. Planritningar och utrymmesfördelning, rumsbokningar, passerkortsdata, sensordata, Wi-Fi, videokonferenser, serviceförfrågningar, signaler om medarbetarnas upplevelse. Nästan inget av detta når fram till beslutsfattarna, eftersom informationen finns i separata verktyg som alla är utformade för att registrera vad som har hänt, snarare än att förutsäga vad som behövs härnäst.
Därför är standardlösningen att lägga ut frågan på entreprenad. En arbetsplatsundersökning pågår i tre till sex månader och kostar mellan 250 000 och 1,5 miljoner dollar eller mer, och resultaten är redan inaktuella när de presenteras eftersom förhållandena har förändrats under undersökningens gång. Så fort personalstyrkan, riktlinjerna eller närvaron förändras blir svaret fel igen och cykeln börjar om från noll. En stor del av dessa utgifter går till att rekonstruera data som kunden redan genererar varje dag, i system som kunden redan betalar för.
Vad de olika plattformarna har att erbjuda
Samarbetet förenar två kompetenser som var och en eliminerar gissningar från sin respektive del av arbetsplatsplaneringsprocessen:
- Utgå från de data du redan har, inte från ett nytt insamlingsprojekt. Spacewell förvaltar det centrala registersystemet för fastighetsportföljen och det lager som rör medarbetarnas upplevelse – där människor möter utrymmet varje dag. Var och en av dessa interaktioner är en signal: vad som bokas och vad som lämnas obokat, hur teamen rör sig på en våning under en kvartalsperiod, var serviceförfrågningarna koncentreras. För många organisationer är dessa data redan strukturerade, aktuella och i realtid, så det behövs inget nytt datainsamlingsprojekt att finansiera och ingen hårdvara att installera innan ni kan sätta igång.
- Planera utifrån dina medarbetares faktiska beteendemönster, inte utifrån antaganden. VergeSense Predictive Planning bygger på en egenutvecklad stor rumsmodell som förutsäger hur människor kommer att använda ett utrymme under tusentals tänkbara arbetsdagar, och som belyser kapaciteten, effekten av en förändring i hybridpolicyn samt den rätta kombinationen av utrymmes typer innan någon flyttar in.
- Testa de kontor du överväger, inte bara de som du själv driver. Genom att analysera beteendeprofilen för en befintlig fastighetsportfölj kan man utvärdera en potentiell lokal innan ett hyresavtal tecknas, vilket ger en bild av hur just den lokalen skulle upplevas av personalen – istället för att förlita sig på en allmän bedömning av hur väl den passar.
- Fatta välgrundade beslut – snabbare. Det tar bara timmar, inte månader, att ta fram en plan med besparingar, återbetalningstid och avkastning på investeringen, baserad på det operativa sammanhanget hos Spacewell och det observerade beteendet hos VergeSense, så att teamen kan besvara både frågorna ”hur fungerar det här utrymmet egentligen?” och ”vad behövs härnäst?”.
Det gemensamma målet är ett arbetsflöde för beslutsstöd som hjälper företagsteam att gå från ”vi tror att den här våningen inte fungerar” till ”här är en beteendebaserad plan som vi kan lägga fram för ledningsgruppen” – på en bråkdel av den tid och de kostnader som en traditionell konsultcykel medför.
Kraften bakom varje plattform
ett beteendebaserat referensvärde för hur arbetsplatser inom företagssektorn faktiskt används, tränat på mer än åtta års verkligt beteende på arbetsplatser över 250+ miljoner kvadratfot. Kunder som använder VergeSense Predictive Planning har använt modellen för att anpassa fastighetsportföljerna till rätt storlek, omforma kontor och undvika onödiga fastighetskostnader på flera miljoner, däribland 1,5 miljoner dollar i undvikna utbyggnadskostnader per våning för en detaljhandelskedjas globala fastighetsavdelning.
Spacewell tillför den andra halvan av ekvationen: den operativa grunden som arbetsplatsen vilar på. Idag drivs företagsportföljer med hundratals byggnader av Spacewell, och plattformen kopplar samman information om arbetsplatser, fastigheter, anläggningar, underhåll och energi kring samma underliggande portfölj- och lokaluppgifter. Det gör den inte bara till ett registreringssystem, utan också till den mest aktuella bilden av hur en portfölj fungerar – vilket är precis den information som behövs för en prognos. Båda företagen delar två åtaganden här: att data förblir säkra och reglerade, hanterade enligt de integritetsstandarder som europeiska företag med rätta kräver, och att AI finns till för att göra fastighets-, arbetsplats- och anläggningsteamen snabbare och bättre informerade, inte för att göra deras bedömningar överflödiga.
Det som tidigare krävde en undersökning på tre till sex månader – och som levererades som en PDF-fil som redan var inaktuell vid mottagandet – kan nu utgå från data som organisationen redan har, och kan ses över närhelst arbetsplatsen förändras.
Tillsammans har de två plattformarna som mål att överbrygga en långvarig klyfta i beslutsfattandet på arbetsplatsen: klyftan mellan de data som visar hur en lokal faktiskt används och den plan som avgör vad som ska hända med den härnäst.
Att forma framtiden för beslutsfattandet på arbetsplatsen
Samarbetet mellan VergeSense och Spacewell speglar en bredare förändring i hur företag hanterar beslut som rör arbetsplatsen: bort från engångskonsultuppdrag och statiska riktmärken, och mot sammankopplade system som gör det möjligt för teamen att fatta snabbare och mer välgrundade beslut om de utrymmen som deras medarbetare faktiskt kommer att använda.
Var och en av oss har eliminerat osäkerheten i den ena halvan av detta problem. Spacewell sköter arbetsplatsen och dokumenterar hur den fungerar. VergeSense omvandlar beteendemönster till en prognos över vad en lokal kommer att behöva. När organisationer hanterar konsolidering av fastighetsbeståndet, utvecklingen mot hybridarbete och det ökande trycket att motivera fastighetsutgifterna, ligger det intressanta arbetet framöver i kopplingen mellan dessa två.
Prata med en specialist
Om något av detta stämmer in på din egen portfölj är vi redo att diskutera saken. För de flesta team börjar det med ett beslut som de redan står inför och med att få ut mer av den data de redan har.
