In dit blogartikel gaan we bekijken hoe IoT-sensortechnologie en de gegevens die daaruit worden verkregen, de ervaring op de hybride werkplek kunnen optimaliseren.
Bedrijfsdoelstellingen van een optimale werkplekbeleving
Positieve medewerkersbeleving is niet zozeer een leuk hebbedingetje voor bedrijven, als wel een essentiële voorwaarde voor een effectieve concurrentiekracht. Dat geldt bij uitstek voor kennisindustrieën waar creativiteit, innovatie en intellectuele betrokkenheid de drijvende factoren zijn achter waardecreatie.
De fysieke/digitale werkplek speelt een belangrijke rol in de algehele medewerkersbeleving en productiviteit. Het doel is dan ook om barrières voor productiviteit weg te nemen en een goed functionerende, dynamische omgeving te creëren waarin medewerkers optimaal kunnen presteren. Technologie is hiervoor de lijm.
Het belang van technologie voor een geslaagd hybride werkmodel
Slimme werkplektechnologieën zijn zo goed als onmisbaar om flexibele werkplekconcepten soepel te laten functioneren. Bijvoorbeeld een reserveringssysteem voor werkplekken dat op sensoren is gebaseerd, speelt een cruciale rol in een werkomgeving waar teams regelmatig van samenstelling wisselen of medewerkers geregeld van werkplek veranderen en de verhouding van het aantal medewerkers/bureaus laag is. Naarmate het optimale of piekgebruik van vergaderruimtes op drukke kantoordagen steeds meer bereikt wordt, neemt de behoefte aan digitale tools toe die realtime-informatie bieden over de effectieve bezetting.
Een proactieve werkplek, verrijkt met sensorgegevens
Organisaties die een geïntegreerd werkplekbeheersysteem (IWMS) implementeren dat gekoppeld is aan het IoT, hebben een voorsprong op anderen. Door live gegevens van sensoren te verzamelen, kan een dergelijk systeem medewerkers via een mobiele app inzicht geven in de realtime beschikbaarheid van ruimtes verspreid over meerdere verdiepingen of locaties.
Een voorbeeld hiervan is de Spacewell Workplace App, die medewerkers kunnen gebruiken op hun eigen smartphone of via andere gebruiksvriendelijke touchpoints, zoals kiosken en andere schermen. De functionaliteit van de app maakt het navigeren door een flexibele werkplek een stuk eenvoudiger. Zoekfuncties helpen gebruikers inzicht te krijgen in welke ruimtes beschikbaar zijn, welke voorzieningen er in elke ruimte aanwezig zijn, wat de omgevingsomstandigheden zijn en hoe ze naar die ruimtes kunnen navigeren. Dankzij de reserveringsfunctie kunnen gebruikers ervoor zorgen dat ze op dat moment toegang hebben tot de ruimte of hun dag vooruit plannen. De integratie met IWMS maakt het ook mogelijk voor gebruikers om diensten aan te vragen en voor dienstverleners om diensten te leveren wanneer dat nodig is.
Vanuit het oogpunt van de vastgoedbeheerder bieden dit soort werkplektechnologieën onmisbare informatie over welke ruimten effectief in gebruik zijn, zodat de ruimtemix kan worden geoptimaliseerd. Misschien zijn de focusruimten in een gebouw de hele dag volgeboekt, terwijl grote vergaderruimten leeg staan, wat erop wijst dat het aanbod van ruimten niet is afgestemd op de behoeften. Of misschien mijden medewerkers bepaalde ruimten omdat ze deze te koud, te warm of te benauwd vinden.
Voordelen van het inzetten van het IoT voor een betere werkervaring
De planning op de werkplek verbeteren met realtime gebruiksgegevens
Live sensorgegevens op digitale plattegronden maken de werkplek volledig transparant voor medewerkers. Medewerkers hebben in realtime toegang tot deze gegevens via hun smartphones en andere digitale apparaten. Zo kunnen ze gemakkelijk geschikte ruimtes met de juiste voorzieningen en omgevingscondities vinden en reserveren. Ook schoonmaakmedewerkers krijgen visuele instructies op mobiele apparaten, waarin wordt aangegeven waar ze naartoe moeten en welke taken ze moeten uitvoeren. Prioriteiten kunnen snel worden bijgewerkt op basis van verzoeken van gebruikers of signalen van sensoren. Het resultaat: gebruikers van het gebouw zijn tevredener en de werktevredenheid neemt toe.
Gebruik van gebruiksgegevens voor langetermijnplanning
De sensorgegevens over ruimtegebruik bieden niet alleen voordelen in real time, maar leveren tegelijkertijd cruciale informatie voor langetermijnplanning op. De gegevens zijn nauwkeuriger dan de informatie die wordt verkregen uit traditionele reserveringssystemen en vormen dus een betrouwbaardere basis voor het bepalen van de juiste ruimtemix en de ideale verhouding tussen het aantal medewerkers/bureaus op kantoor.
3 – Het welzijn van medewerkers bevorderen met sensorgegevens
Veel bronnen van luchtverontreiniging binnenshuis kunnen de menselijke gezondheid en cognitieve functies beïnvloeden. Onderzoek toont aan dat in kantoren over de hele wereld slechte ventilatie,CO₂-ophoping en fijnstof (dat VOS bevat) samen zorgen voor een aanzienlijke verslechtering van de cognitieve functies. De kwaliteit van de binnenlucht die we inademen kan ook van invloed zijn op onze stemming en geestelijke gezondheid. Comfort- en luchtkwaliteitssensoren op de werkplek kunnen op lokaal niveau diverse aspecten van de omgevingskwaliteit monitoren, variërend van vluchtige organische stoffen (VOS) totCO₂, temperatuur, luchtvochtigheid en radon.
