Kantoorbezetting en op data gebaseerde werkplekoptimalisatie

Zoals eerder besproken in een blogpost over de verschillende typen IoT-use cases in commerciële gebouwen blijkt de bezettingscontrole en -analyse van werkplekken een van de populairste scenario’s. Dat is niet zonder reden. Veel organisaties verspillen maar liefst de helft van hun ruimte. Met andere woorden, hun besparingspotentieel is enorm. Europese bedrijven zouden 243 miljard dollar kunnen besparen door ruimteverspilling in hun kantoorgebouwen te beperken, blijkt uit een studie van World Green Building. Wereldwijd zouden bedrijven zelfs tot 1,5 biljoen dollar besparing kunnen realiseren door hun werkruimten te optimaliseren. Andere bronnen wijzen er zelfs op dat in Noord-Amerika bureaus en kantoren gemiddeld tweederde van de tijd onbenut blijven. Volgens een onderzoek van Herman Miller naar het ruimtegebruik blijven privékantoren op een werkdag gemiddeld 77 procent onbezet.

Met de pandemie zijn die cijfers zeker niet verbeterd, integendeel. Door de opkomst van telewerken is de bezettingsgraad sterk gedaald. Alles wijst dan ook erop dat de kantoorbezetting lager en minder voorspelbaar zal blijven na de pandemie. Het is dan ook niet verrassend dat veel bedrijven overwegen, of zelfs al stappen hebben gezet, om van een vaste zitplaatsverdeling naar meer dynamische werkplekconcepten over te schakelen zoals flexplekken of flexibele werkplek- en bureaureserveringsystemen. Pioniergebruikers zoals AXA zijn erin geslaagd om hun bureau-werknemersverhouding te verminderen en ruimtegebruik te optimaliseren nog voor COVID-19 (Bekijk hier de case van de slimme werkplek van AXA). Na de pandemie zullen dynamische werkconcepten ondersteund door de digitale technologie om medewerkers te helpen waarschijnlijk steeds meer ingang vinden.

Bezettingscontrole: hoeksteen van de moderne werkplek

De manier waarop in onderbenutte ruimtes wordt gesnoeid, kan het beste niet ten koste gaan van de medewerkersbeleving. Een slimme aanpak begint met het meten van het evoluerende gebruik van gebouwen om inzichten te verkrijgen zodat niet alleen de kantooroppervlakte wordt aangepast (het aantal vierkante meters), maar ook de ruimteconfiguratie wordt verbeterd. Vastgoedbeheerders moeten in staat zijn om weloverwogen beslissingen te nemen over hun gebouwportfolio, met een gerust hart. Dat is waar het IoT om de hoek komt kijken. Sensoren slagen er veel beter in dan mensen om systematisch – en anoniem – gegevens over de bezettingsgraad vast te leggen en in kaart te brengen.

De mogelijkheden variëren van eenvoudige bewegingssensoren die aangeven wanneer een ruimte, bureau of stoel bezet is, tot meer geavanceerde sensoren aan het plafond die perfect meten hoeveel personeel in een bepaalde ruimte aanwezig is en waar ze zich bevinden. Deze gegevens worden verwerkt, veilig opgeslagen in de cloud en geanalyseerd. Belangrijker nog: ze worden visueel weergegeven op plattegronden en dashboards die een nauwkeurig beeld geven van hoe kantoorgebouwen gedurende de dag worden gebruikt.

Non-intrusieve aanwezigheidsdetectie

Het is belangrijk op te merken dat IoT-sensoren het aanwezige personeel nauwkeurig kunnen volgen zonder hun recht op privacy te schenden. Een sensor geeft slechts aan of een zitplaats al dan niet bezet is, maar niet wie er aanwezig is. Een slimme werkplekoplossing zoals het Cobundu IoT-platform van Spacewell verwerkt bezettingsgegevens om de werkomgeving te optimaliseren, niet om de activiteit van medewerkers in de gaten te houden. Het verantwoord gebruik van het IoT en de inzichten die hieruit voortvloeien zijn volgens ons van cruciaal belang om het maximum uit het potentieel van onze werkplekken te kunnen halen.

Een enorme kans voor de toekomst

De pandemie heeft ingrijpend veranderd hoe en waar we ons werk verrichten. Als gevolg van het hybride werken moeten veel bedrijven wellicht voor kantoorruimte blijven betalen die ze niet langer nodig hebben. Uit recent onderzoek van CBRE blijkt dat 80 % van de gebouwgebruikers verwacht hun kantooroppervlakte in de komende 3-5 jaar te verminderen. Met een tool zoals het Opportunity Simulator dashboard van Spacewell kunnen commercieel vastgoedbeheerders en werkplekmanagers de ruimteprestaties evalueren, verschillende optimalisatiescenario’s voor hun ruimten uitvoeren en hun potentiële besparingen berekenen..