Überwachung der Raumbelegung & datengestützte Arbeitsplatzoptimierung

Wie in einem früheren Beitrag über über verschiedene Arten von IoT-Anwendungsfällen in gewerblich genutzten Gebäudendiskutiert, ist eines der beliebtesten Szenarien die Überwachung und Analyse der Arbeitsplatzbelegung. Aus guten Gründen, denn zahlreiche Unternehmen lassen bis zur Hälfte ihres Platzes ungenutzt. Mit anderen Worten: ihr Einsparungspotenzial ist enorm. Europäische Unternehmen könnten 243 Milliarden Dollar sparen, wenn sie ihre Flächen in den Bürogebäuden effizienter nutzen würden, , wie aus einer Studie von World Green Building hervorgeht; würden die Unternehmen ihre Arbeitsbereiche optimieren, könnten sie weltweit bis zu 1,5 Billionen Dollar einsparen. Andere Quellen gehen sogar davon aus, dass Schreibtische und Büros in Nordamerika im Durchschnitt zwei Drittel der Zeit ungenutzt bleiben. Und eine Herman Miller Raumnutzungsstudie ergab, dass zugewiesene Privatbüros im Durchschnitt 77 Prozent des Arbeitstages unbesetzt sind.

Mit dem Ausbruch der Pandemie haben sich diese Zahlen keineswegs verbessert, ganz im Gegenteil. Aufgrund der Zunahme der Beschäftigung im Homeoffice sind die Belegungsquoten stark gesunken. Und alles deutet darauf hin, dass die Büroauslastung nach der Pandemie niedriger und weniger vorhersehbar bleiben wird. So erstaunt es kaum, dass viele Unternehmen den Wechsel von zugewiesenen Sitzplätzen zu flexibleren Arbeitsplatzkonzepten mit flexiblen Sitzordnungen, Hoteling oder Hot-Desking in Erwägung ziehen oder bereits vollzogen haben. Frühe Anwender wie AXA waren schon lange vor COVID-19 in der Lage, die Anzahl der Schreibtische im Verhältnis zu den Mitarbeitern zu reduzieren und den Raum effizienter zu nutzen (hier finden Sie den AXA Smart Workplace Case). Nach der Pandemie werden sich flexible Arbeitskonzepte, unterstützt durch digitale Technologie zur Unterstützung der Belegschaft, verstärkt durchsetzen.

Monitoring der Raumbelegung: Eckpfeiler des modernen Arbeitsplatzes

Der Abbau von Leerstand darf nicht auf Kosten der Erfahrung der Beschäftigten gehen. Ein intelligenter Ansatz beginnt mit der Messung der sich entwickelnden Gebäudenutzung und der Gewinnung von Erkenntnissen, um nicht nur die Grundfläche zu verkleinern (Quadratmeterzahl), sondern auch die Raumkonfiguration zu verbessern. Immobilienmanager müssen in der Lage sein, fundierte Portfolio-Entscheidungen mit der nötigen Zuversicht zu treffen. Dies erfordert detaillierte und sehr genaue Informationen – keine unvollständigen Daten und sporadischen Rückmeldungen, die zu falschen Schlussfolgerungen führen können. Hier kommt das IoT (Internet of Things) zum Zuge. Sensoren sind viel besser als Menschen in der Lage, systematisch – und anonym – Belegungsdaten zu erfassen und abzubilden.

Die Sensoroptionen reichen von einfachen Bewegungssensoren, die anzeigen, ob ein Raum, Schreibtisch oder Sitzplatz besetzt ist, bis hin zu ausgefeilteren Personenzähl-Sensoren, die an der Decke installiert werden und tatsächlich anzeigen, wie viele Personen sich in einem bestimmten Raum aufhalten. Diese Daten werden verarbeitet, sicher in der Cloud gespeichert und ausgewertet. Vor allem werden sie auf Grundrissen und Dashboards, die einen detaillierten Überblick über die Nutzung von Bürogebäuden im Laufe des Tages geben, visuell dargestellt.

Nicht-intrusive Erfassung der Raumbelegung

Es ist wichtig zu betonen, dass IoT-Sensoren die anwesenden Personen genau erfassen, ohne ihr Recht auf Privatsphäre zu verletzen. Ein Sensor weiß, ob ein Platz besetzt ist oder nicht; er weiß nicht, wer sich auf dem Platz befindet. Eine intelligente Arbeitsplatzlösung wie Spacewells Cobundu-IoT-Plattform verarbeitet Belegungsdaten, um die Arbeitsumgebung zu optimieren, nicht um die Tätigkeiten der Beschäftigten zu kontrollieren. Die verantwortungsvolle Nutzung des IoT – und der Daten, die es liefert – ist für die volle Ausschöpfung des Potenzials unserer Arbeitsplätze entscheidend.

Eine enorme Chance für die Zukunft

Die Pandemie hat die Art und Weise, wie und wo wir arbeiten, erheblich verändert. Im Zusammenhang mit der hybriden Arbeitsweise kann es durchaus vorkommen, dass viele Unternehmen für nicht mehr benötigte Büroräume Geld ausgeben. Eine kürzlich durchgeführte CBRE-Umfrage ergab, dass 80 % der Nutzer davon ausgehen, in den nächsten 3 bis 5 Jahren ihren Büroflächenbedarf zu reduzieren. Ein Tool wie Spacewells Dashboard Opportunity Simulator hilft CRE- und Arbeitsplatzmanagern, ihre Raumleistung zu bewerten, verschiedene Raumoptimierungsszenarien zu simulieren und Einsparungen zu kalkulieren.