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Suivi de l’occupation et optimisation du lieu de travail guidée par les données [Série « Du capteur à l’information », 3ème partie]

27 septembre 2021

Comme nous l’avons vu dans un précédent billet sur les différents types d’utilisations de l’IoT dans les bâtiments commerciaux, le suivi et l’analyse de l’occupation des lieux de travail en constitue l’un des scénarios les plus en vogue. Et ce pour de bonnes raisons : de nombreuses organisations gaspillent jusqu’à la moitié de leur espace. En d’autres termes, leur potentiel d’économies est énorme. Selon une étude de World Green Building, les entreprises européennes pourraient économiser 243 milliards de dollars en réduisant l’espace gaspillé dans les immeubles de bureaux ; à l’échelle mondiale, les entreprises pourraient réaliser des économies allant jusqu’à 1,5 billion de dollars si les espaces de travail étaient optimisés. D’autres sources suggèrent même qu’en moyenne, en Amérique du Nord, les bureaux restent inutilisés environ les deux tiers du temps. Une étude de Herman Miller sur l’utilisation de l’espace a quant à elle révélé que les bureaux privés attribués sont inoccupés 77 % de la journée de travail, en moyenne.

Vue extérieure des fenêtres du bureau

Depuis le déclenchement de la pandémie, ces chiffres ne se sont certainement pas améliorés, bien au contraire. En raison de l’augmentation du travail à domicile, les taux d’occupation se sont effondrés et tout indique que l’occupation des bureaux restera plus faible et moins prévisible après la fin de la pandémie. Il n’est donc pas surprenant que de nombreuses entreprises exécutent ou envisagent l’abandon des places assises attribuées au profit de concepts de travail plus agiles, avec des dispositions de sièges flexibles, la réservation de bureau ou le bureau partagé. Les premières entreprises à avoir adopté ces concepts, comme AXA, ont été en mesure de réduire le ratio bureau/employé et d’utiliser l’espace de manière plus efficace bien avant l’arrivée de COVID-19 (consultez l’exemple des lieux de travail intelligents AXA ici). Après la fin de la pandémie, les concepts de travail agile, soutenus par la technologie numérique pour aider les employés, deviendront probablement plus répandus.

Le suivi de l’occupation des locaux : un incontournable du lieu de travail moderne

La réduction de l’inoccupation ne doit pas se faire au détriment de l’expérience des employés. Une approche intelligente commence par la mesure de l’évolution de l’utilisation des bâtiments et l’acquisition de connaissances permettant non seulement de redimensionner la superficie (nombre de mètres carrés), mais aussi d’améliorer la configuration de l’espace. Les responsables de l’immobilier doivent être en mesure de prendre en toute confiance des décisions éclairées concernant leur portefeuille, ce qui nécessite des informations détaillées et très précises – et non des données partielles et des retours d’information sporadiques, qui peuvent conduire à des conclusions erronées. C’est là que l’IoT entre en jeu. Les capteurs sont bien meilleurs que l’être humain pour capturer et cartographier systématiquement – et anonymement – les données d’occupation.

Les options de capteurs vont des capteurs de mouvement de base, qui indiquent l’occupation d’un espace, d’un bureau ou d’un siège, aux capteurs de comptage plus sophistiqués, fixés au plafond, qui peuvent vraiment dire le nombre et l’emplacement exacts de personnes se trouvant dans un espace spécifique. Ces données sont traitées, stockées en toute sécurité dans le cloud et analysées. Surtout, des visualisations de plans d’étage et de tableaux de bord fournissent une vue détaillée de l’utilisation des immeubles de bureaux tout au long de la journée.

Tableaux de bord

Non-intrusive occupancy sensing

It’s important to note that IoT sensors accurately track occupants without infringing on their right to privacy. A sensor knows that a seat is occupied or not occupied; it doesn’t know who is in the seat. A smart workplace solution such as Spacewell’s Cobundu IoT platform processes occupancy data to optimize the work environment, not to keep tabs on people’s activities. We believe that responsible use of the IoT – and the insights derived from it – is critical in realizing the full potential of our workplaces.

A huge opportunity ahead

The pandemic has disrupted how and where we work. In the context of hybrid work, many businesses may end up paying for office space they no longer need. A recent CBRE survey found that 80% of occupiers expect to reduce their office footprint over the next 3-5 years. A tool like Spacewell’s Opportunity Simulator dashboard helps commercial real estate teams and workplace leaders to benchmark their space performance, run different space optimization scenarios and calculate savings.

N’hésitez pas à nous contacter pour étudier comment la gestion des espaces de bureaux basée sur les données pourrait profiter à votre entreprise.

Wouter Hartemink

Wouter Hartemink

Chief Revenue Officer at Spacewell

Wouter is a seasoned technology executive with over 15 years of international IT & Big Data experience. His diverse mix of managerial skills and leadership experience enable him to quickly take a ‘big picture’ view, weigh up business situations and develop opportunities. He is an open and direct communicator, focused on driving positive outcomes for all stakeholders.

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