Beläggningsövervakning och datadriven arbetsplatsoptimering

Som diskuterades i en tidigare artikel om olika typer av IoT-användningsscenarion i affärsfastigheter är ett av de mest populära scenarierna övervakning och analys av arbetsplatsbeläggning. Det finns goda skäl till detta. Många organisationer slösar bort så mycket som halva sitt utrymme. Med andra ord har de enorma möjligheter till besparingar. Europeiska företag skulle kunna spara 243 miljarder $ genom att minska mängden outnyttjat utrymme i kontorsbyggnader, enligt en studie från World Green Building, och globalt skulle företag kunna spara upp till 1,5 biljoner $ om arbetsplatser optimerades. Information från andra källor tyder till och med på att skrivbord och kontor i Nordamerika i genomsnitt står oanvända ungefär två tredjedelar av tiden. En Herman Miller-studie om utrymmesanvändning visade dessutom att fasta privata kontor står oanvända 77 procent av arbetsdagen, i genomsnitt.

När pandemin drog in så förbättrades absolut inte dessa siffror, snarare tvärtom. Med ökat distansarbete har beläggningsgraden sjunkit kraftigt. Allt pekar dessutom på att kontorsbeläggningen kommer att förbli lägre och mindre förutsägbar efter pandemin. Därför är det inte förvånande att många företag överväger eller håller på att övergå från fasta arbetsplatser till ett mer flexibelt arbetsplatskoncept, med flexibel platsanvändning, dynamiska reservationer eller icke-fasta arbetsplatser. Företag som agerade snabbt, till exempel AXA, kunde minska antalet skrivbord per anställd och använda utrymmet effektivare långt innan covid-19 kom (se användarberättelsen om AXA som smart arbetsplats här). Efter pandemin kommer flexibla arbetsmodeller, med stöd av digital teknik för att hjälpa anställda, förmodligen att bli vanligare.

Beläggningsövervakning: en hörnsten för den moderna arbetsplatsen

En minskning av andelen outnyttjat utrymme får inte ske på bekostnad av de anställdas upplevelse. Ett smart arbetssätt börjar med att mäta utvecklingen av byggnadsanvändningen och att skaffa sig de insikter som behövs för att inte bara ändra storleken (antalet kvadratmeter) utan också förbättra utrymmets konfiguration. Fastighetschefer måste tryggt kunna fatta välgrundade beslut om fastighetsbeståndet. För detta behövs detaljerad och mycket exakt information – inte ofullständiga data och sporadiska synpunkter som kan leda till fel slutsatser. Det är där IoT kommer in i bilden. Sensorer är mycket bättre än människor på att systematiskt – och anonymt – samla in och kartlägga beläggningsdata.

Bland sensoralternativen finns allt från grundläggande rörelsesensorer som anger när det finns beläggning i ett utrymme, på en arbetsplats eller en annan plats, till mer avancerade personräkningssensorer som du monterar i innertaket och som kan ge dig ingående information om hur många personer som finns i ett visst utrymme och var de befinner sig. Dessa data behandlas, lagras på ett säkert sätt i molnet och analyseras. Dessutom, vilket är det viktigaste, visualiseras de på våningsplaner och instrumentpaneler som ger en detaljerad överblick över hur kontorsbyggnader används under dagen.

Diskret registrering av beläggningen

Det är viktigt att påpeka att IoT-sensorer spårar byggnadsanvändare på ett exakt sätt utan att göra intrång i deras integritet. En sensor registrerar att det finns beläggning eller inte finns beläggning på en plats, men inte vem som befinner sig på platsen. En lösning för den smarta arbetsplatsen som Spacewells IoT-plattform Cobundu bearbetar beläggningsdata för att optimera arbetsmiljön, inte för att hålla koll på människors aktiviteter. Vi tror att en ansvarsfull användning av IoT – och de insikter som uppstår genom denna – är mycket viktig för att realisera den fulla potentialen på våra arbetsplatser.

Mycket stora möjligheter för framtiden

Pandemin har i grunden förändrat hur och var vi arbetar. När det gäller hybridarbete kan många företag komma att få betala för kontorsutrymme de inte längre behöver. En nyligen genomförd undersökning från CBRE visade att 80 procent av hyresgästerna förväntade sig att minska sitt kontorsutrymme inom tre till fem år. Ett verktyg som Spacewells Opportunity Simulator -instrumentpanel hjälper CRE- och arbetsplatsledare att att analysera sina utrymmesprestanda, testa olika scenarion för utrymmesoptimering och beräkna besparingar.