Comment améliorer la gestion de vos actifs d’entreprise grâce à un logiciel intégré de gestion d’actifs ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion des actifs immobiliers est de plus en plus répandue dans le secteur de l’asset management. Dans un contexte où l’optimisation des processus et la réduction des coûts sont de plus en plus importantes, ce type de solution rencontre logiquement un franc succès.

Néanmoins, de nombreux professionnels se trouvent parfois limités par l’outil qu’ils ont choisi, car il ne leur permet pas d’intégrer dans leurs analyses l’ensemble des données dont ils disposent. Cette problématique peut être résolue en adoptant un logiciel intégré de gestion des actifs, qui présente de nombreux avantages et permet de mettre en place une planification stratégique performante au service de la gestion d’un portefeuille immobilier.

Gestion immobilière et asset management

La gestion immobilière, au sens où on l’entend le plus souvent, regroupe deux types de métiers :

• la gestion locative, aussi appelée « property management », qui consiste à assurer la gestion courante d’un bien immobilier : entretien, quittances de loyers, charges, relation avec les locataires, etc. Ces fonctions sont généralement remplies par un administrateur de biens.
• la gestion stratégique ou « asset management » : elle est généralement pratiquée par les investisseurs institutionnels plus que par les propriétaires privés, et est déterminante pour conserver et améliorer la qualité et les performances d’un portefeuille immobilier.

L’asset management concerne généralement des patrimoines conséquents de plus de 3 millions d’euros.

Les différents aspects de l’asset management

L’activité de gestion d’actifs immobiliers recouvre plusieurs domaines.

Pendant la phase d’acquisition

En phase d’acquisition de biens, l’asset manager :

• définit une stratégie d’acquisition correspondant aux objectifs de l’investisseur et aux conditions du marché ;
• accède au marché pour identifier les opportunités qui correspondent à la stratégie définie ;
• analyse l’investissement envisagé (étude de marché, audit technique, analyse financière…) ;
• participe éventuellement à la recherche de financement.

En phase de détention du bien

Concernant un bien déjà acquis par l’investisseur, l’activité d’asset management consiste à :

• proposer des orientations stratégiques aux meilleurs moments : mise aux normes, réalisation de gros travaux, optimisation de l’état locatif… ; pour ce faire un asset manager s’appuie sur sa connaissance globale du marché immobilier et sur des outils de modélisation financière qui lui permettent d’évaluer le coût de chaque option envisagée ;
• superviser l’ensemble des prestataires de services et sous-traitants (architecte, comptable, responsable de l’encaissement des loyers…) afin d’être l’interlocuteur unique du propriétaire du bien, de mettre à sa disposition l’ensemble des informations et de lui fournir une évaluation précise de la performance financière de son patrimoine immobilier.

En résumé, un asset manager doit raisonner en investisseur à la place de son client détenteur du patrimoine.

A quoi sert un logiciel de gestion des actifs ?

En s’appuyant sur un logiciel de gestion des actifs immobiliers, les professionnels de l’asset management peuvent améliorer leur planification stratégique et prendre de meilleures décisions. En choisissant un outil intégré, ils s’assurent de disposer de rapports conformes.

Des données fiables au service de la planification stratégique

Au fondement de toute gestion immobilière performante se trouvent des données fiables et facilement accessibles. L’un des avantages d’un logiciel de gestion des actifs est de fournir ces données de façon claire et synthétique. Un asset manager y trouvera notamment des informations sur les conditions techniques ou sur l’utilisation des espaces et de l’environnement de travail. Il pourra par ailleurs planifier des scénarios ou créer des visualisations CAO et des rapports sur un patrimoine immobilier.

Ces outils permettent de s’assurer de la cohérence d’une stratégie immobilière avec les objectifs de l’entreprise qui exploite ce patrimoine. La planification de scénarios immobiliers est particulièrement utile pour :

• analyser les performances réelles d’un portefeuille immobilier en rapport avec les objectifs fixés ;
• identifier les lacunes éventuelles de la stratégie actuelle ;
• disposer des outils nécessaires pour remédier à ces lacunes : gestion des transactions d’acquisition ou de vente de propriétés, gestion des projets d’investissement, etc.

Une précieuse aide à la décision

Un logiciel d’asset management aide les responsables immobiliers à prendre des décisions financières en leur fournissant une vue d’ensemble de leur portefeuille immobilier. Il les renseigne rapidement sur le coût total de possession (TCO) de leurs biens, et leur donne les moyens de faire des choix stratégiques en s’appuyant sur leur cycle de vie prévisionnel.

Grâce à cet outil, ils peuvent par exemple identifier les bâtiments ou les zones dans lesquelles des économies substantielles peuvent être réalisées, ou planifier les flux de capitaux avec précision.

Des rapports conformes

Avec une solution intégrée de type IWMS, les asset managers peuvent plus facilement normaliser les processus et les données afin de disposer de rapports fiables et conformes. Ils peuvent également réaliser des analyses comparatives aussi bien en interne qu’en externe.

Comment fonctionne une solution intégrée de gestion des actifs ?

Choisir un logiciel intégré pour l’asset management présente plusieurs avantages notables, en particulier en matière de traitement des données et d’intégration des outils numériques qui facilitent et améliorent la gestion d’un portefeuille immobilier.

Un traitement optimal des données

Avec une solution intégrée, toutes les données recueillies sont enregistrées dans une seule et même base de données. Celle-ci est utilisée pour tous les processus qui constituent la gestion immobilière : facility management, maintenance des espaces de travail, optimisation environnementale, etc. Des rapports d’ensemble sur les indicateurs clés de performance et des analyses de portefeuille fiables peuvent ainsi être produits.

En intégrant les différents processus, il est également possible de :

• gérer les activités stratégiques, tactiques et opérationnelles relatives aux biens de façon simultanée ;
• identifier et réaliser des améliorations ;
• réduire le TCO du portefeuille.

Intégrer les nouveaux outils numériques

Par ailleurs, une solution intégrée est en mesure d’intégrer les derniers outils numériques qui facilitent la gestion d’un portefeuille immobilier. Citons parmi ceux-ci :

• le BIM (Building Information Modeling), qui permet d’utiliser les informations de conception et de construction d’un bâtiment pendant son cycle de vie afin d’en optimiser la gestion ;
• les SIG (Systèmes d’Information Géographique), qui rendent possible le mappage de portefeuilles ;
• les systèmes d’intégration des processus de type SAP.