Fai richieste e prenotazioni in modo più semplice con il nostro assistente AI

Spacewell Workplace AI è un assistente basato su chat integrato nella piattaforma Spacewell Workplace che aiuta i dipendenti a interagire con il proprio ufficio utilizzando il linguaggio naturale. Invece di cliccare su menu o moduli, le persone possono chiedere di prenotare stanze, trovare scrivanie o segnalare problemi e l’assistente esegue queste azioni in background.

Perché gli strumenti sono utili solo se le persone li usano. I sistemi tradizionali per il posto di lavoro si basano spesso su moduli, menu e formazione. Un assistente conversazionale si aggiunge a questi strumenti e offre alle persone una via d’accesso più rapida. Invece di sostituire la configurazione esistente, diventa una porta d’ingresso: i dipendenti chiedono in linguaggio naturale e l’assistente indirizza la richiesta verso i flussi giusti che sono già presenti.

Al suo meglio, elimina l’attrito delle cose di routine. Gli dici di cosa hai bisogno: una stanza per sei oggi pomeriggio, una scrivania tranquilla domani o che la macchina del caffè è rotta. L’assistente capisce cosa intendi, verifica la disponibilità, segue le regole del tuo posto di lavoro e completa l’azione o ti guida verso l’opzione giusta. Non c’è bisogno di cercare la pagina giusta. Nessun viaggio di dieci clic.

Il lavoro ibrido significa che le persone arrivano meno spesso e che è più probabile che si sentano “perse” quando lo fanno. Un assistente AI sul posto di lavoro offre loro un modo semplice per dire “Trovami una scrivania vicino al mio team giovedì” o “Prenota una stanza con uno schermo alle 14:00” senza dover ricordare come funziona il sistema. In questo modo si abbassa la barriera all’utilizzo dell’ufficio, migliorando così l’adozione, l’utilizzo dello spazio e i dati su cui si fa affidamento.

Gli strumenti di intelligenza artificiale generici come ChatGPT sono ottimi per scrivere e fare brainstorming, ma non conoscono gli edifici, le stanze, le scrivanie o le regole del tuo posto di lavoro. Un assistente AI per il posto di lavoro è collegato direttamente alla piattaforma del tuo posto di lavoro, quindi quando gli chiedi di prenotare una stanza o di segnalare un problema, agisce sulla base di planimetrie, prenotazioni e luoghi di lavoro reali, invece di darti solo consigli.

Questa è una delle domande più frequenti che ci si pone riguardo all’IA sul lavoro, e a ragione. Un assistente AI ben progettato viene gestito all’interno del quadro di sicurezza e governance esistente: le identità, i permessi e le regole di accesso si applicano proprio come nell’applicazione principale. I contenuti vengono gestiti in base alle politiche dell’azienda e l’assistente non deve esporre più di quanto un utente sia autorizzato a vedere o fare.

Quando un maggior numero di dipendenti utilizzerà l’assistente per prenotare gli spazi e segnalare i problemi, avrai un quadro molto più chiaro di come vengono effettivamente utilizzati i tuoi uffici. Questo si traduce in analisi, previsioni e simulazioni: puoi vedere prima le tendenze, testare gli scenari “e se” e prendere decisioni su ingombri, layout e servizi con maggiore sicurezza, invece di affidarti all’istinto o a rapporti obsoleti.

Per quanto riguarda le prenotazioni e le prenotazioni alla scrivania, gli assistenti AI più potenti sono quelli integrati nella piattaforma di gestione del posto di lavoro, anziché essere inseriti dall’esterno. Possono vedere la disponibilità in tempo reale, rispettare le regole di prenotazione e aggiornare le prenotazioni in tempo reale, il che rende molto più sicuro lasciare che i dipendenti dicano “Prenotami una stanza per 4 alle 15:00” e fidarsi del risultato. Spacewell Workplace AI segue esattamente questo approccio: si colloca all’interno della piattaforma Spacewell Workplace, utilizza i dati e le policy dei tuoi spazi reali e trasforma le richieste di prenotazione e di scrivania di tutti i giorni in semplici conversazioni.

In genere, le organizzazioni registrano prenotazioni più rapide e un minor numero di prenotazioni non andate a buon fine o non presentate, una migliore segnalazione dei problemi e una maggiore adozione dell’app per il luogo di lavoro in generale. Nel corso del tempo, questo porta a decisioni più sicure in materia di immobili, modelli di lavoro ibridi e design dei servizi, perché non si tratta più di supposizioni basate su dati parziali.

L’introduzione di un assistente AI sul posto di lavoro può essere sorprendentemente veloce se è integrato nella piattaforma di workplace che già utilizzi. Spacewell Workplace AI funziona sopra l’ambiente Spacewell Workplace esistente, quindi riutilizza gli spazi, gli utenti e le regole invece di partire da zero. In effetti, in progetti reali, abbiamo fatto entrare i clienti nell’assistente in appena due giorni, una volta che la configurazione di Workplace era già pronta. Da lì in poi, la maggior parte del lavoro consiste nella comunicazione e nel pilotaggio con un primo gruppo di utenti, non in una lunga implementazione informatica.