Haz solicitudes y reservas más fácilmente con nuestro Asistente AI

Spacewell Workplace AI es un asistente basado en chat integrado en la plataforma Spacewell Workplace que ayuda a los empleados a interactuar con su oficina utilizando el lenguaje natural. En lugar de hacer clic en menús o formularios, la gente puede pedirle que reserve habitaciones, busque mesas o informe de problemas, y el asistente realiza esas acciones en segundo plano.

Porque las herramientas sólo sirven si la gente las utiliza. Los sistemas de trabajo tradicionales suelen basarse en formularios, menús y formación. Un asistente conversacional se sitúa encima de esas herramientas y ofrece a la gente una forma más rápida de entrar. En lugar de sustituir la configuración existente, se convierte en una puerta de entrada: los empleados preguntan en lenguaje natural, y el asistente dirige la solicitud a los flujos adecuados que ya están ahí.

En el mejor de los casos, elimina la fricción de las cosas rutinarias. Le dices lo que necesitas: una habitación para seis esta tarde, un escritorio tranquilo mañana, o que la máquina de café está estropeada. El asistente entiende lo que quieres decir, comprueba la disponibilidad, sigue las normas de tu lugar de trabajo y completa la acción o te guía hacia la opción correcta. Nada de buscar la página correcta. Sin viajes de diez clics.

El trabajo híbrido significa que la gente viene con menos frecuencia y es más probable que se sienta «perdida» cuando lo hace. Un asistente de IA para el lugar de trabajo les ofrece una forma sencilla de decir «Encuéntrame un escritorio cerca de mi equipo el jueves» o «Reserva una sala con pantalla a las 14:00» sin necesidad de recordar cómo funciona el sistema. Eso reduce la barrera para utilizar la oficina, lo que a su vez mejora la adopción, el uso del espacio y los datos en los que confías.

Las herramientas generales de IA como ChatGPT son estupendas para escribir y hacer lluvias de ideas, pero no conocen tus edificios, habitaciones, escritorios ni las normas de tu lugar de trabajo. Un asistente de IA para el lugar de trabajo está conectado directamente a la plataforma de tu lugar de trabajo, de modo que cuando le pides que reserve una habitación o informe de un problema, actúa sobre planos de planta, reservas y flujos de trabajo de servicio reales, en lugar de limitarse a darte consejos.

Ésta es una de las mayores preguntas que se hace la gente sobre la IA en el trabajo, y con razón. Un asistente de IA en el lugar de trabajo bien diseñado funciona dentro de tu marco de seguridad y gobernanza existente: las identidades, los permisos y las normas de acceso se aplican igual que en la aplicación principal. El contenido se gestiona de acuerdo con las políticas de tu organización, y el asistente no debe exponer más de lo que un usuario está autorizado a ver o hacer.

Cuando más empleados utilicen el asistente para reservar espacios e informar de problemas, obtendrás una imagen mucho más clara de cómo se utilizan realmente tus oficinas. Esto se traduce en análisis, previsiones y simulaciones: puedes ver antes las tendencias, probar escenarios hipotéticos y tomar decisiones sobre el espacio, la distribución y los servicios con más confianza, en lugar de basarte en corazonadas o informes obsoletos.

Para las reservas y los escritorios, los asistentes de IA más potentes son los que están integrados en una plataforma de gestión del lugar de trabajo, y no los que se incorporan desde fuera. Pueden ver la disponibilidad en tiempo real, respetar las normas de reserva y actualizar las reservas en tiempo real, lo que hace mucho más seguro dejar que los empleados digan «Resérvame una habitación para 4 a las 3 de la tarde» y confiar en el resultado. Spacewell Workplace AI sigue exactamente este enfoque: se sitúa dentro de la plataforma Spacewell Workplace, utiliza tus datos y políticas de espacios reales, y convierte esas solicitudes cotidianas de reservas y escritorios en simples conversaciones.

Las organizaciones suelen ver reservas más rápidas y menos reservas fallidas o sin presentación, mejores informes de los problemas y una mayor adopción de la aplicación para el lugar de trabajo en general. Con el tiempo, esto conduce a decisiones más seguras sobre los inmuebles, los modelos de trabajo híbridos y el diseño de los servicios, porque ya no estás adivinando basándote en datos parciales.

Poner en marcha un asistente de IA en el lugar de trabajo puede ser sorprendentemente rápido si está integrado en la plataforma de trabajo que ya utilizas. Spacewell Workplace AI se ejecuta sobre el entorno existente de Spacewell Workplace, por lo que reutiliza tus espacios, usuarios y reglas en lugar de empezar desde cero. De hecho, hemos incorporado clientes al asistente en tan sólo dos días en proyectos reales, una vez que la configuración de su puesto de trabajo ya estaba en marcha. A partir de ahí, la mayor parte del trabajo consiste en la comunicación y el pilotaje con un primer grupo de usuarios, no en una larga implantación informática.