Pour AXA Belgique, un smart building est un moyen d’atteindre un objectif. Dans son nouveau siège social situé au cœur de Bruxelles, cette compagnie d’assurance de premier plan a mis en place une nouvelle façon de travailler, s’appuyant sur la technologie de smart building Spacewell, au sein d’un bâtiment optimisant l’espace, centré sur l’utilisateur et facilement accessible.
Un ratio de 0,6 bureau par employé
1540 postes de travail pour 2600 collaborateurs au sein d’un concept dynamique avec une série d’espaces partagés et un ratio de 0,6 bureau par employé.
Certification BREEAM
La réduction de la surface occupée par le smart building d’AXA Belgique constitue le principal paramètre environnemental
Plus de 46 000 m² de surface intelligente
Les technologies pilotées par l’intelligence artificielle déclenchent en temps réel des actions s’appuyant sur un système de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) sous-jacent.
Pour ce projet, AXA Belgium a été nommée aux Facility Awards 2019 – Facility Project of the Year de l’IFMA
Jusqu’en 2017, AXA Belgique louait un immeuble à Watermael-Boitsfort, en périphérie de Bruxelles. L’entreprise a mûrement réfléchi avant de s’installer au centre-ville. « L’idée d’adopter une autre approche est apparue dès 2012 », explique Raf Boterdaele, responsable de la gestion des bâtiments et des installations chez AXA. « Nous recherchions une solution qui favoriserait la mobilité de notre personnel à long terme. »
Ils ont choisi l’ancien siège social d’Engie Electrabel, situé place du Trône. La partie historique du bâtiment – qui abritait autrefois un hôtel – a été conservée, la deuxième aile a fait l’objet d’une rénovation en profondeur et une troisième partie a été constituée d’un nouveau bâtiment, doté d’une structure horizontale plutôt que verticale. Cela favorise davantage les interactions entre les collaborateurs.
Le résultat est un bâtiment doté d’une vaste surface horizontale, pas moins de 50 000 mètres carrés au total, dont 35 000 sont occupés par des bureaux et le forum central abritant le restaurant d’entreprise. « C’est un immeuble de bureaux moderne, mais doté d’une personnalité et d’une histoire », a déclaré Raf Boterdaele.
« Surtout, sa situation apporte une immense valeur ajoutée sur le plan de la mobilité. Le point de départ du processus de conception a consisté à rendre le bâtiment aisément accessible en transports publics (pour décourager l’utilisation de la voiture). La gare Centrale est accessible à pied. Et on trouve des arrêts de métro et de bus devant la porte – littéralement. De plus, nous avons prévu un vaste parking pour vélos ainsi que des douches pour les employés qui arrivent à vélo. »
AXA Belgique a adopté le « New Way of Working » dès 2014, offrant également à ses collaborateurs la possibilité de travailler à domicile. « Nous avons résolument poursuivi dans cette voie dans le nouveau bâtiment », a expliqué Raf. « Pour l’aménagement des bureaux, nous avons adopté le principe de l’espace de travail basé sur les activités. »
Cela signifie que les différents espaces sont adaptés à divers types d’activités. On y trouve ainsi des salles de réunion de différentes tailles, des salles destinées au travail nécessitant une grande concentration, des espaces pour organiser des rencontres informelles, passer des appels téléphoniques, mener des séances de brainstorming, ainsi que diverses « bulles » – il s’agit de petites salles équipées de trois chaises et d’une petite table –, des salles dynamiques et intelligentes, etc.
« Un ratio de six postes de travail pour dix employés se traduit immédiatement par une différence de quelques milliers de mètres carrés d’espace de bureau », explique Raf Boterdaele, d’AXA
Avant tout, AXA Belgique recherchait une solution susceptible de faire son chemin. Sur le premier site NWOW, situé dans l’immeuble Marnix, l’entreprise disposait de sept postes de travail pour dix employés. Aujourd’hui, il n’y en a plus que six. 1 540 postes de travail sont mis à disposition des quelque 2 600 collaborateurs qui se rendent au bureau à Bruxelles. « Ce ratio de six postes de travail pour dix collaborateurs se traduit immédiatement par un gain de quelques milliers de mètres carrés d’espace de bureau », explique Raf.
« L’impact sur le budget est considérable. Mais, bien sûr, cela doit rester faisable. » AXA Belgique a donc mis en place une solution IoT au sein du bâtiment afin de surveiller de près l’utilisation des bureaux, des postes de travail et des salles de réunion. Spacewell a élaboré une solution reposant sur le réseau LoRa de Proximus. De cette manière, les applications IoT sont totalement dissociées de l’environnement informatique d’AXA Belgique et il n’y a aucun impact sur la sécurité du réseau.
Smart building AXA : informations exploitables
Concrètement, 1 850 capteurs ont été installés dans le bâtiment afin de recenser l’occupation ponctuelle des postes de travail et des salles de réunion. Toutes les six minutes, ils envoient un rapport à la plateforme IoT via le réseau LoRa. « L’analyse de ces données nous permet de mieux comprendre comment le personnel utilise les infrastructures disponibles », explique Raf. « Cela nous permet d’optimiser davantage le fonctionnement du bâtiment. » En outre, une cinquantaine de « capteurs de confort » ont été installés. Ils mesurent notamment la température, l’humidité etles niveaux de CO₂ .
Les capteurs de confort collectent des données que la solution IoT met immédiatement en ligne, ce qui permet à l’application d’assurer une forme de contrôle qualité des installations techniques du bâtiment. Les rapports indiquent instantanément si le système de chauffage et de ventilation fonctionne correctement. Un troisième volet du processus IoT enregistre l’utilisation des sanitaires, ce qui permet notamment à AXA Belgium de mieux adapter le nettoyage de ces espaces aux besoins réels du personnel.
La combinaison de travaux de rénovation et de construction neuve a permis à AXA Belgique d’intégrer la composante numérique dès le début du projet. « Tout est équipé de technologies numériques », explique Raf. « Il y a des éclairages LED partout, un système de détection de mouvement, et nous avons obtenu la certification BREEAM, reconnue à l’échelle internationale, en matière de développement durable. » La réduction de la surface dont nous avions besoin constitue le paramètre environnemental le plus important. Moins de bureaux signifie automatiquement une consommation moindre. « Le projet de smart building d’AXA Belgique ne cesse d’évoluer. Petit à petit, nous collectons davantage de données, ce qui nous permet de réaliser de meilleures analyses afin d’optimiser les processus. »
Évolution de la culture d’entreprise dans les espaces de travail
Le reporting reste le critère le plus important. « Notre objectif est de tirer le plus d’informations utiles possible des données que nous collectons et analysons, ce qui alimente ensuite de nouvelles initiatives. » AXA Belgique envisage notamment de développer une application destinée au personnel qui regrouperait toutes ces fonctionnalités : réservation d’une salle de réunion, consultation du menu du restaurant, signalement d’un problème technique, etc.
« Pour le personnel, cela a vraiment représenté un changement considérable », poursuit Raf. « Ils travaillent désormais de manière entièrement numérique, mais aussi en toute autonomie. Les résultats et la confiance priment sur le nombre d’heures travaillées. En ce sens, le nouveau bâtiment vient également étayer un changement culturel majeur. » AXA est une compagnie d’assurance et un gestionnaire d’actifs international comptant 100 millions de clients et 160 000 collaborateurs dans 62 pays.
Comment cela fonctionne :
- Les données sont recueillies de manière anonyme par des capteurs sans fil.
- Les données sont transmises via le réseau LoRa vers les passerelles. Le réseau LoRa dispose de sa propre fréquence ouverte qui n’interfère pas avec votre réseau local.
- Les données brutes des capteurs sont regroupées dans des concentrateurs de capteurs qui les envoient ensuite sur le cloud.
- Le cloud regroupe les données de manière structurée (prétraitement) avant de les transmettre à Spacewell (plateforme Cobundu).
- Spacewell traite ces données et les croise avec d’autres sources d’informations. De plus, la plateforme surveille l’état des capteurs (niveau de batterie et puissance du signal).
- Des tableaux de bord clairs et intuitifs fournissent les informations nécessaires à une prise de décision éclairée. Les utilisateurs bénéficient de conseils sur l’organisation de leur espace de travail via différents canaux (application, borne interactive, Outlook, écran de salle), qui combinent la visualisation en temps réel des données d’occupation et des fonctionnalités de réservation.
Nous adaptons les locaux aux besoins du personnel. Nous mesurons l’utilisation des postes de travail et des salles de réunion grâce à l’Internet des objets (IoT).
Raf Boterdaele
ancien responsable des bâtiments et services généraux chez AXA Belgique
