Le workplace management (ou gestion de l’environnement de travail) représente un défi croissant pour les entreprises. Les évolutions récentes du monde du travail imposent en effet un effort d’adaptation et de prise en compte de nouvelles contraintes dans la manière de gérer les bureaux et autres espaces de travail.
Pour faire face à ces défis tout en améliorant leur rentabilité, les entreprises qui veulent rester compétitives ont donc tout intérêt à identifier les pratiques et les outils les plus pertinents pour répondre à leurs objectifs.
Qu’est-ce que le workplace management ?
La notion de workplace management est née des nouvelles problématiques auxquelles sont confrontées les gestionnaires d’espaces de travail. Les nouvelles pratiques, les nouvelles technologies et la pandémie de Covid-19 ont entraîné de profondes évolutions dans la façon dont les bureaux sont utilisés.
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Le télétravail, le flex office, les open spaces, les réunions en visioconférence sont des phénomènes qui se généralisent et qui exigent de celles et ceux qui gèrent les espaces de travail une forte capacité d’adaptation.
Le workplace management vise à apporter des solutions efficaces et innovantes à ces nouvelles pratiques et aux difficultés qu’elles peuvent susciter. On observe ainsi fréquemment une sous-utilisation de systèmes de projection ou de visioconférence (écrans HD de 26 pouces, par exemple) qui ne sert qu’à des réunions en groupe réduit. À l’inverse, des collaborateurs cherchant à s’isoler pour appeler un client ou favoriser leur concentration peinent parfois à trouver un espace adéquat.
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Le workplace management correspond à une gestion de l’environnement de travail cherchant à prendre en compte les différents besoins des salariés d’une entreprise afin de leur proposer des espaces de travail qui favorisent leur confort, leur engagement et leur productivité. Cette notion regroupe à la fois la gestion des équipements et des services associés et la mise en place de processus qui permettent d’atteindre ces objectifs.
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Pourquoi instaurer le workplace management ?
Les difficultés à recruter, les nouvelles habitudes de travail et le développement de nouvelles exigences des salariés en termes d’environnement de travail obligent les entreprises à faire de leur mieux pour améliorer celui-ci. Plusieurs études montrent à la fois l’importance de cette question pour les salariés et le mécontentement de nombre d’entre eux vis-à-vis de leurs conditions de travail.
Plutôt que de répondre au coup par coup à des demandes précises, les entreprises ont donc intérêt à mettre en place une véritable stratégie de gestion de l’environnement de travail, c’est-à-dire à développer leur workplace management.
Qu’est-ce qu’un workplace manager ?
Si de plus en plus d’entreprises mettent en place un poste de workplace manager, cette nouvelle méthode de gestion de l’environnement de travail concerne plus généralement tous les office managers et facility manager, mais aussi les directions des ressources humaines et les gestionnaires d’immobiliers d’entreprise.
Un workplace manager se consacre entièrement au bien-être mental et physique des collaborateurs. Son rôle est d’organiser l’espace pour le rendre agréable et fonctionnel pour toutes les situations.
Les facility managers sont également concernés puisqu’ils ont pour mission de coordonner l’organisation des bureaux et de gérer les services associés, comme la restauration ou la conciergerie. Le workplace management les aide également à allouer leurs ressources de façon optimisée et à réduire les coûts liés aux locaux.
Les services de ressources humaines doivent aussi être parties prenantes de la mise en place d’une stratégie de workplace management, par exemple en recueillant et analysant les attentes des salariés et en veillant à leur sécurité.
Enfin, les gestionnaires et exploitants d’immobilier d’entreprises sont également intéressés, car cette méthode peut leur permettre d’optimiser la rentabilité de leurs espaces tout en proposant des environnements de travail fonctionnels et performants du point de vue énergétique et environnemental.
Améliorer le workplace management avec l’IWMS (Integrated Workplace Management System)
Dans ce contexte, comment mettre en place et améliorer le workplace management ? Deux thématiques principales doivent être prises en compte : les pratiques et les outils.
Les bonnes pratiques d’un workplace manager
La gestion d’un environnement de travail couvre un éventail très vaste de sujets :
- la disposition des équipements et la gestion de l’espace ;
- la satisfaction des employés vis-à-vis de leur environnement ;
- l’optimisation de l’espace ;
- la sécurité physique et sanitaire ;
- l’automatisation et la fluidité des flux ;
- et, bien sûr, la prise en compte des coûts.
D’une manière générale, les bonnes pratiques à mettre en place sont celles qui mènent à une rationalisation de la gestion des espaces. Un workplace manager efficace est donc celui qui parvient à :
- recueillir des données précises et pertinentes sur la façon dont les collaborateurs utilisent les espaces de travail, pour favoriser la prise de décision ;
- réalise un suivi de la consommation d’énergie et de l’empreinte carbone ;
- est cohérent dans la gestion des données et le suivi des bâtiments et équipements.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’une solution de workplace management ?
Pour mettre en place ces pratiques et atteindre ses objectifs, il est nécessaire de se doter d’outils numériques adaptés. Aujourd’hui, de nombreuses solutions logicielles de workplace management sont disponibles, et il est donc important d’identifier les fonctionnalités essentielles qu’elles doivent proposer.
Un portail unique
Pour pouvoir mettre en place une gestion cohérente de l’environnement de travail, il est indispensable de disposer d’une solution permettant de centraliser l’ensemble des données et processus, y compris les bons de travail. La multiplication des logiciels ralentit les tâches et nuit à la circulation et à la fiabilité de l’information.
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Un outil de gestion des actifs
Le logiciel que vous choisirez doit impérativement permettre de gérer l’ensemble du cycle de vie des actifs : création et gestion des bons de travail, mais aussi le suivi des indicateurs et des coûts.
Intégration et innovation
Une bonne gestion d’espaces de travail requiert d’utiliser divers instruments de monitoring de ces espaces. On peut par exemple citer les capteurs IoT, qui permettent de suivre les taux d’occupation des salles ou la qualité de l’air. Une solution performante de workplace management est donc capable de recueillir, traiter et analyser les données transmises par ces instruments.
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L’IWMS de Spacewell, la solution idoine
En tant qu’expert du facility management et leader de l’IWMS, Spacewell propose une solution parfaitement adaptée à toutes les entreprises qui souhaitent améliorer leur workplace management.
L’IWMS (Integrated Workplace Management System) de Spacewell présente en effet de nombreux avantages :
- la flexibilité ; il s’agit d’un logiciel standard hautement configurable proposant une connectivité externe via des services web standard ;
- l’efficacité : cette solution intègre les meilleures pratiques en matière de flux de travail, de tickets automatisés et d’envoi des bons de travail en fonction des compétences de chaque technicien ;
- des informations facilement exploitables, grâce aux tableaux de bord de KPI en temps réel et avec historique, et à une visualisation très ergonomique des données.
La solution IWMS intègre un grand nombre de fonctionnalités, qui permettent de gérer aussi bien le facility management que la maintenance, d’intégrer les technologies les plus innovantes comme le BIM ou l’IoT ou de gérer les fournisseurs et prestataires.
Si les défis auxquels les entreprises doivent faire face pour maximiser l’engagement de leurs collaborateurs et rester compétitives sont nombreux, les solutions pour y faire face se multiplient elles aussi. En choisissant un logiciel IWMS tel que celui proposé par Spacewell, vous êtes en mesure de vous doter d’un atout majeur pour atteindre vos objectifs en termes de workplace management.
