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Comment le smart office permet d’optimiser les espaces de travail ?

19 avril 2021

Le smart office permet à un nombre croissant d’entreprises d’optimiser leurs espaces de travail, tant du point de vue du confort de leurs collaborateurs que de la rentabilité économique de leurs locaux. Cette approche visant à sortir de la vision du bureau classique pour adopter une stratégie beaucoup plus flexible et agile basée sur le smart building s’appuie sur des outils digitaux innovants qui permettent de disposer d’un bâtiment connecté.

Space monitor

Spacewell propose de nombreux outils qui permettent d’adopter différents principes du smart office : optimisation du taux d’occupation et d’utilisation des espaces de travail, amélioration du confort au travail, kiosque interactif permettant aux collaborateurs d’utiliser différents services, et notamment un logiciel de réservation de salles, ou encore assistant digital dans l’environnement de travail, nos solutions sauront s’adapter à vos besoins et à votre recherche de performance pour vos espaces de travail.

Qu’est-ce que le smart office ?

Le smart office est une façon d’aborder l’organisation des espaces professionnels apparue en réponse à l’évolution du rapport des salariés et de la société en général avec leur lieu de travail.

Les origines du smart office

Le concept de smart office est le fruit de l’apparition de nouvelles façons de travailler. En effet, ces dernières années, le nomadisme professionnel s’est fortement développé, que ce soit avec le télétravail, ou home office, ou avec la mobilité à l’intérieur même des locaux de l’entreprise.

De plus, l’émergence de l’utilisation de “tiers lieux” (espace de coworking, café…) pour travailler a posé de nouveaux enjeux ouvrant la nécessité pour les salariés de bénéficier d’un niveau de confort et d’une efficacité équivalente, même en dehors des bureaux de l’entreprise.

Plus largement, le smart office trouve aussi son origine dans le constat d’un manque d’efficience des bureaux classiques face aux différentes situations de travail auxquelles les salariés sont confrontés au quotidien.

La rigidité pose en effet de plus de plus de problèmes. De nombreuses entreprises cherchent ainsi à organiser leurs espaces de travail de manière innovante pour pouvoir les adapter à chaque contexte professionnel : période de bouclage, réunion créative, travail de préparation d’un audit ou autres.

Colleagues meeting at desk with iMac

Les nouveaux enjeux des espaces de travail

L’innovation est au cœur de la stratégie de nombreuses entreprises et concerne l’ensemble de leurs composantes. Cela se traduit souvent par la fin de l’organisation verticale et une structure hiérarchique aplanie, et par des méthodes de travail en grande partie collaboratives plutôt qu’individualisées.

Cela se traduit notamment par la mise à disposition des espaces vacants de l’entreprise, afin d’accueillir de nouvelles structures partenaires, souvent des start-ups, et favoriser l’open innovation par la rencontre des talents.

Si le télétravail s’est fortement développé ces derniers mois, le bureau est appelé à rester un lieu important de l’entreprise et se doit d’être fidèle à ses valeurs et à sa culture. Il joue notamment un rôle majeur dans la construction du sentiment de « première » impression, lorsqu’un prospect, un prestataire ou un futur collaborateur le découvre. L’espace de travail serait ainsi déterminant dans le choix de l’employeur pour 40% des Français (https://www.hiscox.fr/infographie-bureau-du-futur).

Comment répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs ?

Face à ces enjeux, les entreprises doivent répondre par une réflexion profonde sur l’organisation de leurs espaces de travail. En l’intégrant à leur démarche QVT (qualité de vie au travail) et en tenant compte des évolutions contemporaines, elles peuvent améliorer le bien-être de leurs salariés et, ainsi, leur productivité.

Par exemple, la situation sanitaire récente a profondément bouleversé le rapport des salariés avec les locaux d’entreprises. Si auparavant, les bureaux étaient perçus comme le lieu d’exécution de toutes formes de travail, le développement massif du télétravail transforme la perception du rôle des locaux d’entreprise dans la réalisation de tâches individuelles, pouvant désormais être exécutée en distanciel à la maison ou dans un tiers lieu.

Ainsi, les bureaux de l’entreprise peuvent être perçus notamment comme un lieu collaboratif dédié à l’échange et au développement de la culture d’entreprise.

Le smart office cherche alors à répondre à ces enjeux en organisant les lieux de travail de façon à permettre aux collaborateurs d’exercer leur activité sereinement dans un cadre adapté à leurs nouvelles attentes, ce qui passe par exemple par la conception de lieux pensés pour rythmer les différents moments de la journée (activity based working ou le fait d’avoir un lieu pour chaque type d’activité) : salles de brainstorming et de repos, phone room, carré ludique, espace lounge, etc.

Cette démarche cherche également à donner un maximum de confort aux espaces de travail, notamment du confort acoustique et visuel. Dans ce cadre, l’insonorisation et la végétalisation sont souvent utilisées, et ce d’autant plus que les entreprises ne peuvent plus ignorer leur rôle environnemental.

Toujours dans la même optique, la gestion intelligente des ressources et l’éco-conception sont intégrées à de nombreux projets immobiliers. Le Big Data et l’IoT sont également utilisés pour analyser les comportements des bâtiments, pour corriger les anomalies, mesurer et optimiser le taux d’occupation, et pour détecter des points d’amélioration.

Space Monitor Time Lapse

L’application du smart office grâce au smart building

Dans la pratique, le smart office s’articule autour de quelques outils clés :

  • la numérisation des badges d’accès et leur usage en Bluetooth ou NFC ;
  • la possibilité de réserver des espaces de travail en temps réel ;
  • le check-in des invités ;
  • la géolocalisation indoor ;
  • l’utilisation d’un réseau social interne ;
  • la mise à disposition des salariés d’une marketplace de services.

Le smart office est donc une réponse pratique, sous la forme d’un bâtiment connecté selon la logique du Smart Building, à l’évolution des modes de vie et aux aspirations de nombreux salariés à évoluer dans un environnement de travail confortable, fonctionnel et agréable. Il permet de concilier efficacement la qualité de vie au travail et la recherche de rentabilité au travail.

Comment adopter le smart office ?

La mise en place des principes du smart office au sein d’une entreprise requiert de respecter certaines étapes et d’avoir recours aux outils digitaux les plus adaptés.

Les étapes de la mise en place du smart office

Pour rendre un espace de travail « smart », les technologies et les services utilisés doivent être pleinement adaptés aux personnes travaillant dans l’entreprise. Celle-ci doit donc connaître ses salariés, ce qui les motive et ce dont ils ont besoin pour être performants. De plus, il faut mettre en place les solutions correspondantes pour favoriser la collaboration, la créativité et le travail nomade, notamment. Enfin, l’espace doit être conçu de manière flexible pour qu’il soit possible de l’ajuster facilement aux nouvelles idées : c’est le principe de flex office.

Le flex office

Le concept de flex office désigne une organisation dynamique de l’environnement de travail. Cette logique va au-delà de l’optimisation de mètres carrés pour considérer l’environnement de travail dans toutes ses dimensions : utilité, mobilité, collectif et individuel. Pour faciliter tous les usages et permettre la réalisation de toutes les missions des collaborateurs, les espaces sont donc organisés par activité : des box ou des salles de bibliothèques pour travailler seul et au calme, des salles de réunion de plusieurs dimensions pour travailler en mode projet ou accueillir des clients, des espaces pour échanger de manière informelle comme dans un salon, des salles de détente ou de sport, etc.

L’idée générale du flex office est de faire en sorte que l’espace de travail soit un facilitateur. En offrant un maximum de flexibilité aux salariés, il leur permet de choisir l’utilisation qu’ils souhaitent faire de chaque espace, tout en organisant harmonieusement cette utilisation partagée.

L’IWMS, un outil digital au service du smart office

Le smart office n’est pas envisageable sans recourir aux nouvelles technologies. En effet, il est indispensable de recueillir de nombreuses informations pour suivre et comprendre les actions et interactions des collaborateurs, les interactions avec les services, le taux d’occupation de chaque espace, etc. Analyser ces comportements permet de mesurer l’écart entre les besoins et la situation présente pour proposer des solutions pertinentes. Les outils digitaux permettent de piloter de manière précise et en temps réel le smart office grâce à un bâtiment connecté.

L’IWMS (Integrated Workplace Management System), ou solution de gestion intégrée de l’environnement de travail en français, permet de gérer l’ensemble de ces outils pour mettre en place le smart office tout en réduisant les coûts et en améliorant la productivité de l’activité. Cette stratégie permet d’appliquer plus généralement la logique du Smart Building, une technologie qui intègre plusieurs solutions pour optimiser l’utilisation des espaces de travail, proposer un environnement de travail sain, offrir aux utilisateurs un kiosque multiservice ou un logiciel de réservation de salles, etc. En recourant à l’IoT pour disposer d’un bâtiment connecté, l’IWMS offre aux entreprises qui l’utilisent la possibilité d’optimiser l’utilisation de leurs locaux tout en offrant à leurs collaborateurs un espace de travail aussi agréable et fonctionnel que possible.

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