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Le meilleur logiciel de gestion des services généraux pour l’après-COVID ?

26 janvier 2021

Une chose paraît claire : à l’avenir, les bureaux devront en faire davantage pour attirer les locataires et répondre aux besoins des salariés. Suite au recours au télétravail dû au COVID, les employés et les entreprises ont des attentes différentes vis-à-vis du lieu de travail. La tendance sera à des baux de bureaux de plus en plus courts, à des niveaux d’occupation plus variables et à l’offre d’espaces sous forme de services. Comme l’affirme un article du New York Times : « Le bureau deviendra davantage un produit de consommation. Et comme tout produit de consommation, le bureau devra continuellement se battre pour ses clients ».

Leesman, société de recherche spécialisée dans la mesure et l’analyse des expériences des employés, a constaté en 2019 que près de 40 % des employés estimaient que leur lieu de travail ne leur permettait pas de travailler de manière productive. Déjà avant le COVID, le monde du bureau s’éloignait des horaires fixes et des places assises assignées, au profit d’un travail plus flexible, basé sur l’activité. Dans le monde d’après, nous allons voir encore plus de flexibilité en matière d’approches et de lieux de travail. en fonction du type d’activités prévues, les salariés se déplaceront entre des bureaux à domicile, un siège au centre-ville, des bureaux satellites en banlieue ou encore un café à proximité.

Données et analyses en temps réel

Données et analyses en temps réel Timelapse

Pour gérer efficacement ce type d’environnement hybride, les responsables des lieux de travail ont besoin de meilleures données et de meilleures analyses. Traditionnellement, les logiciels de GMAO se concentrent sur les meilleures pratiques d’automatisation des processus afin de réaliser des gains d’efficacité opérationnelle. Il s’agit là d’un élément toujours essentiel de la gestion des services généraux, mais non plus suffisant. Pour performer dans le nouveau monde du travail, les logiciels de FM doivent être complétés par des flux de données en temps réel portant sur les conditions environnementales et l’utilisation que les occupants font des différents espaces. La GMAO doit être à la portée des salariés, qui s’attendent à ce que les applications leur permettant de la flexibilité sur le lieu de travail soient aussi interactives et intuitives que des applications destinées à des consommateurs. Il doit également fournir de puissantes capacités d’analyse des données pour comprendre réellement les dynamiques à l’œuvre à l’intérieur des bâtiments.

Pour être performants dans le nouveau monde du travail, les logiciels de gestion des services généraux doivent dépasser la seule automatisation des processus pour atteindre l’efficacité opérationnelle.

Comme nous l’avons fait valoir dans un précédent billet de blog, il faut pour cela que le logiciel de GMAO s’intègre à la technologie des bâtiments intelligents, formant un ensemble que nous appelons la GMAO+. Grâce à cette intégration, le GMAO+ peut accéder à des données en temps réel de meilleure qualité que ce que chaque système pourrait faire individuellement et fournir ces informations à tous les types d’utilisateurs et à tous les secteurs d’activité.

Si vous pensez à opter pour une solution de FM optimisée pour le nouveau monde du travail, voici 3trois caractéristiques essentielles à suivre :

1. Intégration native

Studio 2.0 animation

Pour un fonctionnement fluide de la GMAO+, la GMAO et les plateformes de bâtiment intelligent doivent être pleinement intégrés. Cela implique qu’ils fassent l’objet d’une conception ascendante et soient développés pour que leur fonctionnement conjoint n’entraîne pas de compromis. Nous constatons qu’un certain nombre de fournisseurs de GMAO ne manifestent qu’un intérêt de pure forme pour l’IoT et que leurs capteurs ne constituent qu’un ajout après coup. Une telle approche peut décevoir les attentes.

Juxtaposer un système FM à des capteurs revient à rouler à toute allure en pleine nuit avec les phares allumés, mais les mains et les pieds liés.

Eric Van Bael

Car les capteurs ne sont qu’une partie de la solution. Et parce que travailler avec du big data de l’IoT est très différent du type de traitement des données qui se fait dans la GMAO. En outre, les logiciels de bâtiment intelligent doivent non seulement prêter un sens aux données issues des capteurs IoT en temps réel, mais les associer à d’autres sources de données telles que les données BIM ou relatives aux actifs, ou avec le flux de données provenant des appareils des utilisateurs.

2. Analyse dynamique

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Les tableaux de bord traditionnels présentent des données agrégées de manière statique. On prend les données, on filtre les données souhaitées et on consulte les résultats. La présentation peut être agréable, mais elle ne va pas au-delà d’informations « en lecture seule ». Ils ne permettent pas aux responsables du lieu de travail de cliquer sur les données, de trouver des corrélations et de comprendre les causes profondes.

Pour que les données servent un objectif réel, il faut un autre type d’outil analytique — qui ne se contente pas d’« étiqueter », mais établisse des connexions et révèle les facteurs à l’œuvre : « L’occupation de cette partie du bâtiment a baissé la semaine dernière, car le confort a été affecté par un problème du système de CVC. » Ce type de renseignement est possible parce que l’on dispose d’une vue dynamique de l’ensemble des données. À la modification de n’importe quel paramètre, l’ensemble du tableau de bord s’adapte dynamiquement. Le logiciel vous permet ainsi d’observer facilement vos lieux de travail et vos biens immobiliers d’un point de vue distancié, avant de se rapprocher jusqu’à obtenir les détails dont vous avez besoin.

3. Support mobile et expérience utilisateur intuitive

Les analyses en temps réel convertissent les données en informations utiles pour les utilisateurs des bâtiments et les fournisseurs de services, au moment et à l’endroit où elles sont nécessaires.

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Les équipes des services généraux se déplacent souvent dans les bâtiments et sur les sites ; elles doivent pouvoir accéder à des informations pertinentes au cours de leurs déplacements. Une application de service intelligente, comme Work Assistant, rassemble des tâches planifiées avec des demandes de service et des interventions déclenchées par des capteurs — le tout soigneusement hiérarchisé et indiqué sur des plans d’étage. Avec un tel outil, le personnel du prestataire de services peut gérer de manière dynamique son travail quotidien et répondre aux événements du monde réel au fur et à mesure de leur survenue. C’est le nouveau monde de la prestation de services dynamique et orientée résultats, rendue possible par les technologies liées à l’IoT.

 Work Assistant, l’application de service intelligent
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Grâce au support numérique mobile, les employés peuvent avoir une journée de travail plus productive. Le logiciel GMAO+ optimal comprend des applications utilisateur fournissant des conseils en temps réel, soit sur les smartphones des salariés, soit par le biais d’autres points de contact intuitifs. L’application Workplace de Spacewell permet par exemple aux employés de naviguer facilement dans leur espace de travail : ils n’ont alors plus besoin de parcourir le bâtiment pour trouver un espace approprié, leur smartphone leur indiquant la disponibilité d’un espace libre à l’étage suivant, avec les commodités et le confort appropriés.

Concept d'économie circulaire verte

Bien entendu, les logiciels de gestion des services généraux s’inscrivant dans la durée offrent davantage de fonctionnalités : sécurité au niveau de l’entreprise et livraison SaaS, par exemple. Des fonctionnalités relevant de l’évidence, de nos jours.

Prêt à y regarder de plus près ? Demandez votre démo personnalisée.

Gilles Ghyssaert

Gilles Ghyssaert

Global Solution Consultant

Gilles Ghyssaert a rejoint Spacewell en 2013, alors que l’entreprise commençait à accélérer son essor parmi les groupes internationaux de PropTech. Expert dans les domaines du sales enablement et du marketing produits, Gilles travaille aujourd’hui essentiellement en tant que consultant en solutions pour Spacewell.
Avec son expérience des technologies et son esprit créatif, il excelle à la résolution de problèmes complexes et au développement d’opportunités stratégiques.
Gilles est titulaire d’un master en ingénierie (électronique intelligente) de l’université de Louvain.

Lecture complémentaire :

Gestion transformatrice des bâtiments — GMAO+

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