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Solutions de lieu de travail hybride – De la perturbation à la résilience

4 octobre 2021

Points clés

  • Un lieu de travail hybride fournit aux employés davantage de flexibilité mais génère également de nouveaux défis pour les équipes de gestion immobilière.
  • Les solutions de lieu de travail hybride (technologie, données et analyses) aident les entreprises à adapter leurs espaces au monde hybride du travail.
  • Les objectifs clés incluent l’optimisation des performances spatiales (surface et configuration des bureaux) et améliorent l’expérience employé.
Une personne au casier qui consulte son portable

Le lieu de travail hybride : un nouveau défi pour l’immobilier d’entreprise

Suite à la pandémie, de nombreuses entreprises évaluent les implications d’un « lieu de travail hybride ». Un lieu de travail hybride fait référence à un concept de bureau qui permet aux employés de travailler à la fois en étant présent physiquement au bureau ou à distance. Le travail hybride n’est pas une nouveauté, mais sa popularité a été boostée par la pandémie et l’expérience massive de télétravail qui s’en est suivie. Alors qu’il est souhaité par les employés, le modèle de travail hybride suscite également de nouveaux défis pour les gestionnaires immobiliers et des lieux de travail.

Les solutions de lieux de travail hybrides (comprenant logiciels, technologie, données et analyses) peuvent les aider à mettre en œuvre un lieu de travail hybride réussi . Un lieu qui fonctionne pour les employés tout en étant avantageux pour l’entreprise. Au-delà du défi évident consistant à déterminer la quantité d’espace de bureau encore nécessaire, une autre question essentielle consiste à déterminer de quel type d’espace les employés auront besoin afin de tirer le meilleur parti de leur expérience au bureau.

La technologie au service des lieux de travail hybrides

Dans une configuration de bureau hybride, l’occupation devient moins prévisible et tend à varier plus largement au cours de la semaine. Dans ces circonstances, les technologies de lieux de travail intelligents et les données qui en découlent fournissent un soutien indispensable. Elles aident tout d’abord les entreprises à rapidement identifier les nouveaux modèles de travail et à s’y adapter. Par ailleurs, elles aident les employés à naviguer dans l’environnement du lieu de travail flexible grâce aux données en temps réel de l’IoT. En outre, elles influencent l’élaboration (ou la refonte) des stratégies du lieu de travail hybride, en permettant aux entreprises de créer des espaces de travail qui soutiennent le bien-être des personnes ainsi que leur productivité. En bref, les technologies de lieu de travail intelligent et d’analyse aident les entreprises à passer efficacement de la perturbation du lieu de travail en période de pandémie à la flexibilité et à la résilience postpandémique.

Dans une configuration de bureau hybride, l’occupation devient moins prévisible et tend à varier plus largement au cours de la semaine.

La gestion de l’espace dans un bureau hybride

L’une des conclusions que de nombreuses entreprises ont tirées de la pandémie est que le travail ciblé peut, pour bon nombre d’employés, être réalisé tout aussi bien (voire mieux) de la maison ou du bureau. D’un autre côté, de nombreux aspects de la collaboration et de la socialisation sont plus adaptés aux interactions en face à face, en particulier lorsqu’ils impliquent de nouveaux employés. En conséquence, de nombreuses entreprises prévoient d’augmenter considérablement les salles de conférence disponibles, les zones de regroupement et d’autres espaces collaboratifs ou flexibles pour s’adapter aux nouvelles méthodes de travail. Mais même si le bureau devient un pôle de collaboration, l’incertitude reste toutefois considérable en ce qui concerne les volumes qui seront requis pour les différents types d’espaces. À quelle fréquence cet espace sera-t-il utilisé ? Et à quel point le besoin d’espace des employés a-t-il été modifié par la distanciation sociale ?

La meilleure façon de répondre à ces questions n’est pas d’élaborer des théories sur l’avenir du bureau, mais de mettre en place la technologie qui permet aux gestionnaires d’espace

  • De suivre avec précision la manière dont l’espace est réellement utilisé ;
  • D’optimiser continuellement leur espace afin de s’ajuster à la manière dont l’utilisation du bureau se modifie.

L’expérience employé dans un lieu de travail hybride

Au-delà de l’optimisation de la configuration et de la quantité d’espace, la manière de créer un environnement centré sur l’employé constitue une autre préoccupation pour de nombreux gestionnaires de lieux de travail.
Une approche adoptée par de nombreuses entreprises a consisté à déployer des applications de lieux de travail permettant aux usagers des bâtiments de procéder à des réservations, de trouver des collègues, de réserver des services, de demander un nettoyage et une maintenance, et de visualiser les mesures de la qualité de l’air intérieur de leur espace. En partageant des informations et en rationalisant les processus, ces applications rendent l’expérience sur le lieu de travail plus agréable et accroissent la productivité. Elles peuvent aussi donner aux employés un plus grand sentiment de contrôle alors qu’ils effectuent leur retour au bureau.

Au-delà de l’optimisation de la configuration et de la quantité d’espace, la manière de créer un environnement centré sur l’employé constitue une autre préoccupation pour de nombreux gestionnaires de lieux de travail.

Pourquoi investir maintenant dans des solutions de lieu de travail hybride ?

Investir dans la technologie en faveur du bureau physique à une période où l’on assiste à une baisse du nombre d’employés sur le lieu de travail peut sembler contre-intuitif. Pourquoi dépenser de l’argent pour une technologie de suivi de l’espace qu’à peine la moitié de vos employés va utiliser ? Mais ces données seront essentielles pour les gestionnaires d’espaces qui veulent savoir de quelle surface ils pourront se passer dans le contrat de bail, ou quelle surface ils pourront reconfigurer différemment et comment le faire au mieux. Bien qu’il soit tentant de suivre les tendances de ce qui ressemble au bureau « typique » d’après-pandémie, nous pensons que la clé du succès réside dans le fait de baser vos décisions sur vos propres données d’utilisation.

Baser vos décisions concernant votre lieu de travail sur vos propres données d’utilisation sera la clé de votre succès.

Le ROI des investissements dans les lieux de travail intelligents (Livre Blanc)

Votre guide pour comprendre et calculer les gains potentiels générés par l’optimisation des performances spatiales et de l’expérience employé

Que peut espérer réaliser une entreprise en mettant en œuvre une solution de lieu de travail hybride ?

4 objectifs clés pour des solutions de lieu de travail hybride

1. Permettre la flexibilité du lieu de travail

L’une des principales prévisions concernant le bureau hybride est que ce nouveau modèle va adopter la flexibilité sous toutes ses formes, y compris pour l’attribution des postes de travail. Lorsqu’il n’y a qu’une partie des salariés qui se rend au bureau chaque jour, l’attribution de bureaux fixes s’avère rapidement être une pratique hautement inefficace. L’augmentation prévue des postes non attribués ou flexibles afin de refléter les nouvelles façons de travailler marquera un changement de cap important. Alors que la majorité des lieux de travail aux États-Unis fonctionnait avec des sièges attribués avant la pandémie, des études, notamment celle du CBRE intitulée 2020 Global Occupier Sentiment Survey (étude mondiale de 2020 sur le sentiment des occupants), suggère que les postes flexibles vont probablement devenir la nouvelle norme.

L'avenir de la répartition des sièges dans votre portefeuille immobilier

Le défi de la flexibilité

Par sièges flexibles, l’on peut bien sûr comprendre différentes choses. Dans certains cas, cela peut inclure la réservation d’un siège sur une période prolongée (comme une journée complète) un ou plusieurs jours à l’avance. Dans d’autres cas, les employés peuvent changer de place plusieurs fois par jour à l’aide d’un système d’enregistrement/de départ ad hoc. Mais que flexibilité signifie réservation de bureau, bureau partagé, ou quelque chose entre les deux, un système de réservation robuste est requis pour que cela fonctionne sans heurt.

En quoi la flexibilité hybride est-elle différente ?

Les frictions quotidiennes concernant les postes flexibles existaient déjà bien avant la pandémie. Le bureau hybride ajoute toutefois un niveau supplémentaire de complexité au lieu de travail flexible.

Tout d’abord, dans un environnement de travail hybride, les bénéfices d’un aménagement flexible des bureaux augmentent considérablement. Lorsqu’une place fixe est attribuée à un employé, ce poste de travail est libre chaque jour (ou partie de journée) où l’employé est en télétravail. Dans les zones à loyer élevé, le coût des postes inoccupés peut être considérable. Les gestionnaires de lieux de travail peuvent éviter ce coût en mettant l’espace libre à la disposition d’un autre employé, en le supprimant ou en le réaffectant à de la collaboration.

D’autre part, le besoin de prendre en compte et d’impliquer les employés qui ne sont pas au bureau accroît l’importance des réservations en tant qu’outil pour relier les gens. Les applications de lieu de travail peuvent servir de base à une fonctionnalité de recherche de personnes, permettant ainsi de savoir facilement qui est au bureau et où ces employés sont installés. Le tout sans suivre les déplacements des employés.

Enfin, il est probable que certains employés restent sensibles à la sécurité au bureau pendant un certain temps. Les gestionnaires des lieux de travail peuvent mesurer et partager des informations sur l’affluence au bureau à l’aide des données des capteurs en temps réel. Cela peut constituer un complément précieux aux systèmes de réservation, en aidant les employés à choisir des espaces dans des zones plus ou moins fréquentées en fonction de leur niveau de confort.

2. Optimiser la surface au sol des bureaux

La plupart des entreprises prévoient des changements dans la manière de travailler qui pourraient transformer de manière significative les besoins en espace de bureau. Mais les tendances vont dans des directions opposées. De plus, personne ne sait à quel point ces tendances vont persister. Tout comme de nombreux rapports ont vu le jour à propos de la « lassitude de Zoom », l’attrait du travail à distance ou hybride pourra aussi décliner avec le temps.

Différents types de capteurs peuvent suivre l’occupation et l’utilisation des espaces.

Dans ces circonstances, le meilleur moyen pour planifier les changements liés à l’environnement de travail et s’y adapter consiste à collecter et à analyser des données d’excellente qualité sur la façon actuelle d’utiliser le bureau. Différents types de capteurs peuvent suivre l’occupation et l’utilisation des espaces, et révéler des modèles tels que :

  • Quels espaces collaboratifs sont les plus populaires et lesquels restent vides ;
  • Les postes de travail appartiennent-ils véritablement au passé ou les employés considèrent-ils réellement le bureau comme un lieu pour échapper aux distractions de la maison ;
  • Le choix de travailler à la maison ou au bureau varie-t-il en fonction des saisons, certains choisissant de s’établir entièrement au bureau pour avoir accès à une meilleure climatisation ou à un meilleur chauffage ;
  • Les tendances du travail hybride sont-elles ou non les mêmes sur tous les sites.

Il est essentiel de noter ici que les capteurs eux-mêmes ne sont qu’une solution partielle. La capacité à prendre des décisions éclairées en matière de gestion de portefeuille dépend en fin de compte de la qualité des outils d’analyse et de la facilité à traduire des données brutes en informations utiles. En d’autres termes, choisir la bonne plateforme d’analyse est tout aussi important que de choisir le bon capteur.

3. Optimiser la configuration de l’espace

Le travail hybride pourrait non seulement impacter l’importance de la surface des bureaux, mais également le type d’espaces que les employés voudront trouver lorsqu’ils retourneront au bureau. Un nombre croissant d’analystes s’accordent à prévoir une évolution vers des espaces collaboratifs et de socialisation au bureau, et certaines sociétés sont déjà en train de réaménager leurs bureaux pour s’adapter à ce changement.

Alors qu’il y a de bonnes raisons d’accueillir la collaboration et de prévoir une demande accrue d’espaces dédiés aux groupes, il y a également des raisons valables d’adopter une approche plus prudente. Avant de transformer l’ensemble du portefeuille immobilier, les sociétés gagneraient à suivre attentivement les informations d’utilisation réelle pour voir vers quelles zones les employés se tournent à la réouverture des bureaux.

Élaborer une stratégie de configuration des bureaux

Plutôt que de réaménager les bureaux pour répondre aux prévisions de changement radical de ces espaces, une autre approche consiste à se concentrer sur les tendances des données. Même si la reconfiguration de certains bureaux a certainement du sens, les entreprises pourraient également profiter d’une approche plus progressive avec un suivi à la fois de l’occupation et de l’utilisation de différents types d’espaces disponibles au bureau. Ils pourraient ainsi aligner l’offre et la demande d’espace au fil du temps.

Délais d'utilisation

L’objectif d’une telle stratégie consisterait à identifier les espaces sur- et sous-utilisés du point de vue de l’occupation (les espaces sont-ils utilisés ou non), de l’utilisation (à quel niveau de leur capacité d’accueil sont-ils utilisés), ou des deux. Ainsi, les gestionnaires pourront identifier les espaces sur- ou sous-exploités, et procéder aux ajustements au fil du temps afin d’optimiser la manière d’utiliser l’espace. Cette approche délibérative :

  • Fournit une plus grande transparence en matière de prise de décision ;
  • Garantit que les entreprises ne se précipitent pas dans des investissements importants qui pourraient ne pas refléter leurs effectifs ;
  • Permet de développer des stratégies d’espaces sur mesure sur différents sites, qui reflètent les besoins spécifiques de ces bureaux.

4. Soutenir le dynamisme du bureau hybride

En quoi le dynamisme du bureau hybride représente-t-il un défi immobilier ?

Le défi du travail flexible à grande échelle est tout simplement celui-ci : si les choix individuels des employés ont tendance à causer des regroupements les mêmes jours aux mêmes heures, il est probable que le résultat soit hautement inefficace du point de vue immobilier.

Une solution qui a été envisagée consiste à planifier les roulements ou rotations au bureau. Des équipes ou des services spécifiques se verraient attribuer certains jours et le trafic au bureau serait en grande partie prévisible (avec une marge d’erreur pour accueillir des personnes arrivant à l’improviste). Cette solution serait probablement efficace pour planifier l’espace, grâce à des outils logiciels de planification et de réservation visant à faciliter l’affectation ou la réaffectation. Toutefois, cela réduirait aussi le choix et la flexibilité des employés, ainsi que les possibilités de rencontres entre des employés ayant des roulements différents. Dans des entreprises où les équipes sont fluides, cela pourrait également aboutir à des emplois du temps imprévisibles, et ainsi saper certains des avantages personnels liés à la flexibilité.

Répondre au défi grâce à la technologie du suivi

Cependant, il n’est peut-être pas vraiment nécessaire que chaque entreprise établisse des politiques aussi strictes pour que le travail hybride soit efficace. Le scénario précédent n’est qu’une hypothèse et les employés pourraient bien entendu suivre d’autres modèles. Les parents pourraient par exemple choisir d’organiser leurs horaires de bureau en fonction des heures où ils doivent déposer et récupérer leurs enfants, et venir travailler tous les jours à temps partiel. D’autres employés pourraient établir leurs horaires de bureau en fonction des choix de leur équipe ou de leur responsable, ou pourraient suivre différents horaires en fonction de l’avancement de leur projet. Les nouveaux employés ou les plus jeunes pourraient choisir d’aller au bureau plus souvent, à la recherche d’opportunités de mentorat et de réseautage. Cumulés sur un bureau entier, les pics et les creux d’utilisation pourraient être bien moins extrêmes que dans l’hypothèse précédente – ou ils pourraient varier énormément d’un bureau à un autre.

Tableaux de bord

Les entreprises qui n’ont pas à effectuer leurs choix immobiliers immédiatement (peut-être parce que leurs baux sont encore valables quelques années) peuvent se permettre le luxe d’évaluer de quelle manière les dynamiques du travail hybride vont réellement se déployer. Les capteurs sont un outil puissant permettant de capturer les tendances historiques qui encadrent les pics, les creux, les moyennes et les flux de trafic dans différents lieux et espaces. Lorsque leurs données sont agrégées et traitées par des programmes d’analyse, les équipes de gestion immobilière peuvent se servir des résultats pour évaluer les modèles de travail hybride et vérifier si ceux-ci sont réellement stables ou s’ils changent une fois que l’attrait de la nouveauté du travail hybride s’estompe.

Une prise de décision fondée sur les données

Ces modèles peuvent ensuite être utilisés pour prendre des décisions immobilières basées sur les données qui garantiront un espace suffisant pour accueillir le trafic de pointe sans qu’il n’y ait trop d’espace inutilisé, et pour repenser la disposition des bureaux ou modifier les modèles d’attribution des places pour accueillir le travail flexible. D’autres équipes peuvent utiliser les données pour prendre de meilleures décisions en matière de prestations de services et, si nécessaire, introduire également ou repenser les politiques de télétravail sur la base d’informations transparentes.

Êtes-vous prêt pour le bureau hybride ?

Répondez à une courte enquête afin d’évaluer votre niveau de préparation, et bénéficiez de différentes ressources pour vous aider à passer à l’étape suivante. Répondre à l’enquête vous prendra 3 à 5 minutes environ et vous recevrez votre rapport personnalisé.

Vous souhaitez créer un lieu de travail hybride, qui soit efficace et centré sur les personnes ? Contactez-nous afin de voir comment nos solutions pourraient profiter à votre entreprise.

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