Oplossingen voor de hybride werkplek – van ontwrichting naar veerkracht

Kernpunten

• De hybride werkplek biedt medewerkers meer flexibiliteit wat vastgoedteams tegelijkertijd voor nieuwe uitdagingen stelt.
• Hybride werkplekoplossingen (technologie, data en analyse) helpen bedrijven hun ruimtes aan te passen aan de hybride werkomgeving.
• De belangrijkste doelstellingen zijn de optimalisering van de ruimte (oppervlakte en configuratie) en de verbetering van de medewerkersbeleving.

De hybride werkplek: een nieuwe uitdaging voor bedrijfsvastgoed

Naar aanleiding van de pandemie zijn veel bedrijven de implicaties van een “hybride werkplek” aan het evalueren. Onder hybride werkplek wordt een kantoorconcept verstaan dat medewerkers in staat stelt zowel op het fysieke kantoor als op afstand te werken. Hybride werken is weliswaar geen nieuw fenomeen, maar de populariteit daarvan werd aangewakkerd door de pandemie en het daaropvolgende massale experiment rond telewerken. Ook al zijn medewerkers voorstander hiervan, het hybride werkmodel stelt vastgoed- en werkplekbeheerders voor nieuwe uitdagingen.

Hybride werkplekoplossingen (waaronder software en technologie, data en analyse) kunnen hen helpen een succesvolle hybride werkplek te creëren, die zowel werkbaar is voor het personeel als winstgevend voor het bedrijf. Behalve de voor de hand liggende uitdaging die het berekenen van de benodigde kantooroppervlakte betekent, rijst ook de vraag welk soort ruimte medewerkers precies nodig hebben voor een optimale kantoorervaring.

Technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek

In een hybride kantooropstelling is de bezettingsgraad minder voorspelbaar en vertoont meer variatie gedurende de week. Onder deze omstandigheden bieden slimme werkplektechnologieën – en de daaruit afgeleide gegevens – de broodnodige ondersteuning. In eerste instantie helpen ze bedrijven snel nieuwe werkpatronen te identificeren en hierop in te spelen. Daarnaast helpen ze medewerkers door de flexibele werkomgeving te navigeren dankzij IoT-gegevens in real time. Bovendien bieden ze informatie voor hybride (her)ontwerpstrategieën op de werkplek, waardoor bedrijven werkomgevingen kunnen creëren die zowel het welzijn als de productiviteit van medewerkers bevordert. Kortom, slimme werkplektechnologieën en analyses helpen bedrijven om zo efficiënt mogelijk de overgang te maken van een door de pandemie op zijn kop gezette werkplek naar een postpandemische flexibiliteit en veerkracht.

Ruimtebeheer in een hybride kantoor

De conclusie die verschillende bedrijven uit de pandemie hebben getrokken, is onder meer dat medewerkers geconcentreerd werk net zo goed – zo niet beter – van thuis uit kunnen verrichten. Bepaalde vormen van samenwerking en socialisatie zijn daarentegen meer geschikt voor face-to-face-interacties, vooral wanneer het om nieuwe medewerkers gaat. Om die reden verwachten veel bedrijven dat ze meer vergaderruimtes, ontmoetingsruimtes en andere flexibele samenwerkingsruimtes nodig zullen hebben om de nieuwe manier van werken te faciliteren. Maar zelfs als het kantoor in een samenwerkingshub verandert, heerst er nog grote onzekerheid over hoeveel er van de verschillende soorten ruimtes nodig zal zijn, hoe intensief men van elke ruimte gebruik zal maken en in welke mate de behoefte van medewerkers aan ruimte is veranderd als gevolg van ‘social distancing’.

Door te theoretiseren over de toekomst van het kantoor kunnen we echter niet op antwoorden komen. De beste manier hiervoor is om de technologie te implementeren die ruimtebeheerders in staat stelt om

• het werkelijke gebruik van hun ruimte te monitoren,
• hun ruimte voortdurend te optimaliseren en op de veranderende manier van kantoorgebruik in te spelen.

Medewerkersbeleving op een hybride werkplek

Naast de optimalisering van de kantoorconfiguratie en -oppervlakte hebben veel werkplekbeheerders ook te maken met de vraag hoe ze een werkomgeving kunnen creëren waarin de medewerker centraal staat.
Veel bedrijven hebben ervoor gekozen om werkplekapps in te zetten waarmee gebruikers reserveringen kunnen maken, collega’s kunnen opzoeken, diensten kunnen boeken, schoonmaak en onderhoud kunnen aanvragen en gegevens over het binnenklimaat van hun ruimte kunnen raadplegen. Door informatie te delen en processen te stroomlijnen, maken deze apps de werkplekervaring aangenamer en productiever. Daarnaast zorgen ze ervoor dat medewerkers een groter gevoel van controle ervaren bij hun terugkeer naar kantoor.

Waarom nu investeren in hybride werkplekoplossingen?

Het lijkt wellicht tegen de intuïtie in te gaan om in technologie voor het fysieke kantoor te investeren in een tijd waarin we minder mensen op de werkplek zien verschijnen. De vraag dringt zich dan ook op waarom geld uitgeven aan het monitoren van een ruimte die slechts door de helft van uw personeel wordt gebruikt. Gegevens zijn essentieel voor ruimtebeheerders die willen weten hoeveel van hun huurcontracten ze kunnen afstaan of herbestemmen en hoe ze hun ruimte het best kunnen herinrichten. Ook al is het verleidelijk om de trends te volgen die in de richting van een “typisch” postpandemisch kantoor wijzen, we denken dat beslissingen op uw eigen gebruiksgegevens baseren de sleutel tot succes is.

Wat zijn de resultaten die een organisatie kan verwachten van een hybride werkplekoplossing?

De 5 belangrijkste doelstellingen voor hybride werkplekoplossingen

1. Flexibiliteit op de werkplek mogelijk maken

Een van de belangrijkste voorspellingen voor de hybride werkplek is dat dit nieuwe model flexibiliteit in al zijn vormen zal omarmen – ook wat betreft zitplaatsen. Als er slechts een deel van uw medewerkers op een bepaalde dag naar kantoor komt, blijkt al snel dat een vaste zitplaatsopstelling een zeer inefficiënte praktijk is. De verwachte opkomst van niet toegewezen of flexibele zitplaatsen, als gevolg van de nieuwe manieren van werken, zal een belangrijke verschuiving betekenen. Ook al waren toegewezen zitplaatsen vóór de pandemie op veel werkplaatsen in de VS het meest ingeburgerd, onderzoeken – zoals de survey van CBRE “2020 Global Occupier Sentiment Survey” – suggereren dat flexibele zitplaatsen (of flexplekken) waarschijnlijk de nieuwe norm zullen worden.

Flexibiliteit als uitdaging

Met flexibele zitplaatsen kunnen natuurlijk verschillende zaken worden bedoeld. In sommige gevallen gaat het om de reservering van een zitplaats voor een langere periode (zoals een hele dag) één of meer dagen op voorhand. In andere gevallen kunnen medewerkers in de loop van de dag meermaals van plaats wisselen via een ad hoc check-in/check-out-systeem. Of het concept zich in de praktijk in flexplekken, dynamische werkplekboeking of in iets daartussenin vertaalt: flexibiliteit vereist een robuust reserveringssysteem om soepel te kunnen functioneren.

Wat is er anders aan hybride flexibiliteit?

De dagelijkse wrijvingen rond flexibele werkplekken bestonden al lang voor de pandemie, maar het hybride kantoor voegt er een extra laag van complexiteit aan toe.

Om te beginnen, nemen de voordelen van een flexibele zitplaatsopstelling in een hybride werkomgeving spectaculair toe.Elke dag (of elk dagdeel) waarop een medewerker van thuis uit werkt, staat voor een lege werkplek wanneer zitplaatsen worden toegewezen. In regio’s met hoge huurprijzen kunnen de kosten van onbezette plekken aanzienlijk oplopen. Werkplekbeheerders kunnen die kosten vermijden door de ruimte aan iemand anders ter beschikking te stellen, te elimineren of tot een samenwerkingsplek te transformeren.

Ten tweede, om voor de betrokkenheid van medewerkers te zorgen die zich niet op kantoor bevinden, krijgen reserveringen een steeds belangrijkere rol als middel om collega’s met elkaar in contact te brengen. Reserveringsgegevens kunnen als basis dienen voor een zoekfunctie in werkplekapps die helpt gemakkelijk na te gaan welke collega’s op kantoor zijn en waar ze zitten. En dat alles zonder de activiteiten van medewerkers te observeren.

Ten slotte zal de veiligheid op kantoor voor het personeel waarschijnlijk nog wel enige tijd een gevoelige kwestie blijven. Werkplekmanagers kunnen informatie over de kantoorbezetting verkrijgen en delen met behulp van live-sensorgegevens. Dat kan een waardevolle aanvulling zijn op de reserveringssystemen die medewerkers helpen ruimten te kiezen in meer of minder drukke zones, al naargelang hun eigen comfortniveau.

2. Optimalisering van de kantooroppervlakte

De meeste bedrijven verwachten veranderingen in de manier van werken die de behoefte aan kantoorruimte in grote mate kunnen beïnvloeden. Tal van nieuwe trends wijzen echter in een andere richting; het is dan ook onduidelijk hoe hardnekkig die trends zich zullen doorzetten. Net zoals er veel rapporten verschenen over “Zoom-moeheid”, kan ook de aantrekkingskracht van hybride werken of telewerken na verloop van tijd afnemen.

Het verzamelen en analyseren van betrouwbare gegevens over het werkelijke ruimtegebruik op kantoor is de beste manier om onder deze omstandigheden veranderingen op de werkplek voor te bereiden en hierop te anticiperen. Verschillende soorten sensoren kunnen de werkelijke bezetting en het ruimtegebruik registreren en patronen aantonen zoals:

• Welke samenwerkingsruimtes het populairst zijn en welke onbenut blijven.
• In welke maten kantoren al verleden tijd zijn of juist een andere invulling krijgen: een plek waar medewerkers zich kunnen onttrekken aan ongewenste afleidingen van thuis.
• In hoeverre de keuze tussen telewerken of op kantoor werken seizoensafhankelijk is, waarbij sommigen volledig naar kantoorwerk overschakelen door een betere airconditioning of verwarming.
• Of werktendensen al dan niet identiek zijn op alle locaties.

Hier is het van cruciaal belang om te vermelden dat sensoren op zich slechts een gedeeltelijke oplossing kunnen bieden. Of men geïnformeerde portfoliobeslissingen kan nemen, hangt uiteindelijk af van de kwaliteit van de analyse-instrumenten en of de ruwe gegevens al dan niet moeiteloos in bruikbare inzichten kunnen worden omgezet. Met andere woorden, de keuze van het geschikte analytische platform is net zo belangrijk als de juiste sensorkeuze.

3. Optimalisering van de kantoorconfiguratie

Hybride werken kan niet alleen een impact hebben op de oppervlakte die het kantoor inneemt, maar ook op het soort ruimtes dat medewerkers zullen gebruiken als ze weer op kantoor komen. Steeds meer analisten voorspellen een verschuiving in de richting van samenwerkings- en socialisatieruimten op kantoor en sommige bedrijven hebben dan ook al stappen genomen hun kantoren een andere lay-out te geven om aan deze verandering tegemoet te komen.

Er zijn weliswaar goede redenen om samenwerking te omarmen en een toenemende vraag naar groepsruimten te verwachten, toch zijn er ook geldige redenen om een voorzichtiger aanpak te hanteren. Voor het gehele vastgoedportfolio te transformeren, kunnen bedrijven er baat bij hebben om de feitelijke gebruiksinformatie nauwlettend in de gaten te houden en op die manier na te gaan naar welke ruimtes de medewerkers in het heropende kantoor toe trekken.

Een strategische kantoorconfiguratie ontwerpen

In plaats van kantoren aan te passen naar aanleiding van de voorspellingen over drastische veranderingen in het kantoor, bestaat er een alternatieve strategie voor kantoorconfiguratie gericht op gegevenstrends. Hoewel sommige herstructureringen zeker zinvol zijn, kunnen bedrijven meer baat hebben bij een geleidelijke aanpak waarbij ze zowel de bezetting als het gebruik van de verschillende soorten beschikbare ruimten in het kantoor monitoren. Op die manier kunnen ze vraag en aanbod van ruimte in de tijd op elkaar afstemmen.

Het doel van een dergelijke strategie is om te bepalen welke ruimten over- of ondermaats presteren wat betreft de bezetting(of de ruimten al dan niet worden gebruikt), de benutting (hoe dicht ze bij hun capaciteit worden gebruikt) of beide. Op deze manier kunnen managers bepalen welke ruimten onder- of overbezet zijn en na verloop van tijd aanpassingen doorvoeren om het gebruik van die ruimten te optimaliseren. Deze deliberatieve aanpak:

• biedt meer transparantie in de besluitvorming,
• zorgt ervoor dat bedrijven niet overhaast grote investeringen aangaan die wellicht niet op hun personeelsbestand zijn afgestemd,
• maakt het mogelijk om ruimtestrategieën op maat te ontwikkelen voor verschillende locaties, die aansluiten bij de specifieke behoeften van die kantoren.

4. Goede binnenluchtkwaliteit waarborgen

Luchtkwaliteit is onzichtbaar, daarom hebben gebouwbeheerders wellicht de neiging om deze te negeren en zich meer te richten op een comfortabele temperatuur of op energiebesparing. Door de pandemie zijn mensen zich echter meer bewust geworden van het belang van het binnenmilieu zodat er meer aandacht is gekomen voor de luchtkwaliteit.

Medewerkers willen erop kunnen vertrouwen dat de lucht in hun werkruimten schoon is wanneer ze weer op kantoor komen. Werkgevers beseffen dan ook dat goede binnenluchtkwaliteit zakelijke voordelen heeft. Omdat onvoldoende luchtkwaliteit in gebouwen niet alleen de gezondheid en het welzijn beïnvloedt, maar ook het risico op ziekteverwekkers in de lucht zoals het coronavirus verhoogt, wordt hierdoor ook onze cognitieve functie aangetast: het vermogen om helder en creatief te denken. Maar hoe weten we of de binnenlucht schoon is?

IoT-monitoring

Tegenwoordig kunnen er allerlei aspecten van de omgevingskwaliteit op kantoor worden gecontroleerd via kleine sensoren. Van de aanwezigheid van vluchtige organische stoffen (VOS) en radioactief radongas tot CO2-concentraties, temperatuur, relatieve vochtigheid, luchtdruk alsook fijnstof, lawaai en licht. De metingen worden opgenomen door een IoT-platform waar ze worden omgezet in nauwkeurige gegevens. Vervolgens worden de gegevens geanalyseerd en gevisualiseerd op plattegronden en dashboards om zo inzicht te krijgen in de manier waarop de binnenluchtkwaliteit kan worden verbeterd.

Lees hier meer over binnenluchtkwaliteit.

5. De dynamiek van het hybride kantoor ondersteunen

Op welke manier vormt de dynamiek van het hybride kantoor een vastgoeduitdaging?

De uitdaging van flexibel werken op grote schaal bestaat eenvoudigweg in het volgende: Als de onafhankelijke keuzes van medewerkers op dezelfde tijdstippen en dagen worden geclusterd, zal het resultaat waarschijnlijk zeer inefficiënt zijn uit vastgoedoogpunt.

Een mogelijke oplossing hiervoor is om met shifts of roterende werkroosters te werken op kantoor. Specifieke teams of afdelingen zouden op bepaalde dagen worden ingedeeld wat het kantoorverkeer grotendeels voorspelbaar zou maken (met een foutmarge om bv. ‘drop-ins’ op te vangen). Dat zou ook voor een efficiëntere ruimteplanning kunnen zorgen: de planning en reservering van kantoorruimten via softwareondersteuning zou eveneens mogelijk maken de ruimten gemakkelijk (opnieuw) toe te wijzen. Het zou weliswaar ook de keuzevrijheid en flexibiliteit van het personeel inperken en de kans op spontane ontmoetingen tussen medewerkers met verschillende werkroosters verkleinen. In organisaties met flexibele teams zou het ook kunnen leiden tot onvoorspelbare schema’s waardoor een aantal individuele voordelen van flexibiliteit zou worden ondermijnd.

De uitdaging aangaan met behulp van monitoring

Strenge maatregelen zijn wellicht niet voor elke organisatie noodzakelijk om het meest uit de hybride werkmethoden te halen. Het hierboven geschetste scenario is slechts een hypothetisch voorbeeld en het gedrag van medewerkers kan uiteraard verschillende patronen volgen. Ouders zouden bijvoorbeeld ervoor kunnen kiezen hun kantoorschema’s rond de haal- en brengtijden van hun kinderen op te bouwen en dus elke dag maar gedeeltelijk op kantoor te komen werken. Andere medewerkers kunnen hun kantoorschema afstemmen op de agenda van hun team of manager of verschillende schema’s volgen afhankelijk van de projectfase waarin ze zich bevinden. Jonge of nieuwe medewerkers kiezen misschien eerder ervoor vaker naar kantoor te komen voor begeleiding en netwerking. Over een heel kantoor bezien, kunnen er aanzienlijk minder pieken en dalen in de bezetting optreden dan in het vorige hypothetische geval, maar ze kunnen ook sterk verschillen van kantoor tot kantoor.

Organisaties die hun vastgoedkeuzes niet onmiddellijk hoeven te maken (omdat hun huurcontracten nog enkele jaren lopen) hebben de luxe om te kunnen inschatten hoe de hybride werkdynamiek zich daadwerkelijk zal ontvouwen. Sensoren zijn een krachtig hulpmiddel voor het vastleggen van historische tendensen rond pieken, dalen, gemiddelden en kantoorverkeer over verschillende locaties en ruimten heen. Wanneer die gegevens worden samengebracht en verwerkt door analyseprogramma’s, kunnen vastgoedteams de bevindingen gebruiken om hybride werkpatronen te identificeren en na te gaan in welke mate deze stabiel blijven of veranderen zodra de initiële hype rond hybride werken is weggeëbd.

Op gegevens gebaseerde besluitvorming

Op basis van de vastgestelde patronen kunnen dan gegevensgestuurde vastgoedbeslissingen worden genomen die ervoor zorgen dat er voldoende ruimte is om piekmomenten op te vangen zonder al te veel verspilling en om de lay-out van het kantoor opnieuw te configureren of de zitplaatsopstelling aan te passen met het oog op flexibel werken. De gegevens kunnen ook door andere teams gebruikt worden om betere beslissingen te nemen over dienstverlening en, indien nodig, om een beleid voor telewerken in te voeren of het bestaande te herzien op basis van transparante informatie.

Een sectie opnieuw bekijken