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Hybride Arbeitsplatzlösungen – Von der abrupten Veränderung zur Ausfallsicherheit

4. Oktober 2021

Kernpunkte

  • Der hybride Arbeitsplatz bietet den Arbeitnehmern mehr Flexibilität, bringt aber auch neue Herausforderungen für Immobilienteams.
  • Lösungen für hybride Arbeitsplätze (Technologie, Daten und Analysen) helfen Unternehmen, ihre Räumlichkeiten an die hybride Arbeitswelt anzupassen.
  • Zu den wichtigsten Zielen gehören eine höhere Flächenproduktivität (Optimierung der Grundfläche und Konfiguration) und eine bessere Mitarbeitererfahrung.
Person am Spind, die ihr Telefon kontrolliert.

Der hybride Arbeitsplatz: eine neue Herausforderung für gewerbliche Immobilien

Als Folge der Pandemie prüfen viele Unternehmen die Vorteile eines „hybriden Arbeitsplatzes“. Ein hybrider Arbeitsplatz steht für auf ein Bürokonzept, das es den Mitarbeitern ermöglicht, sowohl im Büro als auch online zu arbeiten. Hybrides Arbeiten ist nicht neu, aber seine Popularität wurde durch die Pandemie und das darauf folgende intensive Home-Office-Experiment noch gesteigert. Während die Mitarbeiter dies befürworten, stellt das hybride Arbeitsmodell Immobilien- und Arbeitsplatzmanager vor völlig neue Herausforderungen.

Lösungen für hybride Arbeitsplätze (die aus Software, Technologie, Daten und Analysen bestehen) können sie bei der erfolgreichen hybriden Arbeitsplatzgestaltung unterstützen. Die sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen zugute kommt. Abgesehen von der offensichtlichen Herausforderung zu ermitteln, wie viel Büroraum noch benötigt wird, ist eine weitere wesentliche Frage, welche Art von Raum die Mitarbeiter benötigen, um im Büro effizient zu sein.

Technologie zur Unterstützung hybrider Arbeitsplätze

In einem Hybridbüro ist die Belegung weniger vorhersehbar und schwankt im Laufe der Woche tendenziell stärker. Unter diesen Gegebenheiten bieten intelligente Arbeitsplatztechnologien – und die daraus gewonnenen Daten – eine dringend benötigte Unterstützung. Zunächst einmal helfen sie Unternehmen, neue Arbeitsstrukturen schnell zu erkennen und sich darauf einzustellen. Darüber hinaus helfen sie den Mitarbeitern, sich dank IoT-Echtzeitdaten in einem flexiblen Arbeitsumfeld zu orientieren. Darüber hinaus informieren sie über Strategien zur (Neu-)Gestaltung hybrider Arbeitsplätze und ermöglichen es Unternehmen, Arbeitsbereiche zu schaffen, die sowohl das Wohlbefinden der Mitarbeiter als auch ihre Produktivität fördern. Kurz gesagt: Intelligente Arbeitsplatztechnologien und Analytik unterstützen Unternehmen bei der effektiven Umstellung von einer pandemiebedingten abrupten Veränderung des Arbeitsplatzes auf Flexibilität und Widerstandsfähigkeit nach der Pandemie.

In einem Hybridbüro ist die Belegung weniger vorhersehbar und schwankt im Laufe der Woche tendenziell stärker.

Raummanagement im hybriden Büro

Eine der Schlussfolgerungen, die Unternehmen aus der Pandemie gezogen haben ist, dass konzentriertes Arbeiten für viele Mitarbeiter zu Hause genauso gut oder sogar noch besser als im Büro möglich ist. Andererseits erfordern viele Formen der Zusammenarbeit und des sozialen Umgangs den direkten und persönlichen Kontakt, insbesondere im Fall von neuen Mitarbeitern. Daher rechnen viele Unternehmen damit, ihr Angebot an Konferenzräumen, Räumen für private Meetings und andere Bereiche für gemeinsames oder flexibles Arbeiten deutlich zu erweitern, um Platz für neue Arbeitsformen zu schaffen.
Doch auch wenn das Büro zum Drehpunkt der Zusammenarbeit wird, besteht noch viel Ungewissheit über die benötigte Fläche und die Intensität der Nutzung dieser Raumtypen. Und darüber, wie sehr sich der Platzbedarf der Mitarbeiter durch räumliche Distanzierung verändert hat.

Die beste Art, um diese Fragen zu beantworten, ist nicht, theoretische Überlegungen zur Zukunft des Büros anzustellen, sondern die Technologie einzuführen, mit der Raummanager genau

  • Überwachen können, wie ihre Räume tatsächlich genutzt werden
  • mit der sie diese laufend an die veränderte Nutzung des Büros von morgen Optimieren können.

Die Mitarbeitererfahrung am hybriden Arbeitsplatz

Jenseits der Optimierung von Anordnung und Fläche des Arbeitsraums stellen sich viele Arbeitsplatzmanager die Frage, wie sie ein mitarbeiterzentriertes Umfeld schaffen. Ein Ansatz vieler Unternehmen ist die Nutzung von Arbeitsplatz-Anwendungen, die es Gebäudenutzern erlauben, Reservierungen zu machen, Kollegen zu finden, Dienste zu buchen, Reinigung und Wartung anzufordern und Daten zur Luftqualität in ihrem Raum abzurufen. Durch das Teilen von Informationen und das Straffen von Prozessen gestalten diese Anwendungen das Arbeitsplatzerlebnis angenehmer und produktiver. Zudem vermitteln sie Mitarbeitern ein stärkeres Gefühl der Kontrolle bei ihrer Rückkehr ins Büro.

Jenseits der Optimierung von Anordnung und Fläche des Arbeitsraums stellen sich viele Arbeitsplatzmanager die Frage, wie sie ein mitarbeiterzentriertes Umfeld schaffen.

Warum jetzt in hybride Arbeitsplatzlösungen investieren?

In neue Technik für das physische Büro zu investieren, wenn wir zukünftig von einer reduzierten Mitarbeiterpräsenz am Arbeitsplatz ausgehen, erscheint zunächst unlogisch. Warum Geld ausgeben, um Räume zu überwachen, die nur von halb so vielen Mitarbeitern genutzt werden? Doch für Raummanager, die wissen wollen, auf wie viel Mietraum sie verzichten oder welche Flächen sie umfunktionieren können, sind diese Daten unentbehrlich. Der Tendenz zu folgen, wie ein „typisches“ Büro aussehen könnte, mag verlockend sein, wir glauben jedoch, dass der Schlüssel zum Erfolg darin liegt, dass Sie Ihre Entscheidungen auf Ihre eigenen Nutzungsdaten stützen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, dass Sie Ihre Arbeitsplatz-Entscheidungen auf Ihre eigenen Nutzungsdaten stützen.

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Ihr Leitfaden zum Verständnis und zur Berechnung der potenziellen Erträge durch die Optimierung von Raumleistung und Mitarbeitererfahrung

Was können Unternehmen durch die Implementierung einer hybriden Arbeitsplatzlösung erreichen?

4 wichtige Ziele für hybride Arbeitsplatzlösungen

1. Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz

Eine der wichtigsten Vorhersagen für den hybriden Arbeitsplatz ist, dass dieses neue Modell Flexibilität in all ihren Formen umfassen wird – auch in Bezug auf die Anweisung von Sitzplätzen. Wenn nur ein Teil Ihrer Mitarbeiter an einem bestimmten Tag ins Büro kommt, erweist sich die Sitzplatzzuweisung schnell als höchst ineffiziente Praxis. Die erwartete Zunahme von nicht zugewiesenen oder flexiblen Sitzplätzen, die neue Arbeitsweisen widerspiegeln, wird eine bedeutende Veränderung darstellen. Während vor der Pandemie an den meisten US-Arbeitsplätzen zugewiesene Sitzordnungen verwendet wurden, deuten Umfragen, wie CBRE’s 2020 Global Occupier Sentiment Survey, darauf hin, dass flexible Sitzordnungen wahrscheinlich zur neuen Norm werden.

Die Zukunft der Sitzplatzzuweisung in Ihrem Immobilienportfolio

Flexibilität: ihre Herausforderungen

Flexible Sitzordnung kann natürlich verschiedenerlei heißen. In einigen Fällen kann es bedeuten, dass ein Sitzplatz für einen längeren Zeitraum (z. B. den ganzen Tag) einen oder mehrere Tage im Voraus reserviert wird. In anderen Fällen wechseln die Mitarbeiter den Sitzplatz im Laufe eines Tages mehrmals über ein Ad-hoc-Check-in-/Check-out-System. Ob Flexibilität nun Hoteling, Hot-Desking oder etwas dazwischen bedeutet – sie erfordert ein robustes Reservierungssystem, um reibungslos zu funktionieren.

Was ist anders an hybrider Flexibilität?

Alltägliche Reibereien rund um flexible Sitzordnungen gab es schon vor der Pandemie. Doch das hybride Büro erhöht die Komplexität von flexiblen Arbeitsplätzen.

Erstens ergeben sich in einer hybriden Arbeitsumgebung aus flexiblen Sitzordnungen viele Vorteile. Wurden Sitzplätze zugewiesen, dann sind sie an Heimarbeitstagen ungenutzt. In Gegenden mit hohen Mieten können die Kosten für unbesetzte Plätze erheblich sein. Arbeitsplatzmanager können diese Kosten vermeiden, indem sie den Raum jemand anderem zur Verfügung stellen, ihn streichen oder für die Zusammenarbeit umfunktionieren.

Zweitens erhöht die Notwendigkeit, Mitarbeiter, die nicht im Büro sind, zu berücksichtigen und einzubinden, die Bedeutung von Reservierungen als Mittel zur Verbindung von Menschen. Arbeitsplatz-Apps können Reservierungsdaten als Grundlage für eine Personensuchfunktion verwenden, mit der sich leicht herausfinden lässt, wer im Büro ist und wo er sitzt. Und das alles, ohne nachzuverfolgen, wo sich die Mitarbeiter gerade befinden.

Gewisse Sicherheitsbedenken werden wohl nicht so bald ausgeräumt sein. Arbeitsplatzverantwortliche können mithilfe von Live-Sensordaten Informationen über die Überfüllung im Büro messen und weitergeben. So können Mitarbeiter in einem Reservierungssystem gezielt Räume auswählen, die ihrem Abstandsbedürfnis entsprechen.

2. Optimierung der Flächeneffizienz

Die meisten Unternehmen erwarten Veränderungen bei der Arbeitsweise, die den Bedarf an Bürofläche erheblich beeinflussen könnten. Aber viele der Trends weisen in entgegengesetzte Richtungen. Außerdem ist unklar, wie dauerhaft diese Trends sein werden. So wie es immer wieder Berichte über „Zoom-Müdigkeit“ gibt, kann auch die Attraktivität von Hybrid- oder Telearbeit mit der Zeit nachlassen.

Verschiedenartige Sensoren können die Belegung und Nutzung von Räumen erfassen.

Unter diesen Umständen lassen sich Veränderungen am Arbeitsplatz am besten planen und flexibel damit umgehen, indem hochwertige Daten zur tatsächlichen Büronutzung erfasst und analysiert werden. Verschiedenartige Sensoren können die Belegung und Nutzung von Räumen verfolgen und Muster aufdecken, wie z. B:

  • Welche Gemeinschaftsräume sind am beliebtesten und welche sind leer?
  • Gehören Arbeitsplätze wirklich der Vergangenheit an oder betrachten Mitarbeiter das Büro als einen Ort, an dem sie den Ablenkungen zu Hause entkommen können?
  • Wird die Entscheidung, von zu Hause oder vom Büro aus zu arbeiten, von den Jahreszeiten beeinflusst, um Zugang zu einer besseren Klimaanlage oder Heizung zu haben?
  • Sind die Trends zum hybriden Arbeiten tatsächlich allerorts gleich?

Dabei ist entscheidend, dass Sensoren selbst nur eine Teillösung darstellen. Die Fähigkeit, fundierte Portfolio-Entscheidungen zu treffen, hängt letztlich von der Qualität der Analysetools und der Einfachheit der Übertragung von Rohdaten in nützliche Erkenntnisse ab. Mit anderen Worten: Die Wahl der richtigen Analyseplattform ist genauso wichtig wie die Wahl des richtigen Sensors.

3. Die Bürofläche optimal konfigurieren

Hybrides Arbeiten wirkt sich nicht nur auf die Größe der Bürofläche aus, sondern auch, welche Art von Räumen die Mitarbeiter bevorzugen, wenn sie ins Büro zurückkehren. Es gibt einen wachsenden Chor von Analysten, die eine Verschiebung hin zu Räumen für Zusammenarbeit und Sozialisierung im Büro prognostizieren, wobei einige Unternehmen bereits dabei sind, ihre Büros umzugestalten, um diesem Wandel Rechnung zu tragen.

Während es gute Gründe gibt, die Zusammenarbeit zu begrüßen und einen Anstieg der Nachfrage nach Gruppenräumen zu erwarten, gibt es auch triftige Gründe, einen vorsichtigeren Ansatz zu wählen. Bevor das gesamte Immobilienportfolio umgestaltet wird, könnten Unternehmen davon profitieren, die tatsächlichen Nutzungsdaten genau zu beobachten, um zu sehen, wie sich die Mitarbeiter im wiedereröffneten Büro bewegen.

Ausarbeitung einer Bürokonfigurationsstrategie

Statt Büros laut Prognosen über drastische Veränderungen im Büro umzugestalten, wäre ein anderer Ansatz für die Bürokonfiguration, sich auf Datentrends zu konzentrieren. Während einige Büroumgestaltungen sicherlich sinnvoll sind, könnten Unternehmen auch von einem schrittweisen Ansatz profitieren, bei dem sie sowohl die Belegung als auch die Nutzung der verschiedenen verfügbaren Raumtypen im Blick behalten. So können sie Angebot und Nachfrage nach Räumen allmählich abstimmen.

Nutzungszeiträume

Ziel einer solchen Strategie wäre es, Räume zu identifizieren, die entweder in Bezug auf die Belegung (ob die Räume genutzt werden oder nicht), die Auslastung (wie stark sie ausgelastet sind) oder beides über- oder unterdurchschnittlich belegt sind. Auf diese Weise können die Manager feststellen, welche Räume unter- oder überversorgt sind, und im Laufe der Zeit Anpassungen vornehmen, um die Raumnutzung zu optimieren. Dieser abwägende Ansatz:

  • Sorgt für mehr Transparenz bei der Entscheidungsfindung
  • Stellt sicher, dass Unternehmen keine voreiligen, an den Wünschen der Mitarbeiter vorbeigehende Investitionen tätigen
  • Ermöglicht die Entwicklung maßgeschneiderter Raumstrategien für verschiedene Standorte, welche die spezifischen Bedürfnisse dieser Büros widerspiegeln.

4. Unterstützung der Dynamik hybrider Arbeitsplätze

Inwiefern stellt die Dynamik von Hybridbüros eine Herausforderung für die Immobilienbranche dar?

Die Herausforderung beim flexiblen Arbeiten im großen Stil lässt sich so zusammenfassen: Wenn sich die Einzelentscheidungen der Mitarbeiter auf die gleichen Zeiten und Tage konzentrieren, ist das Ergebnis aus Sicht der Immobilienverwaltung wahrscheinlich sehr ineffizient.

Ein Lösungsvorschlag zielt auf die Einführung von Schichten oder eines turnusmäßigen Wechsels im Büro ab. Bestimmte Teams oder Abteilungen würden dann bestimmten Tagen zugewiesen und der Büroverkehr wäre weitgehend vorhersehbar (mit einer gewissen Fehlertoleranz, um unvorhergesehene Gäste unterzubringen). Diese Lösung wäre wahrscheinlich für die Belegungsplanung effektiv, wobei Software-Terminierungs- und Reservierungstools für eine einfache (Neu-) Zuweisung eingesetzt würden. Sie würde jedoch auch die Wahlmöglichkeiten und die Flexibilität der Mitarbeiter einschränken und zufällige Begegnungen zwischen Mitarbeitern, die verschiedenen turnusmäßigen Arbeitszeiten zugewiesen sind, verringern. In Organisationen mit variablen Teams könnte dies auch zu unvorhersehbaren Zeitplänen führen, wodurch einige der persönlichen Vorteile der Flexibilität verloren gingen.

Bewältigung der Herausforderung durch Überwachung

Es ist jedoch nicht unbedingt notwendig, dass jede Organisation solch strenge Richtlinien aufstellt, um hybrides Arbeiten erfolgreich zu gestalten. Das erwähnte Szenario ist lediglich hypothetisch. Mitarbeiter können natürlich auch in andere Muster verfallen. Eltern könnten zum Beispiel ihre Bürozeiten an den Bring- und Abholzeiten der Kinder ausrichten und jeden Tag eine gewisse Zeit im Büro verbringen. Andere Mitarbeiter orientieren ihren Bürozeitplan vielleicht an den Entscheidungen ihres Teams oder Managers oder folgen je nach Projektphase unterschiedlichen Zeitplänen. Junge oder neue Mitarbeiter gehen vielleicht häufiger ins Büro auf der Suche nach Mentoring- und Netzwerkmöglichkeiten. Insgesamt betrachtet können Spitzenzeiten und Zeiten mit weniger Auslastung in einem Büro weit weniger extrem ausfallen als in der vorherigen Hypothese – bzw. sie können in verschiedenen Büros stark variieren.

Dashboards

Unternehmen, die ihre Immobilienentscheidungen nicht sofort treffen müssen (vielleicht weil ihre Mietverträge noch mehrere Jahre laufen), befinden sich in der komfortablen Position, abschätzen zu können, wie sich die Dynamik des hybriden Arbeitens tatsächlich entfalten wird. Sensoren sind ein leistungsfähiges Werkzeug zur Erfassung von Verlaufsdaten zu Spitzenzeiten, Zeiten mit geringer Belegung, Durchschnittswerten und Verkehrsströmen an verschiedenen Orten und in verschiedenen Bereichen. Sind diese Daten erst einmal zusammengefasst und in Analyseprogrammen aufbereitet, können Immobilienteams die Ergebnisse nutzen, um hybride Arbeitsmuster zu bewerten und zu überprüfen, ob sie wirklich stabil sind oder sich ändern, sobald die anfängliche Neuheit des hybriden Arbeitens nachlässt.

Datengestützte Entscheidungsfindung

Diese Muster können dann für datengesteuerte Immobilienentscheidungen verwendet werden, die sicherstellen, dass genügend Platz vorhanden ist, um in Spitzenzeiten keinen Büroraum zu verschwenden und die Anordnung von Büros bzw. die Sitzordnung im Hinblick auf flexibles Arbeiten neu zu gestalten. Andere Teams können die Daten nutzen, um bessere Entscheidungen in Bezug auf die Bereitstellung von Diensten zu treffen und ggf. auch Fernarbeitsrichtlinien auf der Grundlage transparenter Informationen einzuführen oder anzupassen.

Sind Sie bereit für das hybride Büro?

Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil, um einzuschätzen, ob Sie gerüstet sind – und profitieren Sie von verschiedenen Quellen, die Ihnen helfen, sich zu verbessern. Das Ausfüllen der Umfrage dauert etwa 3-5 Minuten, und Sie erhalten Ihren persönlichen Bericht.

Möchten Sie einen effektiven, mitarbeiterorientierten hybriden Arbeitsplatz schaffen? Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können.

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