Los responsables de instalaciones llevan años enfrentándose al mismo reto: presupuestos que se mantienen iguales o se reducen, mientras que las exigencias en materia de comodidad, seguridad y experiencia del usuario no dejan de crecer. Sin embargo, algo fundamental ha cambiado. Últimamente se ha hablado mucho de que grandes empresas tecnológicas como Salesforce y Google han despedido a miles de empleados en poco tiempo, y se ha señalado la IA como una de las razones. Esa ola está afectando a casi todas las organizaciones, incluidos los departamentos de instalaciones.
Spacewell, una empresa internacional de software que forma parte del Grupo Nemetschek, ve este cambio cada día entre sus clientes. El director general, John Van Tessel, y el director de producto, Gilles Ghyssaert, están trabajando en una plataforma que ayude a los equipos de mantenimiento a gestionar esa presión sin que la calidad del servicio se vea afectada.
«Además de los gastos de personal, los costes de construcción son la segunda partida de gastos más importante en la cuenta de resultados de una organización», afirma Van Tessel. «Este tema se debate cada vez más en las reuniones de la junta directiva».
– John Van Tessel, director general de Spacewell
Ghyssaert añade que la presión no es nada nuevo, pero que ha adquirido una nueva dimensión. Los departamentos de instalaciones deben demostrar que trabajan de forma más eficiente, mientras que los SLA (acuerdos de nivel de servicio) son cada vez más estrictos. Las oficinas deben funcionar a la perfección, los contratistas deben colaborar sin problemas y hay que ofrecer a los empleados una experiencia que les anime a venir a la oficina.
Todavía es demasiado pronto para dar porcentajes concretos
Las expectativas en torno a la IA son altas, a veces demasiado altas. La gente habla con facilidad de aumentos de eficiencia del cincuenta al sesenta por ciento, pero la realidad es más matizada. «En un ámbito sí se ven esas mejoras, en otro no», reconoce Van Tessel. «Sin duda hay ambición, pero todavía estamos en una fase temprana a la hora de asignar porcentajes concretos a todo».
Ghyssaert es muy claro sobre dónde marcará la diferencia la IA. En esencia, la gestión de instalaciones gira en torno al inventario, los documentos, los contratos y las solicitudes de servicio que hay que resolver rápidamente. Incluso con un buen software, ese proceso sigue siendo en gran parte manual. «Un asistente de IA que trabaje codo con codo con un empleado en el sistema, respondiendo a preguntas y ofreciendo consejos y apoyo, puede reducir seis horas de búsqueda a solo unos minutos».
Un ejemplo práctico: una organización con cientos de sedes, en la que el departamento de instalaciones tiene que consultar primero los contratos, los datos históricos y la información de los activos para la mitad de todas las incidencias en cuanto llega un aviso. Un asistente de IA puede entonces evaluar la urgencia y recomendar qué contratista y qué enfoque son los más adecuados. Para ello, el sistema utiliza la información de los contratos, los acuerdos de nivel de servicio (SLA), los datos históricos de los activos y las órdenes de trabajo anteriores. Las incidencias que antes permanecían abiertas durante seis días ahora se resuelven en seis horas. Ghyssaert explica: «Si conectas una base de conocimientos a eso, la solución a veces puede ser totalmente de autoservicio. No hace falta ningún técnico, el problema se resuelve en seis minutos».
La energía, los espacios de trabajo y el fin de los silos de datos
Spacewell opera en tres ámbitos de producto —Workplace, Asset y Energy—, cada uno con sus propias aplicaciones, pero todos ellos en la misma plataforma de IA. En la gestión energética, la atención se centra en millones de puntos de datos sobre consumo y producción. La IA filtra las anomalías, genera informes y pone a tu disposición la información de forma inmediata. Sin esa ayuda, un empleado tendría que estar pendiente de los datos a tiempo completo.
En la gestión del espacio de trabajo, Spacewell ayuda a las empresas a aprovechar mejor sus metros cuadrados. En ciudades con oficinas caras, como Londres o Ámsterdam, cada espacio de trabajo sin usar cuenta. Gracias a la IA, los empleados pueden encontrar una sala más fácilmente hablando con su móvil, mientras que los profesionales del sector inmobiliario y de la gestión del espacio de trabajo tienen a su disposición un asistente virtual para interpretar datos y probar simulaciones. «En lugar de contratar a un consultor, tienes el análisis disponible al instante», dice Ghyssaert.
Quizá el avance más importante sea la eliminación de los silos de datos. Spacewell también puede usar los datos de los sensores sobre ocupación y calidad del aire para planificar el servicio de catering, la limpieza y la seguridad. Un mismo conjunto de datos resulta relevante para varias áreas de las instalaciones al mismo tiempo. «La IA puede descubrir relaciones entre diferentes fuentes de datos que a un humano le llevaría semanas encontrar», dice Ghyssaert. «Y pronto estará disponible en tiempo real».
La gestión de instalaciones se merece un sitio en la mesa
Spacewell se posiciona como un socio empresarial que no ofrece la IA como una función independiente, sino que la integra en todos los flujos de trabajo. Con cada nueva funcionalidad, se plantean qué papel puede desempeñar la IA. Se hace hincapié en el cumplimiento de la normativa europea y en la fiabilidad, lo cual es un punto de diferenciación deliberado frente a las startups que, aunque cuenten con la tecnología, carecen de datos de clientes y de conocimiento del sector.
Para los directores de instalaciones que aún tengan dudas, el mensaje de Van Tessel es claro: para tomar decisiones más inteligentes se necesitan mejores herramientas, y los edificios cada vez son más complejos. «El futuro de la gestión de instalaciones no pasa por tener más gente ni más sistemas, sino por contar con un apoyo más inteligente en cada decisión».
Ghyssaert mira más allá: «Los profesionales de la gestión de instalaciones están saliendo del sótano. Se están convirtiendo en parte de los procesos clave de todas las empresas y se merecen un sitio en la sala de juntas. Un sector que ha evolucionado lentamente durante décadas se encuentra ahora en los albores de una aceleración que lo transformará para siempre».
Want to read the full article? Click here to read now. (In Dutch 🇳🇱)
Request a demo
Curious how you can better optimize your workplaces and buildings using data and technology? Fill in the form below and we will help you get started.
