Fastighetsförvaltare har varit medvetna om utmaningen i åratal: budgetar som ligger kvar på samma nivå eller krymper, samtidigt som kraven på komfort, säkerhet och användarupplevelse fortsätter att öka. Men något grundläggande har ändå förändrats. På senare tid har det rapporterats flitigt om att stora teknikföretag som Salesforce och Google har sagt upp tusentals anställda på kort tid, där AI anges som en av orsakerna. Denna våg påverkar nästan alla organisationer, inklusive fastighetsavdelningarna.
Spacewell, ett internationellt mjukvaruföretag som ingår i Nemetschek-koncernen, ser denna förändring varje dag hos sina kunder. VD John Van Tessel och produktchefen Gilles Ghyssaert arbetar med att utveckla en plattform som hjälper fastighetsförvaltningsteam att hantera denna press utan att kompromissa med servicekvaliteten.
”Förutom personalkostnader är fastighetskostnader den näst största kostnadsposten i en organisations resultaträkning”, säger Van Tessel. ”Denna fråga diskuteras allt oftare i styrelserummet.”
– John Van Tessel, VD, Spacewell
Ghyssaert tillägger att trycket inte är något nytt, men att det har fått en ny dimension. Fastighetsavdelningarna måste visa att de arbetar mer effektivt, samtidigt som SLA:erna (servicenivåavtalen) blir allt strängare. Kontoren måste fungera felfritt, underleverantörerna måste samarbeta smidigt och de anställda måste erbjudas en upplevelse som lockar dem till kontoret.
Det är fortfarande för tidigt att ange exakta siffror
Förväntningarna på AI är höga, ibland för höga. Man talar gärna om effektivitetsvinster på femtio till sextio procent, men verkligheten är mer nyanserad. ”Inom vissa områden ser man dessa vinster, inom andra inte”, medger Van Tessel. ”Det finns visserligen ambitioner, men vi befinner oss fortfarande i ett tidigt skede när det gäller att sätta konkreta siffror på allt.”
Ghyssaert är tydlig med var AI kommer att göra skillnad. I grunden handlar fastighetsförvaltning om inventarier, dokument, avtal och serviceförfrågningar som måste hanteras snabbt. Även med bra programvara är den processen fortfarande till stor del manuell. ”En AI-assistent som finns vid sidan av en medarbetare i systemet, svarar på frågor och erbjuder råd och stöd, kan minska söktiden från sex timmar till bara några minuter.”
Ett praktiskt exempel: en organisation med hundratals anläggningar, där fastighetsavdelningen först måste granska avtal, historiska data och information om tillgångar för hälften av alla störningar så snart en anmälan kommer in. En AI-assistent kan sedan bedöma hur brådskande ärendet är och ge råd om vilken entreprenör och vilken metod som passar bäst. Systemet utgår då från avtalsinformation, SLA:er, historiska tillgångsdata och tidigare arbetsorder. Ärenden som tidigare förblev öppna i sex dagar hanteras nu inom sex timmar. Ghyssaert förklarar: ”Om man kopplar en kunskapsbas till det kan lösningen ibland bli helt självbetjänande. Ingen tekniker behövs, problemet löses på sex minuter.”
Energi, workplaces och slutet på datasilor
Spacewell är verksamt inom tre produktområden – Spacewell Workplace, Spacewell Asset och Spacewell Energy – där vart och ett har sina egna tillämpningar och appar, men alla bygger på samma AI-plattform. Inom energihantering ligger fokus på miljontals datapunkter från förbrukning och produktion. AI filtrerar bort avvikelser, genererar rapporter och gör insikter direkt tillgängliga. Utan det stödet skulle en medarbetare behöva övervaka data på heltid.
Inom arbetsplatshantering hjälper Spacewell organisationer att utnyttja sina kvadratmeter bättre. På dyra kontorsorter som London eller Amsterdam är varje outnyttjad arbetsplats viktig. Med hjälp av AI kan medarbetarna enklare hitta ett rum genom att prata med sin smartphone, medan fastighets- och arbetsplatsexperter har en virtuell assistent till hands för att tolka insikter och testa simuleringar. ”I stället för att anlita en konsult har man analysen tillgänglig direkt”, säger Ghyssaert.
Den kanske viktigaste utvecklingen är nedbrytningen av datasilor. Spacewell kan även använda sensordata om beläggning och luftkvalitet för att planera catering, städning och säkerhet. En och samma datamängd blir relevant för flera olika anläggningsområden samtidigt. ”AI kan upptäcka samband mellan olika datakällor som en människa skulle behöva flera veckor på att upptäcka”, säger Ghyssaert. ”Det kommer snart att vara tillgängligt i realtid.”
Fastighetsförvaltningen förtjänar en plats vid bordet
Spacewell positionerar sig som en företagspartner som inte erbjuder AI som en fristående funktion, utan integrerar den i alla arbetsflöden. Vid varje ny funktion ställs frågan vilken roll AI kan spela. Tonvikten ligger på efterlevnad av europeiska regler och tillförlitlighet, vilket är en medveten differentieringsfaktor jämfört med nystartade företag som visserligen kan ha tekniken, men saknar kunddata och branschkunskap.
Till de fastighetschefer som fortfarande hyser tvivel är Van Tessels budskap tydligt: smartare beslutsfattande kräver bättre verktyg, och byggnaderna blir bara allt mer komplexa. ”Framtiden för fastighetsförvaltning handlar inte om fler människor eller fler system, utan om smartare stöd i varje beslut.”
Ghyssaert blickar längre framåt: ”Fastighetsförvaltare lämnar källaren. De blir en del av de centrala processerna i varje företag och förtjänar en plats i styrelserummet. En bransch som utvecklats långsamt i årtionden står nu inför en acceleration som kommer att förändra den för alltid.”
Want to read the full article? Click here to read now. (In Dutch 🇳🇱)
Request a demo
Curious how you can better optimize your workplaces and buildings using data and technology? Fill in the form below and we will help you get started.
