Facility-Manager kennen diese Herausforderung schon seit Jahren: Budgets, die gleich bleiben oder schrumpfen, während die Anforderungen an Komfort, Sicherheit und Nutzererlebnis weiter steigen. Dennoch hat sich etwas Grundlegendes geändert. In jüngster Zeit gab es zahlreiche Meldungen darüber, dass große Technologieunternehmen wie Salesforce und Google innerhalb kurzer Zeit Tausende von Mitarbeitern entlassen haben, wobei künstliche Intelligenz als einer der Gründe genannt wurde. Diese Entwicklung betrifft nahezu jedes Unternehmen, einschließlich der Facility-Abteilungen.
Spacewell, ein internationales Softwareunternehmen und Teil der Nemetschek-Gruppe, beobachtet diesen Wandel tagtäglich bei seinen Kunden. CEO John Van Tessel und Chief Product Officer Gilles Ghyssaert arbeiten an einer Plattform, die Facility-Teams dabei unterstützt, diesem Druck standzuhalten, ohne dabei Abstriche bei der Servicequalität zu machen.
„Neben den Personalkosten sind die Gebäudekosten der zweitgrößte Kostenposten in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens“, sagt Van Tessel. „Dieses Thema wird in den Vorstandsetagen zunehmend diskutiert.“
– John Van Tessel, CEO, Spacewell
Ghyssaert fügt hinzu, dass dieser Druck zwar nicht neu ist, jedoch eine neue Dimension angenommen hat. Die Facility-Abteilungen müssen nachweisen, dass sie effizienter arbeiten, während die SLAs (Service Level Agreements) immer strenger werden. Die Büros müssen einwandfrei funktionieren, Auftragnehmer müssen nahtlos zusammenarbeiten, und den Mitarbeitern muss ein Erlebnis geboten werden, das sie ins Büro lockt.
Für konkrete Prozentangaben ist es noch zu früh
Die Erwartungen an die KI sind hoch, manchmal sogar zu hoch. Oft wird leichtfertig von Effizienzsteigerungen von fünfzig bis sechzig Prozent gesprochen, doch die Realität ist differenzierter. „In einem Bereich lassen sich diese Steigerungen tatsächlich beobachten, in einem anderen hingegen nicht“, räumt Van Tessel ein. „Es gibt sicherlich große Ambitionen, aber wir befinden uns noch in einem frühen Stadium, wenn es darum geht, für alles konkrete Prozentzahlen zu nennen.“
Ghyssaert macht deutlich, in welchen Bereichen KI einen Unterschied bewirken wird. Im Kern dreht sich das Facility-Management um Bestände, Dokumente, Verträge und Serviceanfragen, die schnell bearbeitet werden müssen. Selbst mit guter Software erfolgt dieser Prozess nach wie vor größtenteils manuell. „Ein KI-Assistent, der einem Mitarbeiter im System zur Seite steht, Fragen beantwortet und Rat sowie Unterstützung bietet, kann die Suchzeit von sechs Stunden auf nur wenige Minuten verkürzen.“
Ein praktisches Beispiel: Ein Unternehmen mit Hunderten von Standorten, bei dem die Facility-Abteilung bei der Hälfte aller Störungen zunächst Verträge, historische Daten und Anlageninformationen einsehen muss, sobald eine Meldung eingeht. Ein KI-Assistent kann dann die Dringlichkeit einschätzen und empfehlen, welcher Dienstleister und welcher Ansatz am besten geeignet sind. Dabei nutzt das System Vertragsinformationen, SLAs, historische Anlagen-Daten und frühere Arbeitsaufträge. Tickets, die zuvor sechs Tage lang offen blieben, werden nun innerhalb von sechs Stunden bearbeitet. Ghyssaert erklärt: „Wenn man eine Wissensdatenbank damit verknüpft, kann die Lösung manchmal vollständig im Self-Service-Modus erfolgen. Kein Techniker erforderlich, Problem in sechs Minuten gelöst.“
Energie, Arbeitsplätze und das Ende der Datensilos
Spacewell ist in drei Produktbereichen tätig – „Workplace“, „Asset“ und „Energy“ –, die jeweils über eigene Anwendungen und Apps verfügen, jedoch alle auf derselben KI-Plattform basieren. Im Energiemanagement liegt der Schwerpunkt auf Millionen von Datenpunkten aus Verbrauch und Erzeugung. Die KI filtert Anomalien heraus, erstellt Berichte und stellt Erkenntnisse direkt zur Verfügung. Ohne diese Unterstützung müsste ein Mitarbeiter die Daten in Vollzeit überwachen.
Im Bereich Arbeitsplatzmanagement unterstützt Spacewell Unternehmen dabei, ihre Quadratmeterfläche besser zu nutzen. An teuren Bürostandorten wie London oder Amsterdam zählt jeder ungenutzte Arbeitsplatz. Mithilfe von KI können Mitarbeiter leichter einen Raum finden, indem sie einfach in ihr Smartphone sprechen, während Immobilien- und Arbeitsplatzfachleute einen virtuellen Assistenten zur Hand haben, der Erkenntnisse auswertet und Simulationen durchführt. „Anstatt einen Berater zu beauftragen, steht Ihnen die Analyse sofort zur Verfügung“, sagt Ghyssaert.
Die vielleicht wichtigste Entwicklung ist der Abbau von Datensilos. Spacewell kann zudem Sensordaten zu Belegung und Luftqualität für die Planung von Verpflegung, Reinigung und Sicherheit nutzen. Ein Datensatz wird somit gleichzeitig für mehrere Bereiche einer Einrichtung relevant. „KI kann Zusammenhänge zwischen verschiedenen Datenquellen aufdecken, die ein Mensch erst nach Wochen entdecken würde“, sagt Ghyssaert. „Das wird bald in Echtzeit möglich sein.“
Das Facility Management verdient einen Platz am Verhandlungstisch
Spacewell positioniert sich als Unternehmenspartner, der KI nicht als eigenständige Funktion anbietet, sondern sie in jeden Arbeitsablauf integriert. Bei jeder neuen Funktionalität wird die Frage gestellt, welche Rolle KI dabei spielen kann. Der Schwerpunkt liegt auf der Einhaltung europäischer Vorschriften und auf Zuverlässigkeit – ein bewusstes Unterscheidungsmerkmal gegenüber Start-ups, die zwar über die Technologie verfügen, denen es jedoch an Kundendaten und Branchenkenntnissen mangelt.
Für Facility-Manager, die noch Zweifel hegen, ist Van Tessels Botschaft eindeutig: Eine intelligentere Entscheidungsfindung erfordert bessere Werkzeuge, und Gebäude werden immer komplexer. „Bei der Zukunft des Facility-Managements geht es nicht um mehr Personal oder mehr Systeme, sondern um intelligentere Unterstützung bei jeder Entscheidung.“
Ghyssaert blickt weiter in die Zukunft: „Facility-Manager verlassen den Keller. Sie werden Teil der entscheidenden Prozesse jedes Unternehmens und verdienen einen Platz in der Geschäftsleitung. Eine Branche, die sich jahrzehntelang nur langsam weiterentwickelt hat, steht nun am Beginn einer Beschleunigung, die sie nachhaltig verändern wird.“
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